8 benefícios do software de contabilidade hoteleira para melhores resultados

Os principais benefícios do software de contabilidade hoteleira incluem encerramentos financeiros mais rápidos e um controlo mais rigoroso dos custos — dois fatores que afetam diretamente os seus resultados. Quando a sua contabilidade está dispersa por folhas de cálculo e sistemas não ligados entre si, os pequenos erros acumulam-se e os relatórios demoram mais tempo do que deveriam.

O software certo altera esse cenário. Este artigo aborda oito benefícios concretos que ajudam a sua equipa financeira a trabalhar com maior precisão, rapidez e confiança.

O que é o software de contabilidade hoteleira?

O software de contabilidade hoteleira é uma plataforma financeira criada para gerir as receitas, despesas, faturas, salários e relatórios de uma unidade hoteleira. Pode ligar-se a sistemas de gestão de propriedades (PMS) e sistemas de ponto de venda (POS), reduzindo a introdução manual de dados entre departamentos. Funcionalidades como a gestão de contas a pagar, a gestão do razão geral, a reconciliação bancária e os relatórios automatizados ajudam a sua equipa a manter registos precisos e a tomar decisões operacionais mais rapidamente.

Os 8 principais benefícios do software de contabilidade hoteleira

Eis os principais benefícios do software de contabilidade hoteleira:

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Encerramento financeiro mensal mais rápido

As integrações entre o PMS e o POS reúnem as receitas dos quartos, do restaurante e de serviços complementares no razão geral, sem a necessidade de introduzir repetidamente os dados em folhas de cálculo. As reconciliações bancárias automatizadas, os lançamentos contabilísticos recorrentes, os fluxos de trabalho de faturas e as listas de verificação do encerramento reduzem os dados em falta e os ajustamentos tardios.

Utilize estas funcionalidades para encurtar o encerramento e melhorar a tomada de decisões:

• Dados centralizados: As equipas financeiras trabalham com registos consistentes de receitas e despesas.
• Reconciliações automatizadas: Os contabilistas identificam transações não correspondentes antes de estas atrasarem os relatórios.
• Visibilidade do encerramento: Os gestores acompanham as tarefas pendentes, as aprovações e os documentos de suporte num único local.
• Informações mais atempadas: Os diretores-gerais e os responsáveis de departamento recebem mais cedo informações atuais sobre a ocupação, os custos laborais e os custos operacionais.

Um encerramento mais rápido proporciona aos proprietários dados sobre os lucros em tempo útil, ajudando-os a ajustar o pessoal, as compras, os preços e os orçamentos departamentais antes do ciclo de elaboração do relatório seguinte. Também reduz o tempo extraordinário gasto a procurar erros e a compilar relatórios.

O impacto é evidente na experiência da Renascent Hospitality com o Inn-Flow. Robyn Mounce, diretora financeira da empresa, partilhou:

"Anteriormente, o encerramento mensal demorava-me uma semana, ao passo que agora demora apenas alguns dias, quando demora."

A experiência dela reforça a razão pela qual considero o encerramento financeiro mais rápido um dos benefícios mais valiosos do software de contabilidade hoteleira. Menos tempo gasto na reconciliação de transações significa que as equipas financeiras podem concentrar-se na análise do desempenho financeiro e na resolução de problemas antes do ciclo de elaboração do relatório seguinte.

2. Redução do risco de erros dispendiosos

A introdução automatizada de dados e os controlos de aprovação ajudam a evitar erros que afetam os encargos dos hóspedes, os pagamentos a fornecedores, os salários e os relatórios financeiros. O software de contabilidade hoteleira liga os registos do PMS e do POS ao razão geral, reduzindo os registos duplicados e os erros de transcrição.

Utilize estes controlos para proteger as margens e melhorar a responsabilização:

• Regras de validação: Assinalam campos em falta, faturas duplicadas, valores invulgares e transações não correspondentes antes do seu lançamento.
• Fluxos de trabalho de aprovação: Encaminham compras, reembolsos e pagamentos para o gestor adequado, criando um registo de auditoria claro.
• Acesso baseado em funções: Limitam as alterações sensíveis aos utilizadores autorizados e registam quem editou cada transação.
• Registos integrados: Associam as receitas dos quartos, as vendas do restaurante, os depósitos e as liquidações de pagamentos entre departamentos.

Menos erros significam menos tempo gasto a corrigir lançamentos e a investigar desvios. As equipas financeiras podem encerrar as contas com menos ajustamentos, enquanto os gestores de departamento evitam orçamentos incorretos e conflitos com fornecedores. Os proprietários também obtêm valores de lucro mais fiáveis para tomar decisões sobre pessoal e compras.

Robert McCluskey, Diretor Financeiro do The Spa Hotel, vivenciou esta situação em primeira mão depois de adotar o Aqilla e a sua ferramenta de relatórios Sharperlight. Explicou:

"A elaboração de relatórios a partir do Aqilla através do Sharperlight significa que os meus relatórios estão sempre sincronizados."

O que me chama a atenção é a forma como a consistência dos relatórios financeiros reduz a necessidade de investigar discrepâncias entre folhas de cálculo e registos contabilísticos. A experiência de McCluskey demonstra por que motivo manter os relatórios alinhados com o razão geral é tão importante como prevenir erros de introdução de dados.

3. Maior visibilidade sobre o fluxo de caixa

Os painéis em tempo real mostram que dinheiro está a entrar, o que está a vencer e onde o dinheiro está imobilizado. O software de contabilidade hoteleira combina depósitos do PMS, vendas do POS, calendários de faturas, compromissos salariais e saldos bancários numa única vista. Isto ajuda a planear pagamentos e decisões operacionais antes de as falhas de tesouraria afetarem o serviço.

Utilize estas funcionalidades para melhorar o controlo do fluxo de caixa:

• Ferramentas de previsão: Compare as receitas esperadas dos quartos, os rendimentos de eventos, as faturas de fornecedores e os custos salariais com o dinheiro disponível.
• Acompanhamento de valores a receber: Assinale depósitos de grupos em atraso, saldos de empresas e transações de pagamento não liquidadas.
• Agendamento de pagamentos: Dê prioridade às faturas por data de vencimento, estado de aprovação e fundos disponíveis.
• Relatórios por departamento: Disponibilize dados partilhados às equipas financeiras, de compras e aos diretores-gerais para decisões de contratação e aquisição.

Uma melhor visibilidade ajuda a evitar encargos por pagamentos em atraso, empréstimos desnecessários e compras apressadas. Também permite efetuar pagamentos atempados aos fornecedores, proteger o serviço aos hóspedes durante períodos de baixa procura e fornecer aos proprietários informações mais claras para decisões de investimento.

Joshua Herron, Diretor de Tecnologia da Plataforma e Inteligência Empresarial da Innisfree Hotels, descreveu como o Workday melhorou o acesso aos dados financeiros:

Não temos de esperar até ao final do mês, como acontece com a maioria das empresas, porque trabalhamos com dados recolhidos todos os dias.

Este exemplo mostra como o acesso diário aos dados financeiros reduz os relatórios manuais e melhora a visibilidade sobre o fluxo de caixa. As equipas financeiras podem antecipar obrigações de pagamento, gerir despesas operacionais e tomar melhores decisões financeiras antes de surgirem faltas de liquidez.

4. Maior controlo dos custos com mão de obra

As integrações com a folha salarial associam horas, salários, horas extraordinárias e benefícios a relatórios por departamento. Pode comparar a mão de obra programada com a ocupação, as receitas dos quartos e as vendas dos pontos de venda antes do fecho da folha salarial. Isto ajuda os gestores a identificar excesso de pessoal, aprovações em falta e horas extraordinárias que as folhas de cálculo frequentemente ocultam.

Utilize estas funcionalidades para gerir os custos com mão de obra:

• Afetação por departamento: Atribua os custos salariais aos quartos, ao serviço de alimentação, ao serviço de limpeza e a outros departamentos para obter margens mais claras.
• Alertas de desvios: Assinale alterações salariais invulgares, excesso de horas extraordinárias e diferenças entre os custos previstos e reais com mão de obra.
• Previsão de mão de obra: Alinhe os orçamentos de pessoal com as previsões de ocupação, os eventos e a procura de serviço esperada.
• Reconciliação da folha salarial: Compare os registos de horas aprovados com os registos salariais antes de processar os pagamentos.

As equipas financeiras obtêm relatórios mais precisos sobre os custos com mão de obra, enquanto os gestores de departamento podem ajustar os turnos mais cedo. Os proprietários recebem valores de lucro departamentais mais claros e podem reduzir horas extraordinárias evitáveis sem diminuir o pessoal que apoia o serviço aos hóspedes.

Andy Aulakh, Diretor de Desenvolvimento de Negócio da Onvo Hospitality, destacou o valor de monitorizar as despesas com mão de obra antes de estas afetarem o desempenho financeiro:

"Monitorizamos os custos com mão de obra todos os dias, em todas as propriedades. Recebo um relatório e a nossa equipa trabalha diretamente com os diretores-gerais para agir com base nele."

O que me chama a atenção é a forma como a monitorização diária da mão de obra permite aos gestores controlar os custos antes do fecho da folha salarial. De acordo com um estudo de caso da Actabl, a Onvo Hospitality declarou ter poupado mais de $10,000 por mês utilizando o Hotel Effectiveness e o ProfitSword. Isto demonstra como uma melhor visibilidade sobre a mão de obra pode reduzir as horas extraordinárias e os custos operacionais sem comprometer o serviço aos hóspedes.

5. Tomada de decisões estratégicas mais informada

Os líderes hoteleiros podem tomar melhores decisões quando os dados sobre receitas, custos, mão de obra e tesouraria estão reunidos num único sistema fiável. Em vez de esperar pelas folhas de cálculo do final do mês, pode comparar o desempenho atual com os orçamentos, as previsões e as metas dos departamentos.

Utilize estas funcionalidades para orientar decisões de maior valor:

• Painéis em tempo real: Consulte as receitas de ocupação, os custos laborais, as vendas por unidade e o lucro por departamento.
• Planeamento de cenários: Modele decisões relacionadas com pessoal, preços, compras ou renovação antes de comprometer fundos.
• Relatórios de desvios: Investigue as diferenças entre os resultados previstos e reais enquanto a causa ainda é clara.
• Relatórios partilhados: Disponibilize à área financeira, às operações, à gestão de receitas e aos proprietários dados consistentes para as reuniões de planeamento.

Esta visibilidade ajuda as equipas financeiras a orientar as despesas, os gestores a ajustar o pessoal e as equipas de receitas a proteger as margens durante as mudanças na procura. Os proprietários obtêm evidências mais claras para investimentos, expansão e aprovação de orçamentos.

Vincent Rafanan, CFO do Hotel Nikko San Francisco, salientou o valor dos relatórios financeiros detalhados depois de adotar o software de contabilidade e previsão da Aptech:

"Hoje, a nossa equipa consegue comparar facilmente qualquer cenário entre meses."

O que mais me chama a atenção é a forma como os dados financeiros históricos permitem aos responsáveis hoteleiros comparar cenários, melhorar as previsões e tomar decisões de investimento mais inteligentes. Isto pode reduzir custos desnecessários e direcionar recursos para serviços mais rentáveis.

6. Simplificação do cumprimento regulamentar e fiscal

Registos precisos e relatórios consistentes ajudam-no a cumprir os prazos fiscais e a responder a auditorias com menos trabalho manual. O software de contabilidade hoteleira apoia o cumprimento regulamentar ao ligar as transações dos quartos, das unidades, dos salários e dos fornecedores.

Utilize estas funcionalidades para reduzir os riscos de incumprimento:

• Configuração fiscal: Aplique taxas de imposto, isenções e taxas de serviço por tipo de transação ou jurisdição.
• Rastos de auditoria: Acompanhe edições, aprovações, reembolsos e lançamentos contabilísticos com detalhes do utilizador e do carimbo temporal.
• Armazenamento de documentos: Anexe faturas, recibos e registos de suporte às transações para revisões mais rápidas.
• Relatórios regulamentares: Prepare declarações fiscais, demonstrações financeiras e relatórios de gestão a partir de dados consistentes do livro-razão.

Estes controlos reduzem o trabalho duplicado das equipas financeiras e limitam as penalizações causadas por registos em falta ou cálculos incorretos. Os gestores passam menos tempo a reunir documentos, enquanto os proprietários obtêm uma visão mais clara das responsabilidades fiscais e dos custos de cumprimento.

Lynda Redman, Diretora Financeira do Dart Marina Hotel, salientou a importância do cumprimento regulamentar ao substituir o sistema de contabilidade do hotel:

"Para cumprirmos verdadeiramente a Digitalização da Tributação, precisávamos de rever completamente os nossos sistemas e processos."

A experiência dela reforça a razão pela qual considero o cumprimento regulamentar essencial ao escolher software de contabilidade hoteleira. Registos precisos e relatórios consistentes reduzem os erros, o tempo de preparação para auditorias e os riscos de entrega tardia, proporcionando simultaneamente aos proprietários uma melhor supervisão dos custos de cumprimento.

7. Aumento das receitas e das margens de lucro

Dados precisos sobre receitas e custos ajudam-no a definir os preços dos quartos, controlar fugas de receita e proteger o lucro em cada reserva. As integrações com PMS e POS consolidam as vendas de quartos, unidades e serviços complementares, enquanto os relatórios de resultados por departamento mostram quais os serviços que geram retornos saudáveis.

Utilize estas funcionalidades para transformar uma melhor visibilidade em retornos mensuráveis:

• Reconciliação de receitas: Cruze reservas, pagamentos, reembolsos e depósitos para detetar cobranças em falta ou erros de lançamento.
• Relatórios de margens: Compare as receitas com os custos laborais, dos fornecedores e operacionais por departamento.
• Previsões: Forneça aos gestores de receitas e aos diretores-gerais valores fiáveis para decisões relacionadas com preços, pessoal e compras.
• Alertas de desvios: Sinalize descontos, anulações, custos e diferenças de liquidação invulgares antes de reduzirem os resultados mensais.

Wes Hallmark, Diretor de Contabilidade da Makan Hospitality, salientou o valor de comparar o desempenho financeiro entre várias propriedades:

"A HIA permite-me obter os dados financeiros de todas as nossas empresas no mesmo local, no mesmo formato, e comparar facilmente os dados financeiros."

O que mais me chama a atenção é a forma como a comparação dos custos entre propriedades pode revelar oportunidades de poupança que os relatórios financeiros individuais poderão não evidenciar. Com dados de desempenho mais consistentes, as equipas de gestão de receitas podem aperfeiçoar as decisões de preços, enquanto os gestores de operações podem controlar as despesas e proteger as margens departamentais.

8. Mais tempo para a experiência dos hóspedes

O processamento automatizado de faturas, as reconciliações, os lançamentos de salários e os relatórios financeiros reduzem o número de horas que as equipas financeiras e operacionais gastam a corrigir folhas de cálculo. Isto dá aos gestores mais tempo para apoiar os funcionários, resolver problemas dos hóspedes e melhorar a experiência dos hóspedes em geral através de um melhor serviço diário.

Utilize estas funcionalidades para devolver tempo ao trabalho voltado para os hóspedes:

• Automatização de fluxos de trabalho: Encaminhe faturas, aprovações e tarefas de pagamento sem repetidos acompanhamentos por e-mail.
• Painéis partilhados: Dê aos diretores-gerais acesso a dados atuais sobre mão de obra, receitas e despesas sem criar relatórios manualmente.
• Integrações de sistemas: Transfira diretamente os dados do PMS, POS e dos salários para os registos contabilísticos.
• Alertas de exceção: Concentre a atenção em encargos invulgares, aprovações em falta ou diferenças de reconciliação.

Lara Brooks, Vice-Presidente Sénior de Serviços Financeiros Partilhados da MGM Resorts International, destacou a ligação entre a automatização financeira e a satisfação dos hóspedes:

"Somos agora muito mais eficientes porque simplificámos a forma como trabalhamos."

A MGM Resorts comunicou que os funcionários podiam investigar questões relacionadas com a faturação dos hóspedes sem alternar entre sistemas. O que mais se destaca, na minha opinião, é a forma como um acesso mais rápido aos registos financeiros reduz o trabalho administrativo, permitindo aos funcionários resolver os problemas mais cedo e manter um serviço consistente aos hóspedes durante os períodos de maior movimento.

Comece a aplicar os benefícios

Agora que conhece os benefícios do software de contabilidade hoteleira, talvez esteja preparado para experimentar uma solução, mas não tenha orçamento para uma ferramenta paga. A minha compilação do melhor software gratuito de contabilidade hoteleira apresenta opções que vale a pena explorar, incluindo as respetivas funcionalidades e limitações, para que possa encontrar um ponto de partida adequado sem aumentar os custos operacionais.