Software de Reservas de Hotéis: As Nossas 10 Fases de Implementação

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Tenho orientado implementações de software de reservas de hotéis, desde configurações confusas até lançamentos seguros — estas 10 fases mostram o que deve configurar, testar, ensinar e aperfeiçoar antes de os hóspedes sentirem a mudança.

Hotel reservation software implementation standard editorial post 21131

Fazer corretamente a implementação de software de reservas hoteleiras é o que distingue um sistema em que a sua equipa confia de um sistema que tenta contornar. Um lançamento apressado ou desestruturado conduz a definições mal configuradas, funcionários com formação insuficiente e erros de reserva que os hóspedes sentem antes de si.

As 10 fases apresentadas aqui proporcionam-lhe um percurso claro e sequencial, desde a configuração inicial até ao aperfeiçoamento após o lançamento. Cada fase visa uma camada específica da implementação — para que nada seja ignorado e a sua equipa entre em funcionamento com confiança.

Como abordo a implementação de software de reservas hoteleiras

Divido a implementação de software de reservas hoteleiras em 10 fases práticas que orientam a sua unidade desde a configuração inicial até ao aperfeiçoamento após o lançamento:

1. Planeamento do projeto e alinhamento das partes interessadas

Painel de gestão hoteleira NextGen a mostrar uma vista de calendário
O NextGen Template proporciona às equipas hoteleiras uma vista das reservas, atribuições de quartos, estado das reservas e estadias dos hóspedes baseada num calendário, para facilitar a gestão da unidade.

Antes de tocar em qualquer configuração, reúna as pessoas certas. Isso significa o responsável pela receção, o gestor de receitas, o responsável de TI e, pelo menos, um representante do serviço de andares ou das operações. Cada departamento tem fluxos de trabalho que serão afetados pelo seu novo sistema, e descobrir conflitos numa fase tardia custa muito mais do que uma reunião adicional de planeamento no início.

Defina uma data realista para a entrada em funcionamento e planeie retroativamente. Estruture cada fase, atribua um responsável e documente quem aprova cada elemento. Se a sua unidade utiliza um software de gestão de propriedades hoteleiras antigo, identifique atempadamente as necessidades de migração de dados — o histórico dos hóspedes, os planos de tarifas e as reservas existentes precisam todos de um plano de transferência claro.

O erro mais comum nesta fase é tratar a implementação como um projeto de TI. Não é. É um projeto operacional apoiado pelas TI. Mantenha o diretor-geral envolvido e certifique-se de que todos os responsáveis de departamento compreendem o calendário antes de iniciar a configuração.

Antes de iniciar a configuração, defina estas decisões de planeamento para que cada departamento conheça as suas responsabilidades e pontos de aprovação:

  • Nomeie os responsáveis pelas decisões: Atribua um patrocinador executivo, um responsável pelo projeto, responsáveis de departamento e um aprovador final para as questões não resolvidas.
  • Documente os fluxos de trabalho: Estruture as reservas, os cancelamentos, os pagamentos, as atualizações do estado dos quartos e os pedidos dos hóspedes entre os departamentos afetados.
  • Defina as regras de migração: Decida quais os perfis de hóspedes, reservas, planos de tarifas e registos históricos que devem ser transferidos do PMS antigo.
  • Defina os critérios de entrada em funcionamento: Estabeleça os resultados dos testes, a conclusão da formação, a exatidão dos dados e a cobertura de suporte necessários antes do lançamento.
  • Controle as alterações: Registe os novos pedidos, avalie o seu impacto operacional e aprove apenas as alterações compatíveis com o calendário e o orçamento.

2. Avaliação da preparação da infraestrutura e do ambiente

Antes de instalar qualquer software, confirme se a infraestrutura da sua unidade consegue realmente suportá-lo. Isso significa testar a ligação à Internet na receção, no escritório e em quaisquer terminais remotos. Uma ligação interrompida a meio de um check-in não é um simples incómodo — prejudica a experiência do hóspede.

Envolva o seu responsável de TI e a equipa de implementação do fornecedor do software nesta fase. Eles irão identificar falhas de hardware, conflitos com a firewall e se os seus dispositivos atuais cumprem as especificações mínimas. Não parta do princípio de que cumprem.

O erro que vejo com maior frequência é ignorar um teste de carga em condições reais. Executar o sistema em condições normais não é suficiente — simule o tráfego de um período de ocupação máxima para detetar lentidões antes dos hóspedes. Confirme também se a sua solução de Internet de reserva funciona realmente, em vez de estar apenas documentada. Se a sua ligação principal falhar durante um período de check-in intenso, a sua equipa precisa de uma alternativa fiável que já tenha sido testada, e não de uma solução que esteja a tentar resolver no momento.

  • Teste todas as localizações: Verifique a velocidade da Internet e a estabilidade da ligação na receção, na área administrativa, nos terminais remotos e em quaisquer estações de trabalho móveis.
  • Verifique o equipamento: Compare computadores, tablets, impressoras de recibos, terminais de pagamento e dispositivos de rede com os requisitos publicados pelo fornecedor.
  • Analise o acesso à rede: Peça à equipa de TI e ao fornecedor que verifiquem as regras da firewall, as portas necessárias, as permissões dos utilizadores e as integrações com os sistemas ligados.
  • Simule a procura máxima: Teste várias pesquisas, reservas, entradas, tentativas de pagamento e atualizações do estado dos quartos em simultâneo durante um período de funcionamento movimentado.
  • Comprove o plano de contingência: Mude para a ligação de Internet de reserva, confirme o acesso às funções essenciais do sistema e documente os procedimentos manuais para o caso de uma interrupção.
  • Registe os problemas pendentes: Registe cada problema de desempenho, lacuna de hardware e dependência de configuração, atribuindo um responsável e um prazo antes do lançamento.
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3. Mapeamento e preparação da migração de dados

Painel de gestão hoteleira do Staygrid que apresenta reservas de quartos
O Staygrid oferece às equipas hoteleiras uma visão centralizada das reservas, entradas, disponibilidade dos quartos, cobrança de receitas e configuração da propriedade.

Obtenha uma exportação completa do seu sistema antigo antes de qualquer outra coisa. Precisa de saber exatamente com que está a trabalhar — perfis de hóspedes, reservas históricas, planos tarifários, registos de fidelização e quaisquer reservas pendentes que tenham de ser transferidas integralmente.

Nem tudo merece ser migrado. Os registos antigos de não comparências de há cinco anos raramente precisam de ser transferidos, mas as contas empresariais ativas e as reservas futuras devem sê-lo. Trabalhe com o responsável pelas receitas e o responsável pela receção para decidir o que será transferido, o que será arquivado e o que ficará para trás. A equipa de implementação do fornecedor deve validar o formato dos dados antes de qualquer importação começar — estruturas de campos incompatíveis são o motivo mais comum para as migrações falharem silenciosamente. Faça primeiro uma migração de teste com um conjunto de dados pequeno, verifique o resultado e documente todas as decisões de mapeamento para que a sua equipa possa identificar discrepâncias após a entrada em funcionamento.

Utilize este modelo de mapeamento para decidir o que transferir, como validá-lo e onde manter o registo de auditoria:

Conjunto de dadosReservas futurasAção de transferênciaImporte todas as reservas confirmadas e provisórias.Verificação de validaçãoCompare as datas, os tipos de quarto, as tarifas, os depósitos e os dados dos hóspedes com o sistema antigo.Notas de tratamentoConcilie os totais antes de abrir novas reservas.
Conjunto de dadosPerfis de hóspedesAção de transferênciaTransfira os perfis ativos e as preferências aprovadas.Verificação de validaçãoVerifique registos duplicados, campos de contacto, indicadores de consentimento e identificadores de fidelização.Notas de tratamentoArquive os perfis inativos quando as regras de conservação o permitirem.
Conjunto de dadosPlanos tarifáriosAção de transferênciaRecrie os códigos de tarifa, as restrições, os impostos e os elementos incluídos.Verificação de validaçãoTeste os preços para diferentes datas, níveis de ocupação, canais e condições de cancelamento.Notas de tratamentoMantenha um mapeamento entre os códigos de tarifa antigos e novos.
Conjunto de dadosInventário de quartosAção de transferênciaFaça corresponder os números dos quartos, os tipos de quarto e as regras de disponibilidade.Verificação de validaçãoCompare o inventário vendável e os quartos fora de serviço com a lista de quartos da propriedade.Notas de tratamentoResolva as diferenças de nomenclatura antes de importar as reservas.
Conjunto de dadosRegistos de pagamentosAção de transferênciaTransfira de forma segura as referências necessárias de depósitos e pagamentos.Verificação de validaçãoConfirme os saldos, os reembolsos, o estado dos pagamentos e a compatibilidade dos tokens.Notas de tratamentoNunca exporte nem armazene os dados completos dos cartões em ficheiros não seguros.
Conjunto de dadosRegistos históricosAção de transferênciaArquive as estadias mais antigas fora do novo sistema, quando apropriado.Verificação de validaçãoConfirme que os funcionários autorizados conseguem obter os registos necessários para relatórios ou prestação de serviço.Notas de tratamentoDocumente a localização do arquivo, as regras de acesso e o período de conservação.
Conjunto de dadosMigração de testeAção de transferênciaImporte um conjunto de dados limitado antes da transferência completa.Verificação de validaçãoCompare as contagens de registos e campos de amostra em ambos os sistemas.Notas de tratamentoRegiste todas as discrepâncias, correções e aprovações antes de avançar.

4. Configuração e personalização do sistema

Painel de configuração do sistema Mycloud Hospitality
O Mycloud Hospitality permite às equipas hoteleiras configurar integrações do sistema, tipos de tarifa, tipos de quarto, gateways de pagamento, canais de distribuição e outras definições da propriedade a partir de uma única interface.

Comece pelos tipos de quarto, planos tarifários e definições fiscais — estes elementos constituem a base de tudo o resto. Se os configurar incorretamente nesta fase, irá corrigir erros de preços em todos os canais após o lançamento. Tanto o responsável pelas receitas como o responsável pela receção devem rever a configuração antes de avançar.

Resista à tentação de recriar exatamente o seu sistema antigo. Esta é a oportunidade para eliminar soluções provisórias herdadas e criar fluxos de trabalho que correspondam realmente à forma como a sua equipa trabalha atualmente. Configure apenas o que necessita para o lançamento. Sobrecarregar o sistema com códigos de tarifas, categorias de quartos ou campos personalizados que ainda não utiliza cria confusão durante a formação e dificulta a resolução de problemas.

Teste todas as definições num ambiente de testes antes de as colocar em funcionamento. Uma política de cancelamento ou regra de depósito configurada incorretamente pode afetar reservas reais poucas horas após o lançamento.

Utilize esta lista de verificação da configuração para identificar problemas de preços, inventário e fluxos de trabalho antes de estes afetarem as reservas em funcionamento:

  • Crie o inventário: Crie tipos de quartos, números de quartos, limites de ocupação e regras para quartos indisponíveis. Compare o inventário vendável com a lista de quartos aprovada.

  • Defina a lógica das tarifas: Configure códigos de tarifas, restrições, impostos, inclusões, depósitos e políticas de cancelamento. Teste os preços para diferentes datas, níveis de ocupação e canais de reserva.

  • Defina o acesso dos utilizadores: Conceda a cada função apenas as permissões necessárias para o seu trabalho. Reveja o acesso da receção, da equipa de receitas, do serviço de andares, do departamento financeiro e dos administradores.

  • Mapeie os fluxos de trabalho diários: Configure as alterações às reservas, a captura de pagamentos, as atualizações do estado dos quartos, os pedidos dos hóspedes e os cancelamentos de acordo com os seus procedimentos operacionais atuais.

  • Limite a personalização: Adicione apenas os campos, alertas e automatizações de que a sua equipa necessita no lançamento. Coloque os pedidos de menor prioridade numa lista de pendências pós-lançamento devidamente documentada.

  • Reveja com as partes interessadas: Peça aos responsáveis pelas receitas e pela receção que aprovem as regras de preços. Solicite à equipa de operações que verifique os estados dos quartos e as transições de tarefas com o serviço de andares.

  • Teste cenários de falha: Experimente situações de sobrerreserva, cancelamento tardio, pagamento parcial, alterações de datas, mudanças de quarto e tentativas de pagamento falhadas no ambiente de testes.

  • Proteja os dados em funcionamento: Mantenha todas as alterações de configuração no ambiente de testes até que os responsáveis aprovem os resultados. Registe as definições aprovadas e as respetivas datas de entrada em vigor.

Tive o privilégio de liderar implementações transformadoras da Oracle na MGM durante vários anos, incluindo a nossa migração bem-sucedida para o Oracle Opera Cloud PMS em muitos dos nossos resorts.

Brian MeyersVice-Presidente de Tecnologia de Hotelaria, MGM Resorts International
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5. Configuração da integração com terceiros e canais

Definições de integração de canais do OwnerRez que mostram ligações a propriedades do Vrbo
O OwnerRez ajuda os gestores de propriedades a ligar anúncios do Vrbo, gerir definições de sincronização e monitorizar o estado dos canais em várias propriedades.

Ligue os seus OTAs, GDS e gestor de canais antes de alterar o inventário em funcionamento. A falta de correspondência na paridade de tarifas ou as falhas de disponibilidade entre o seu PMS e os canais de reserva traduzem-se diretamente em sobrerreservas ou perda de receitas — situações que os seus hóspedes não perdoarão.

O responsável pelas receitas e o responsável de TI devem liderar esta fase em conjunto. Mapeie todos os pontos de integração e, em seguida, teste cada um individualmente: altere uma tarifa, confirme que esta aparece corretamente em todos os canais e verifique se uma reserva de teste é enviada de volta para o PMS com os detalhes corretos. Não presuma que uma ligação API bem-sucedida significa que os dados estão corretos. Confirme também que o seu gateway de pagamentos está ativo e a processar pagamentos corretamente antes da entrada em funcionamento — uma transação falhada no check-in é mais difícil de resolver do que um atraso na configuração.

Utilize esta lista de verificação da integração para confirmar que os canais ligados trocam dados corretos sobre inventário, tarifas, reservas e pagamentos:

  • Mapear as ligações: Enumere todas as OTA, GDS, gestores de canais, gateways de pagamento e outros sistemas que trocam dados com o PMS.

  • Confirmar a responsabilidade: Designe contactos das áreas de receitas, TI e fornecedores para a configuração, os testes, a aprovação e o tratamento de incidentes.

  • Testar as atualizações de tarifas: Altere uma tarifa no PMS e, em seguida, verifique as datas, as regras de ocupação, os impostos, as restrições e as inclusões em cada canal.

  • Testar as atualizações do inventário: Ajuste o número de quartos disponíveis e feche um tipo de quarto; em seguida, confirme que todos os canais ligados refletem a alteração.

  • Verificar as reservas: Crie reservas de teste através de cada canal e verifique no PMS os dados dos hóspedes, os tipos de quarto, as tarifas, as condições de cancelamento e o estado do pagamento.

  • Verificar o tratamento de erros: Analise as mensagens rejeitadas, as reservas duplicadas, as atualizações atrasadas e os pagamentos falhados. Documente quem investiga cada problema.

  • Proteger o inventário ativo: Mantenha as ligações de produção fechadas até que os resultados dos testes sejam aprovados pelas áreas de receitas, receção, TI e pelo fornecedor.

6. Testes de aceitação pelos utilizadores

Faça com que a sua equipa real da receção, o gestor de receitas e a equipa de serviço de andares utilizem o sistema antes de alguém aprovar a entrada em produção. Irão detetar falhas nos fluxos de trabalho que nenhuma lista de verificação de TI conseguirá revelar — como uma atualização do estado de um quarto que não é acionada corretamente ou uma tarifa apresentada incorretamente num determinado canal de reservas.

Percorra os cenários diários mais comuns: entradas sem reserva, alterações de reservas, cancelamentos com devolução de depósitos e reservas de grupos. Em seguida, teste os casos extremos — alertas de sobrerreserva, pagamentos falhados e saídas tardias. Documente todos os problemas com detalhes suficientes para que o fornecedor os consiga reproduzir e corrigir. Não aprove a entrada em produção até que todos os defeitos críticos estejam resolvidos e a sua equipa se sinta confiante a utilizar o sistema sob pressão. Uma aprovação apressada nesta fase é a forma mais rápida de transformar a semana do lançamento numa operação de recuperação.

Utilize esta sequência de testes para confirmar que o sistema de reservas suporta o trabalho diário antes da aprovação:

  1. Preparar casos realistas: Crie perfis de teste, reservas, depósitos, atribuições de quartos, planos tarifários e cenários de canais de reserva.

  2. Executar os fluxos de trabalho diários: Peça aos funcionários da receção que realizem pesquisas, reservas, entradas, mudanças de quarto, pagamentos, cancelamentos e saídas.

  3. Testar as exceções: Experimente alertas de sobrerreserva, pagamentos falhados, alterações de datas, reembolsos, saídas tardias, perfis duplicados e quartos indisponíveis.

  4. Verificar as transições entre departamentos: Confirme que o serviço de andares recebe as alterações do estado dos quartos e que as equipas da receção veem as notas, os pedidos e os bloqueios para manutenção atualizados.

  5. Registar defeitos reproduzíveis: Registe os passos, a função do utilizador, os dados de teste, o resultado esperado, o resultado real, as capturas de ecrã e o impacto no negócio.

  6. Voltar a testar os problemas resolvidos: Repita cada cenário falhado após a correção e confirme que os fluxos de trabalho relacionados continuam a produzir resultados exatos.

  7. Recolher a aprovação dos utilizadores: Exija que representantes da receção, das receitas, do serviço de andares, das finanças e da gestão aprovem os fluxos de trabalho que lhes foram atribuídos.

  8. Definir as condições de lançamento: Avance apenas quando a formação estiver concluída, os problemas não resolvidos tiverem responsáveis e os contactos de suporte estiverem disponíveis durante a entrada em produção.

7. Formação do pessoal e integração por função

Painel de formação do pessoal do TeamStream
O TeamStream ajuda os gestores hoteleiros a organizar a formação do pessoal, atribuir cursos, acompanhar o estado de conclusão e gerir a formação recorrente entre as equipas operacionais.

Forme cada função apenas naquilo que os respetivos profissionais irão realmente utilizar. Os funcionários da receção precisam de saber fazer entradas, saídas, alterações de reservas e gestão de contas, enquanto os gestores de receitas precisam de saber configurar tarifas e elaborar relatórios. Dar a todos os departamentos a mesma formação desperdiça tempo e dificulta a retenção dos fluxos de trabalho relevantes para as suas funções.

Realize a formação no seu ambiente de teste para que os funcionários possam praticar sem afetar as reservas ativas. Peça-lhes que trabalhem com cenários realistas, como mudanças de quarto, ajustes de pagamentos, cancelamentos, reembolsos e saídas antecipadas. Identifique um ou dois utilizadores confiantes em cada departamento para atuarem como responsáveis no local e apoiarem os colegas durante o lançamento.

Utilize esta sequência de formação antes da entrada em produção:

  • Mapear permissões: Associar cada função aos ecrãs, ações e dados dos hóspedes de que necessita
  • Demonstrar fluxos de trabalho: Percorrer processos completos de reserva, pagamento, mudança de quarto e saída
  • Praticar exceções: Testar sobrelotação, perfis duplicados, pagamentos recusados e partidas antecipadas
  • Verificar a compreensão: Pedir aos funcionários que concluam cenários sem orientação passo a passo
  • Registar questões em aberto: Resolver as questões pendentes sobre os fluxos de trabalho antes do dia do lançamento

8. Testes em Paralelo e Garantia de Qualidade

Utilize os sistemas antigo e novo lado a lado antes da entrada em funcionamento, para que a sua equipa possa comparar reservas, pagamentos, inventário e relatórios. O responsável pela receção, o responsável pela gestão de receitas e o responsável financeiro devem validar os fluxos de trabalho pelos quais são responsáveis.

Concentre os testes nas situações com maior probabilidade de revelar problemas, incluindo sobrelotação, pagamentos divididos, cancelamentos no próprio dia, substituições de tarifas, mudanças de quarto e partidas antecipadas. Analise cada discrepância até à sua origem, em vez de a tratar como um erro isolado.

Utilize esta sequência de garantia de qualidade:

  • Definir o limiar: Determinar quais os erros que têm de ser resolvidos antes do lançamento
  • Executar transações em paralelo: Comparar reservas, alterações, cancelamentos, pagamentos e saídas nos dois sistemas
  • Testar casos extremos: Incluir sobrelotação, pagamentos divididos, substituições de tarifas e cenários de partida invulgares
  • Analisar discrepâncias: Rever a configuração, as integrações, os registos de origem e as ações dos utilizadores
  • Recolher aprovações: Exigir que os responsáveis pela receção, pelas receitas e pelas finanças deem a sua aprovação antes da entrada em funcionamento

9. Entrada em Funcionamento e Execução da Transição

Agende a transição para um período de menor volume, em vez de um dia de chegadas de pico. Feche as transações pendentes no sistema antigo, conclua a transferência final de dados e confirme que as reservas, os planos de tarifas, o inventário, as integrações, os pagamentos e o acesso dos utilizadores estão prontos antes de ativar a nova plataforma.

Mantenha os responsáveis de cada departamento e os responsáveis de turno com formação disponíveis durante os primeiros turnos, para que os problemas possam ser resolvidos rapidamente. O seu contacto de implementação também deve estar acessível para questões que exijam apoio do fornecedor.

Utilize esta sequência de transição:

  • Confirmar a prontidão: Verificar as cópias de segurança, os dados migrados, as integrações, o inventário, as tarifas, as permissões e os contactos de apoio
  • Congelar alterações: Interromper alterações não essenciais no sistema antigo e registar as atualizações tardias das reservas
  • Encerrar o sistema antigo: Liquidar as transações pendentes e contabilizar as contas em aberto e as chegadas
  • Ativar o novo sistema: Carregar os dados aprovados e ativar as ligações em tempo real
  • Monitorizar o primeiro turno: Verificar atentamente as chegadas, as partidas, a atribuição de quartos, as contas e as reservas dos canais

10. Monitorização Após o Lançamento e Apoio Contínuo

Painel do WebRezPro
O WebRezPro ajuda as equipas hoteleiras a monitorizar a ocupação, o ADR, o RevPAR e a atividade da receção depois de o novo PMS entrar em funcionamento.

Monitorize atentamente o sistema durante as duas primeiras semanas após o lançamento. Reveja diariamente os registos de erros, a sincronização dos canais, a disponibilidade, os planos de tarifas, os pagamentos e os saldos das contas, para que pequenos problemas de configuração não se transformem em problemas operacionais maiores.

Mantenha os responsáveis de turno visíveis durante a primeira semana e realize breves reuniões no final de cada turno para identificar questões recorrentes ou fluxos de trabalho que não tenham funcionado. Registe cada problema e a forma como foi resolvido e, depois do primeiro mês, agende uma revisão formal com o fornecedor ou o consultor de implementação.

Utilize esta rotina após o lançamento:

  • Rever os relatórios diários: Verificar erros, sincronização dos canais, disponibilidade, tarifas e saldos das contas
  • Manter os responsáveis de turno disponíveis: Prestar apoio imediato durante os turnos movimentados
  • Realizar reuniões no final dos turnos: Registar questões recorrentes e problemas nos fluxos de trabalho
  • Acompanhar cada resolução: Documentar o problema, a causa, a solução, o responsável e o resultado
  • Agendar uma revisão aos 30 dias: Reavaliar a configuração, as integrações, os relatórios e as necessidades de apoio

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Os problemas de implementação resultam normalmente de verificações incompletas da migração, integrações não testadas, responsabilidades pouco claras e formação apressada. Os comentários dos utilizadores também apontam frequentemente para erros de sincronização dos canais, fluxos de trabalho difíceis e atrasos no apoio do fornecedor. Por isso, resolva estes riscos antes do lançamento:

Não fazerImportar todos os registos históricos sem decidir de que dados a propriedade ainda precisaEm vez disso, faça:Defina regras de retenção, migre primeiro os registos ativos e arquive o histórico mais antigo de forma segura
Não fazerPartir do princípio de que os perfis dos hóspedes, os planos tarifários e as reservas serão mapeados automaticamenteEm vez disso, faça:Execute uma migração de teste e reconcilie as contagens de registos, os saldos, as tarifas, as datas e os dados dos hóspedes
Não fazerRecriar todas as soluções alternativas antigas no novo sistemaEm vez disso, faça:Configure apenas os requisitos para o lançamento e registe as personalizações de menor prioridade para uma análise posterior
Não fazerLigar OTAs, canais GDS e sistemas de pagamento diretamente ao inventário ativo antes dos testesEm vez disso, faça:Teste as atualizações de tarifas, disponibilidade, reservas, cancelamentos e pagamentos num ambiente controlado
Não fazerConsiderar uma ligação de integração bem-sucedida como prova de que os dados estão corretosEm vez disso, faça:Compare as mensagens de teste em cada sistema e atribua a alguém a responsabilidade de investigar as atualizações rejeitadas ou atrasadas
Não fazerDar formação apenas aos gestores ou a um pequeno grupo de superutilizadoresEm vez disso, faça:Dê às equipas da receção, do serviço de quartos, das finanças e da gestão de receitas formação prática específica para cada função, com cenários realistas
Não fazerAgendar a entrada em produção durante um período de ocupação máxima sem um plano alternativoEm vez disso, faça:Escolha uma janela de lançamento de menor risco, prepare procedimentos manuais e confirme os contactos de apoio de recurso
Não fazerIgnorar ecrãs confusos, pesquisas lentas ou etapas de fluxo de trabalho em falta durante os testesEm vez disso, faça:Registe cada problema de usabilidade, avalie o seu impacto operacional e resolva-o ou atribua-o antes da aprovação
Não fazerDar a todos os funcionários acesso amplo de administradorEm vez disso, faça:Crie permissões baseadas em funções e reveja os acessos antes do lançamento e após alterações no pessoal
Não fazerDepender das demonstrações do fornecedor em vez de testar os fluxos de trabalho diários da propriedadeEm vez disso, faça:Peça aos funcionários para concluírem reservas, entradas, mudanças de quarto, pagamentos, cancelamentos e saídas utilizando dados de teste
Não fazerEncerrar problemas verbalmente sem registar a responsabilidade ou os prazosEm vez disso, faça:Mantenha um registo de implementação com passos reproduzíveis, responsáveis, datas-limite e resultados de novos testes
Não fazerPartir do princípio de que o apoio do fornecedor responderá imediatamente após o lançamentoEm vez disso, faça:Confirme por escrito o horário do apoio, as vias de escalamento, os tempos de resposta esperados e as responsabilidades no local

Pronto para escolher o software certo?

Se o seu plano de implementação estiver pronto, o passo seguinte é escolher uma plataforma que o consiga suportar. Compare as opções no nosso guia sobre o melhor software de reservas hoteleiras para encontrar sistemas compatíveis com os fluxos de trabalho de reservas, as integrações e as necessidades operacionais da sua propriedade.

Ashley Vaughan
Ashley has dedicated much of her adult life to church leadership, holding roles in youth and worship leadership, conference planning, discipleship, and pastoral care. Today, she serves and leads at Trinity Central Church in Vancouver, BC. Passionate about empowering others, Ashley thrives on helping people discover and grow in their leadership potential. Beyond the church, she is also committed to global outreach through her involvement with Hope and Healing International, a Canadian charity that provides life-changing support for children with disabilities in some of the world’s most under-resourced regions.
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