Die richtige Implementierung von Hotelmanagementsoftware entscheidet darüber, ob ein System Ihre Abläufe verbessert oder sie ausbremst. Eine überstürzte oder ungeordnete Einführung führt zu Widerstand bei den Mitarbeitenden, Datenverlust und Beeinträchtigungen für Gäste, die sich nur schwer rückgängig machen lassen.
Der hier vorgestellte Ansatz in 10 Phasen unterteilt den Prozess in klare, überschaubare Schritte – damit Ihr Team weiß, was wann und warum bevorsteht. Er geht die häufigsten Herausforderungen direkt an – von der Abstimmung mit den Beteiligten und der Datenmigration bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden und der Unterstützung beim Go-live.
So begleite ich die Implementierung von Hotelmanagementsoftware Schritt für Schritt
So unterteile ich jedes Hotelmanagementsoftware-Projekt in 10 klare, unbedingt einzuhaltende Phasen:
1. Projektplanung und Zusammenstellung des Teams

Benennen Sie zunächst eine Projektleitung – eine Person mit der Befugnis, Entscheidungen zu treffen und Abteilungen zur Verantwortung zu ziehen. In der Regel ist das Ihr General Manager oder Betriebsleiter, nicht allein Ihre IT-Leitung.
Stellen Sie anschließend ein funktionsübergreifendes Team zusammen, dem Ihr Front-Office-Manager, Revenue Manager, die Leitung des Housekeepings und ein Vertreter der Finanzabteilung angehören. Jede dieser Personen bringt eine Perspektive ein, die beeinflusst, wie die Software konfiguriert werden muss. Ohne ihre frühzeitige Beteiligung verbringen Sie später Wochen damit, falsche Annahmen zu korrigieren.
Definieren Sie Ihr Go-live-Datum, die Meilensteine und die Zuständigkeiten der Abteilungen in einem gemeinsam genutzten Projektplan, bevor weitere Schritte erfolgen. Ich empfehle außerdem, in dieser Phase Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu dokumentieren – nicht, um sie beizubehalten, sondern damit Sie genau wissen, was das neue System ersetzen oder verbessern muss.
Nutzen Sie diese Liste, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam für die Hotelmanagementsoftware von Anfang an alle wichtigen Bereiche abdeckt:
- Projektleitung auswählen: Wählen Sie eine Person mit direkter Entscheidungsbefugnis über den Betrieb – nicht nur aus der IT oder eine externe Beratung.
- Abteilungsleitungen einbeziehen: Beziehen Sie Front Office, Revenue, Housekeeping und Finanzen ein, um ausgewogene Beiträge zu erhalten.
- Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Legen Sie eindeutig fest, wer wichtige Entscheidungen, die technische Einrichtung, die Schulung und die Koordination mit dem Anbieter überwacht.
- Aktuelle Arbeitsabläufe abbilden: Dokumentieren Sie, wie Aufgaben zwischen den Abteilungen weitergegeben werden, damit das Team Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen kann.
- Zeitplan festlegen und teilen: Legen Sie die wichtigsten Meilensteine fest, damit alle wissen, was wann geschieht.
2. Bewertung der aktuellen Abläufe und Systeme

Bevor Sie Anbieter-Demos ansehen oder Konfigurationsentscheidungen treffen, erfassen Sie genau, wie Ihr Betrieb heute funktioniert. Gehen Sie die gesamte Reise eines Gastes durch – von der Buchung bis zum Check-out – und dokumentieren Sie jedes beteiligte System, jeden manuellen Prozess und jeden Übergabepunkt. Dazu gehören Ihr aktuelles Property-Management-System (PMS), Ihr Channel-Manager, Ihre Kassensysteme und alle Tabellen, auf die sich Ihr Team verlässt.
Beziehen Sie hier Ihre Abteilungsleitungen ein, nicht nur die IT. Mitarbeitende an der Rezeption wissen, an welchen Stellen der Ablauf im Front Office ins Stocken gerät. Housekeeping-Leitungen wissen, welche Aktualisierungen des Zimmerstatus übersehen werden. Ihre Beiträge machen die Lücken sichtbar, die Ihr neues System tatsächlich schließen muss. Achten Sie besonders auf die Integrationen, von denen Ihre aktuelle Einrichtung abhängt – Zahlungsanbieter, Online-Reisebüros und Treueprogramme –, denn diese beeinflussen Ihre engere Anbieterauswahl stärker als fast alles andere.
Behalten Sie bei der Bewertung Ihrer aktuellen Abläufe und Ihrer technischen Umgebung diese Tipps im Hinterkopf, damit Ihnen keine wichtigen Details entgehen, die Ihr Projekt später beeinflussen:
- Mitarbeitende mit direktem Gästekontakt befragen: Ihre Praxiserfahrung macht Schwachstellen sichtbar, die Mitglieder der Führungsebene möglicherweise nicht erkennen.
- Integrationen abbilden: Dokumentieren Sie jede Verbindung – Zahlungs-Gateways, Channel-Manager und Kassensysteme –, die Ihren täglichen Betrieb am Laufen hält.
- Manuelle Behelfslösungen erfassen: Listen Sie jede Tabelle, jeden Notizblock und jede Aufgabe auf, die „außerhalb des Systems“ erledigt wird, damit nichts übersehen wird.
- Die Reise des Gastes nachvollziehen: Verfolgen Sie ein vollständiges Szenario von der Buchung bis zum Check-out, um Lücken und Abhängigkeiten in Ihrer bestehenden Einrichtung aufzudecken.
- Ausnahmen dokumentieren: Heben Sie hervor, wo Standardverfahren nicht funktionieren oder Teams auf ihr Gedächtnis angewiesen sind, da dies häufige Gründe für das Scheitern von Veränderungen sind.

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3. Überprüfung der Infrastruktur und technischen Bereitschaft

Bevor Ihr Anbieter mit der Konfiguration beginnt, sollte Ihr IT-Team die Netzwerkkapazität, Hardware und Internetzuverlässigkeit in jeder Abteilung überprüfen. Eine langsame Verbindung an der Rezeption oder Housekeeping-Tablets, die mit der neuen Software nicht zurechtkommen, können Ihre Inbetriebnahme unbemerkt sabotieren.
Arbeiten Sie direkt mit Ihrem Anbieter zusammen, um die Mindestsystemanforderungen zu bestätigen, und vergleichen Sie diese anschließend mit Ihrer tatsächlichen Ausstattung. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre derzeitige Einrichtung ausreicht. Ich habe schon erlebt, dass Betriebe auf veraltete Router in rückwärtigen Bereichen stießen, die nie eine Rolle spielten, bis das Personal Echtzeit-Aktualisierungen des Zimmerstatus benötigte. Schließen Sie Lücken in der Infrastruktur jetzt und nicht erst nach Beginn der Schulungen. Falls Upgrades erforderlich sind, berücksichtigen Sie deren Zeitrahmen in Ihrem Projektplan, damit sich Ihr Termin für die Inbetriebnahme nicht verschiebt.
Beachten Sie diese Tipps zur Infrastruktur und Bereitschaft, um Überraschungen durch die IT bei der Inbetriebnahme zu vermeiden:
- WLAN-Abdeckung testen: Stellen Sie in jedem betrieblich genutzten Bereich eine starke und stabile WLAN-Verbindung sicher, nicht nur in den Gästebereichen.
- Gerätekompatibilität prüfen: Stellen Sie sicher, dass jeder Computer, Drucker und jedes Tablet den Softwareanforderungen Ihres Anbieters entspricht.
- Notstromplanung: Halten Sie für wichtige Geräte Überspannungsschutz und Batterie-Notstromversorgung bereit.
- Internetzuverlässigkeit überprüfen: Planen Sie jetzt Wartungsarbeiten oder Upgrades bei Ihrem Internetanbieter ein, wenn Sie Probleme mit Geschwindigkeit oder Ausfallzeiten feststellen.
- Sicherheitseinstellungen aktualisieren: Legen Sie gemeinsam mit der IT starke Passwörter, Firewall-Regeln und Benutzerberechtigungen fest, bevor die Konfiguration beginnt.
4. Datenprüfung und Bereinigung vor der Migration

Ihre Daten sind nur dann eine Migration wert, wenn sie korrekt sind. Bevor Sie etwas in das neue System übertragen, rufen Sie Ihre Gästeprofile, die Reservierungshistorie und Tarifpläne ab und prüfen Sie sie auf Duplikate, veraltete Datensätze und uneinheitliche Formatierungen. Ein Gast, der 20-mal bei Ihnen übernachtet hat, sollte nicht als fünf separate Profile erscheinen – solche Unordnung beeinträchtigt Ihre Berichte und die Erfassung der Gästetreue vom ersten Tag an.
Ihr Revenue Manager und Ihr Front-Office-Manager sollten diese Arbeit leiten, nicht allein die IT. Sie wissen, welche Tarifcodes noch aktiv sind und welche vor zwei Jahren ausgemustert wurden. Stimmen Sie sich mit Ihrem Anbieter genau darüber ab, welche Datenformate erforderlich sind, und bereinigen und strukturieren Sie Ihre Exporte entsprechend. Migrieren Sie nicht standardmäßig alles, sondern wählen Sie gezielt aus. Die Übernahme jahrelanger Datenaltlasten verlangsamt Ihr System und schafft Verwirrung, die Ihr Team nach der Inbetriebnahme mühsam auflösen muss.
Achten Sie bei der Prüfung und Bereinigung Ihrer Daten vor der Migration auf diese häufigen Fehler:
- Doppelte Profile: Führen Sie mehrere Datensätze desselben Gasts zusammen oder entfernen Sie sie, um Verwirrung zu vermeiden.
- Veraltete Tarifcodes: Migrieren Sie nur aktive und relevante Tarifpläne, die Ihr Team heute verwendet.
- Unvollständige Kontaktinformationen: Ergänzen Sie fehlende E-Mail-Adressen und Telefonnummern, um eine bessere Kommunikation zu ermöglichen.
- Uneinheitliche Formatierung: Vereinheitlichen Sie Datumsformate, Großschreibung und Felder, damit die Daten sauber importiert werden.
- Unnötige historische Daten: Schließen Sie Datensätze aus, die für künftige Berichte oder die Wiedererkennung von Gästen nicht benötigt werden.
5. Systemkonfiguration und Anpassung

Bei der Konfiguration zahlt sich Ihre Vorarbeit aus. Teilen Sie Ihre dokumentierten Arbeitsabläufe, Tarifstrukturen und die Hierarchie der Zimmertypen mit Ihrem Ansprechpartner beim Anbieter, damit dieser Ihre tatsächlichen Abläufe berücksichtigt – und nicht eine allgemeine Hotelvorlage.
Ihr Revenue Manager sollte die Tarifpläne und Einschränkungen freigeben. Ihr Front-Office-Manager sollte die Abläufe beim Check-in, die Einstellungen der Gästekonten und die Zimmerkategorien überprüfen. Lassen Sie Ihren Anbieter nicht ohne Ihre Einbindung konfigurieren. Jede Einstellung, die fehlerhaft in Betrieb genommen wird, kostet Sie nach der Inbetriebnahme Zeit für Nachschulungen und Korrekturen.
Widerstehen Sie dem Drang, Ihr altes System exakt nachzubilden. Wenn ein Arbeitsablauf zuvor fehlerhaft war, haben Sie jetzt die Chance, ihn zu verbessern. Hinterfragen Sie Standardeinstellungen, die nicht der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams entsprechen. Ein am ersten Tag gut konfiguriertes System ist wesentlich leichter zu warten als eines, das nach dem Start durch Behelfslösungen nach und nach zusammengeflickt wurde.
Behalten Sie diese Best Practices im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Hotelmanagementsoftware konfigurieren und an Ihren Betrieb anpassen – und nicht nur an die Vorlage des Anbieters:
- Beziehen Sie alle Abteilungen ein: Stellen Sie sicher, dass jede Abteilungsleitung ihre spezifischen Arbeitsabläufe vor der abschließenden Festlegung der Einstellungen auf ihre Richtigkeit überprüft.
- Setzen Sie echte Verbesserungen durch: Vermeiden Sie es, alte, fehlerhafte Prozesse zu kopieren – schließen Sie Lücken in den Arbeitsabläufen bereits während der Konfiguration.
- Überprüfen Sie die Tarifstrukturen: Kontrollieren Sie genau, ob Tarifpläne, Einschränkungen und Zimmerkategorien Ihre Umsatzstrategie widerspiegeln und nicht nur den Standardeinstellungen entsprechen.
- Testen Sie die Benutzerberechtigungen: Richten Sie Zugriffsebenen bereits jetzt ein, um Fehler oder Unklarheiten nach dem Start zu vermeiden.
- Dokumentieren Sie Entscheidungen: Halten Sie Konfigurationsänderungen und die Gründe dafür fest, um künftige Prüfungen und Schulungen zu erleichtern.
6. Einrichtung und Validierung von Drittanbieterintegrationen

Verbinden Sie Ihren Channel-Manager, Ihr Zahlungs-Gateway und Ihre OTA-Feeds, bevor irgendetwas live geht. Ihr Revenue-Manager und Ihre IT-Leitung sollten jede Integration gemeinsam durchgehen – die eine Person kennt die kaufmännische Logik, die andere kümmert sich um die technische Einrichtung.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Verbindung funktioniert, nur weil sie konfiguriert ist. Führen Sie Live-Tests durch: Übertragen Sie über Ihren Channel-Manager eine Tarifaktualisierung und bestätigen Sie, dass sie im PMS angezeigt wird. Verarbeiten Sie eine Testzahlung und verfolgen Sie sie vom Anfang bis zum Ende. Ein unbemerkter Fehler an dieser Stelle kann dazu führen, dass echte Reservierungen oder Zahlungen nach dem Start nicht verarbeitet werden, ohne dass es jemand bemerkt. Planen Sie Validierungspunkte in Ihren Projektzeitplan ein, damit jede Integration vor dem Livegang-Termin bestätigt – und nicht nur verbunden – ist.
Achten Sie auf diese Probleme, während Sie Drittanbieterintegrationen vor dem Livegang verbinden und validieren:
- Übersprungene Live-Tests: Führen Sie immer eine echte Transaktion durch – eine bloße Verbindung reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß übertragen werden.
- Fehlende Prüfungen durch Beteiligte: Beziehen Sie sowohl die kaufmännische als auch die IT-Leitung ein, damit Sie nicht nur technische, sondern auch logische Fehler erkennen.
- Veraltete API-Zugangsdaten: Stellen Sie sicher, dass jede Integration aktuelle und sichere Zugangsdaten verwendet, um unbemerkte Fehler zu verhindern.
- Nicht nachverfolgte Validierung: Dokumentieren Sie die Testergebnisse und Freigaben für jede Integration, bevor Sie zur nächsten Projektphase übergehen.
- Die Annahme, dass Standardeinstellungen korrekt sind: Überprüfen Sie die Zuordnung von Zimmertypen, Zahlungsmethoden und Steuercodes genau, um Abweichungen zu vermeiden.
7. Mitarbeiterschulung und Änderungsmanagement

Beginnen Sie die Schulung nach Rolle und nicht nach Abteilung. Ihr Rezeptionsteam muss die Abläufe beim Check-in und die Verwaltung von Gästekonten beherrschen. Housekeeping-Leitungen benötigen Aktualisierungen des Zimmerstatus. Geben Sie jeder Gruppe vor dem Livegang konzentrierte, praxisnahe Schulungen in einer Testumgebung – keine allgemeine Einführung, die alles für alle abdeckt.
Widerstand ist normal, insbesondere bei Mitarbeitenden, die Ihr altes System seit Jahren verwenden. Der beste Umgang damit besteht darin, informelle Teamleitungen frühzeitig zu identifizieren und sie zuerst mit dem System vertraut zu machen. Wenn Kolleginnen und Kollegen sehen, wie eine vertrauenswürdige Person das neue System sicher bedient, erfolgt die Einführung schneller, als es eine Vorgabe von oben je erreichen könnte.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine einzige Schulungsrunde ausreicht. Planen Sie in den ersten zwei Wochen nach dem Livegang Auffrischungsschulungen ein, wenn in der Praxis Fragen auftauchen. Legen Sie an jedem Arbeitsplatz eine einfache Kurzanleitung bereit, damit die Mitarbeitenden nicht auf ihr Gedächtnis angewiesen sind, wenn während einer Schicht etwas Unbekanntes auftritt.
Nutzen Sie diese Best Practices, um Ihrem Team zu helfen, die Schulung zu meistern und die neue Hotelmanagementsoftware sicher anzuwenden:
- Rollenspezifische Anleitung: Richten Sie die Schulungsthemen auf die tatsächlichen Aufgaben der jeweiligen Gruppe aus, etwa Check-ins für den Empfang oder Statusaktualisierungen für die Zimmerreinigung.
- Frühe Unterstützung durch Führungskräfte: Identifizieren Sie einflussreiche Mitarbeitende, schulen Sie sie zuerst und lassen Sie sie den Übergang gegenüber ihren Kollegen unterstützen.
- Praxisnahes Lernen: Bieten Sie Übungen in einer Testumgebung an, damit Mitarbeitende vor dem Produktivstart Fehler machen und Fragen stellen können.
- Referenzmaterialien griffbereit halten: Platzieren Sie einfache Anleitungen an wichtigen Arbeitsplätzen, damit während arbeitsreicher Schichten schnell Antworten gefunden werden können.
- Fortlaufende Unterstützung: Planen Sie nach dem Produktivstart Folgesitzungen ein, um Fragen aus dem Arbeitsalltag zu klären und das Gelernte zu festigen.
8. Systemtests und Qualitätssicherung
Führen Sie Tests von Anfang bis Ende durch, bevor jemand dieses System als einsatzbereit bezeichnet. Gehen Sie den gesamten Ablauf eines Gästeaufenthalts durch: Erstellen Sie eine Reservierung, checken Sie den Gast ein, buchen Sie Kosten, erstellen Sie eine Gästerechnung und checken Sie den Gast aus. Tun Sie dies für alle Zimmertypen, Tarifpläne und Zahlungsmethoden. Wenn beim Test etwas nicht funktioniert, ist es weitaus besser, dies jetzt zu entdecken als mitten in einer arbeitsreichen Freitagnachtschicht.
Ihre Empfangsleitung, Ihr Ertragsmanager und Ihre Leitung der Zimmerreinigung sollten jeweils die ihnen zugehörigen Arbeitsabläufe freigeben. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihr Anbieter betriebliche Lücken erkennt – er kennt Ihr Haus nicht so gut wie Ihr Team. Dokumentieren Sie jedes gefundene Problem, verfolgen Sie dessen Behebung und testen Sie nach der Umsetzung von Korrekturen erneut. Eine schnelle Korrektur, die ein Problem löst, kann ein anderes verursachen. Überspringen Sie daher nicht den erneuten Test.
Behalten Sie diese praktischen Tipps im Hinterkopf, während Sie Systemtests durchführen und Ihre Hotelmanagementsoftware vor dem Produktivstart freigeben:
- Vollständige Gästeabläufe: Testen Sie jeden Schritt – von der Reservierung bis zum Auschecken – mit allen Kombinationen aus Tarifplänen und Zahlungsmethoden.
- Detaillierte Problemverfolgung: Dokumentieren Sie Fehler oder Abweichungen, sobald Sie sie feststellen, und prüfen Sie nach jeder Korrektur den Stand.
- Freigaben durch die Abteilungen: Holen Sie nach der Bestätigung, dass die Arbeitsabläufe wie erwartet funktionieren, eine schriftliche Freigabe von der Leitung jeder Abteilung ein.
- Erneute Tests nach Korrekturen: Testen Sie Systeme nach der Behebung eines Problems immer erneut, um unerwartete Nebenwirkungen zu erkennen.
- Zusammenarbeit mit dem Anbieter: Teilen Sie detailliertes Feedback mit Ihrem Anbieter, damit dieser Lücken beheben kann, die das Systemteam allein möglicherweise übersieht.
9. Produktivstart und Durchführung der Umstellung

Der Tag des Produktivstarts ist nicht die Ziellinie – er ist der Moment, in dem Ihre Vorbereitung in Echtzeit auf die Probe gestellt wird. Sperren Sie Ihr altes System am Vorabend, schließen Sie den abschließenden Datenexport ab und bestätigen Sie, dass Ihr neues System geladen und zugänglich ist, bevor die erste Schicht beginnt. Ihre Empfangsleitung sollte sich während der Stoßzeiten beim Einchecken im Arbeitsbereich und nicht in einem Hinterzimmer befinden.
Benennen Sie aufseiten Ihres Anbieters eine Ansprechperson, die während der ersten 24 bis 48 Stunden durchgehend verfügbar ist. Probleme werden auftreten – entscheidend ist, wie schnell Sie sie beheben. Führen Sie ein laufend aktualisiertes Protokoll der auftretenden Probleme, damit in der Hektik nichts vergessen wird.
Betreiben Sie beide Systeme nicht länger als nötig parallel. Dies führt zu Verwirrung und teilt die Aufmerksamkeit Ihres Teams. Verpflichten Sie sich vollständig zum neuen System und vertrauen Sie auf die bereits durchgeführten Tests.
Damit der Starttag Ihres Hotels reibungslos verläuft, sollten Sie bei der abschließenden Umstellung auf Ihr neues System diese Empfehlungen und Verbote beachten:
| Das sollten Sie tun | Das sollten Sie nicht tun |
|---|---|
| Das sollten Sie tunDatenmigration abschließen: Schließen Sie alle Exporte und Importe am Vorabend des Produktivstarts ab. | Das sollten Sie nicht tunLetzte Prüfungen aufschieben: Warten Sie nicht bis zum Morgen, um den Systemzugang und die Daten zu überprüfen. |
| Das sollten Sie tunLeitungen vor Ort bestimmen: Sorgen Sie dafür, dass eine Führungskraft im Arbeitsbereich die Teams unterstützt und Fragen beantwortet. | Das sollten Sie nicht tunWährend der Stoßzeiten verschwinden: Lassen Sie die Mitarbeitenden an der Front während arbeitsreicher Check-in-Zeiten nicht ohne Unterstützung. |
| Das sollten Sie tunJedes Problem protokollieren: Verfolgen Sie Probleme in Echtzeit und kümmern Sie sich nach dem Start darum. | Das sollten Sie nicht tunSich auf das Gedächtnis verlassen: Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie sich nach Ende der Schicht an jedes Problem erinnern werden. |
| Das sollten Sie tunAuf Ihren Anbieter setzen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktperson beim Anbieter am Tag des Produktivstarts sofort verfügbar ist. | Das sollten Sie nicht tunParallele Systeme betreiben: Lassen Sie nicht beide Systeme laufen, sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist. Vollziehen Sie die Umstellung konsequent. |
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10. Leistungsüberwachung und Optimierung nach dem Start

Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Start. Rufen Sie in den ersten 30 Tagen wöchentlich Ihre wichtigsten Kennzahlen ab: Abholraten von Reservierungen, Bearbeitungszeiten beim Check-in, Fehlerquoten bei Rechnungen und wiederkehrende Gästebeschwerden im Zusammenhang mit dem neuen System. Wenn etwas ungewöhnlich aussieht, untersuchen Sie es, bevor es sich zu einem Muster entwickelt.
Ihr Revenue Manager sollte die Ratenleistung und die Kanalparität regelmäßig überprüfen. Ihr Front-Office-Manager sollte Feedback vom Team vor Ort sammeln. Echte Probleme tauchen nur selten zuerst in Berichten auf – sie kommen von den Mitarbeitenden, die täglich Check-ins durchführen und Gästewünsche bearbeiten. Planen Sie nach 30 und 60 Tagen eine strukturierte Nachbesprechung mit Ihren Abteilungsleitern, um herauszufinden, was funktioniert und was angepasst werden muss. Warten Sie nicht, bis Probleme eskalieren, bevor Sie handeln.
Nutzen Sie diese Anregungen, um Ihre Überwachung nach dem Start zu steuern und Ihrem Team dabei zu helfen, echte Probleme schnell zu erkennen und zu beheben:
- Wöchentliche Überprüfung der Kennzahlen: Rufen Sie Berichte zu Reservierungsabholungen, Check-in-Zeiten, Rechnungsfehlern und systembezogenen Gästebeschwerden ab.
- Überprüfung von Kanälen und Raten: Lassen Sie Ihren Revenue Manager jede Woche die Kanalparität und die Richtigkeit der Raten bestätigen.
- Feedbackschleifen vom Team vor Ort: Ermutigen Sie die Leitung des Front Office, täglich Feedback einzuholen – warten Sie nicht auf formelle Umfragen.
- Strukturierte Nachbesprechungen: Führen Sie nach 30 und 60 Tagen geplante Gespräche durch, um zu besprechen, was funktioniert und was nicht.
- Schnell auf Muster reagieren: Untersuchen Sie alles Ungewöhnliche sofort, anstatt es andauern oder zu einem größeren Problem werden zu lassen.
Top-Hotelmanagementsoftware, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Auswahl der besten Lösungen für Hotelmanagementsoftware:
Bewährte Verfahren für eine erfolgreiche Einführung von Hotelmanagementsoftware
Die Einführung einer neuen Hotelmanagementsoftware kann den Betrieb stören, wenn häufige Fehler nicht vermieden werden. Sehen Sie sich diesen Vergleich an, um zu erkennen, was Sie nicht tun sollten – und was Sie stattdessen tun sollten –, damit Ihre Einführung planmäßig verläuft:
| Nicht tun | Stattdessen: |
|---|---|
| Nicht tunAuf End-to-End-Tests vor dem Start verzichten | Stattdessen:Testen Sie alle wichtigen Abläufe für Gäste vollständig mit sämtlichen Raten- und Zahlungsoptionen |
| Nicht tunNur die IT in Integrationsprüfungen einbeziehen | Stattdessen:Beziehen Sie die Verantwortlichen aus Vertrieb, Front Office und IT in die Validierungsschritte ein |
| Nicht tunVeraltete oder allgemeine API-Zugangsdaten verwenden | Stattdessen:Stellen Sie sicher, dass alle Integrationen aktuell gültige und sichere Zugangsdaten verwenden |
| Nicht tunAnnehmen, dass die Systemstandards zu Ihrer Einrichtung passen | Stattdessen:Überprüfen Sie die Zuordnung von Zimmertypen, Zahlungsmethoden und Steuercodes doppelt |
| Nicht tunSich auf einmalige Schulungen verlassen | Stattdessen:Planen Sie vor und nach dem Start praxisnahe Schulungen und Auffrischungsschulungen nach Rolle |
| Nicht tunDie Dokumentation von Tests und Freigaben aufschieben | Stattdessen:Dokumentieren Sie alle Testergebnisse und holen Sie in jeder Phase die Bestätigung der Abteilungsleitung ein |
| Nicht tunAuf formelle Umfragen warten, um Feedback zu sammeln | Stattdessen:Fördern Sie tägliche Gespräche und Feedback von den Teams vor Ort |
| Nicht tunDas alte und das neue System zu lange parallel betreiben | Stattdessen:Schließen Sie die Umstellung ab, sobald die Daten- und Validierungsprüfungen beendet sind |
| Nicht tunDarauf vertrauen, dass das Gedächtnis Probleme nach dem Start erfasst | Stattdessen:Führen Sie ein aktuelles Protokoll über jedes aufgetretene Problem und verfolgen Sie es nach dem Start weiter |
Halten Sie Ihr Wissen über die Einführung auf dem neuesten Stand
Die Einführung einer Hotelmanagementsoftware ist eines der risikoreichsten Projekte, die Ihre Unterkunft in Angriff nehmen wird – und die besten GMs behandeln sie als fortlaufende Aufgabe, nicht als einmaliges Ereignis. Wenn Sie bei Hoteltechnologie, Tools und bewährten Verfahren im operativen Betrieb auf dem Laufenden bleiben möchten, abonnieren Sie den Newsletter von The Hotel GM, um aktuelle Anleitungen, Tool-Tests und Branchenneuigkeiten direkt in Ihrem Posteingang zu erhalten.

