Zapytania ofertowe hoteli: wygrywaj więcej przetargów w 2026 roku [+ darmowy szablon]

Jeśli kiedykolwiek przytłoczyła Cię liczba zapytań ofertowych dotyczących hoteli (RFP) lub frustrowały Cię niskie wskaźniki konwersji pomimo najlepszych starań Twojego zespołu, nie jesteś sam. Też przez to przechodziłem i wiem, ile czasu i energii wymaga przygotowanie każdej oferty, tylko po to, by wiele z nich nie przyniosło rezultatów. 

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w sprzedaży hotelowej i rezerwacjach grupowych dokładnie wiem, w którym miejscu proces się załamuje, a co ważniejsze — jak to naprawić. W tym poradniku pokażę Ci, jak usprawnić proces obsługi zapytań ofertowych, poprawić jakość odpowiedzi i ostatecznie zdobywać więcej klientów (a także pobrać bezpłatny szablon odpowiedzi, aby zaoszczędzić czas).

Czym jest hotelowe zapytanie ofertowe RFP (zapytanie ofertowe)?

Hotelowe zapytanie ofertowe RFP (zapytanie ofertowe) to dokument wysyłany przez firmy lub organizatorów, gdy potrzebują stawek grupowych, przestrzeni konferencyjnej lub zakwaterowania na wydarzenie. Zawiera najważniejsze informacje, takie jak liczba pokoi, daty i budżet, aby hotele mogły odpowiedzieć dopasowaną ofertą.

Jako menedżer obiektu hotelarskiego traktuję je jako punkt wyjścia do oceny, czy dobrze do siebie pasujemy i jak zaprezentować nasze mocne strony. Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe pomaga mi szybko i dokładnie odpowiedzieć, co zwiększa nasze szanse na zdobycie zlecenia.

Zapytania ofertowe RFP są powszechne w podróżach służbowych i przy organizacji wydarzeń, ponieważ usprawniają komunikację. Dzięki temu, że wszystko jest zapisane, obie strony od początku mają takie same informacje.

Dlaczego proces obsługi hotelowych zapytań ofertowych RFP jest ważny

Proces obsługi hotelowych zapytań ofertowych RFP jest ważny, ponieważ nadaje strukturę i przejrzystość obsłudze rezerwacji grupowych lub firmowych.

• Gwarantuje, że hotel i klient od początku mają takie same informacje.
• Oszczędza czas, gromadząc wszystkie wymagania w jednym miejscu zamiast w rozproszonych wiadomościach e-mail.
• Pomaga mi dokładnie ocenić dostępność, ceny i możliwości w zakresie obsługi.
• Zapewnia klientom spójny sposób porównywania ofert wielu hoteli.
• Minimalizuje nieporozumienia dzięki jasnemu udokumentowaniu oczekiwań.
• Zwiększa nasze szanse na zdobycie wartościowych zleceń, pozwalając nam podkreślić oferowane korzyści.
• Wspiera lepsze prognozowanie i planowanie po naszej stronie, szczególnie w przypadku obsługi grup.

Proces obsługi hotelowych zapytań ofertowych RFP: usprawnij i zoptymalizuj go, aby zdobywać więcej zleceń

Proces obsługi hotelowych zapytań ofertowych RFP wyznacza nam jasną drogę do zdobywania większej liczby klientów grupowych i firmowych. Prawidłowo przeprowadzony oszczędza wszystkim czas i stwarza podstawy do sprawnej współpracy. Oto moje podejście z perspektywy hotelu:

1. Określ wymagania hotelu

Zaczynamy od przeanalizowania najważniejszych potrzeb grupy: liczby pokoi, przestrzeni konferencyjnej, harmonogramu wydarzenia oraz wszelkich szczególnych preferencji, takich jak bliskość lotnisk lub atrakcji. Te podstawowe informacje pomagają nam ocenić, czy wydarzenie pasuje do naszego obiektu i czy możemy spełnić oczekiwania. Im bardziej precyzyjne jest początkowe zapytanie, tym szybciej możemy przejść do przygotowania zwycięskiej oferty.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Zachęcać zespół sprzedaży do wczesnego doprecyzowania wymagań i zadawania właściwych pytań uzupełniających. Upewnij się, że masz szablon formularza zgłoszeniowego lub listę kontrolną do gromadzenia najważniejszych informacji od organizatorów. Dobra organizacja na tym etapie daje organizatorom pewność, że z należytą starannością zajmiesz się ich wydarzeniem.

2. Znajdź odpowiednie hotele

Organizatorzy zazwyczaj korzystają z platform do obsługi zapytań ofertowych RFP, sieci agencji lub preferowanych dostawców. Dlatego niezwykle ważne jest, aby nasz hotel był łatwy do znalezienia i dobrze prezentował się w narzędziach do pozyskiwania ofert oraz kanałach zewnętrznych. Dbam o to, aby nasze treści były aktualne, profile zoptymalizowane, a zespół sprzedaży gotowy do szybkiej odpowiedzi.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Regularnie kontrolować swoją obecność w internecie, szczególnie w narzędziach do pozyskiwania ofert i portalach marki. Dbaj o aktualność zdjęć, dokładność specyfikacji przestrzeni konferencyjnej i widoczność opinii. Szybko odpowiadaj na zapytania ofertowe RFP i pokaż organizatorom, że jesteś gotowy do współpracy, a nie tylko do przedstawienia oferty.

3. Prześlij zapytania ofertowe RFP

Gdy otrzymujemy zapytanie ofertowe RFP, w pierwszej kolejności sprawdzamy, czy jest kompletne. Najważniejsze informacje, takie jak daty wydarzenia, liczba pokoi dla gości, układ sal konferencyjnych, potrzeby dotyczące jedzenia i napojów oraz założenia budżetowe, pozwalają nam ocenić wykonalność. Dobre zapytanie ofertowe RFP oznacza mniej dodatkowej korespondencji, szybszą realizację i większe szanse na zdobycie zlecenia.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Szkolić zespół sprzedaży w zakresie sprawnego wstępnego sortowania i kwalifikowania potencjalnych klientów. Korzystaj ze standardowej procedury operacyjnej (SOP) do weryfikowania zapytań ofertowych RFP i przydzielaj je na podstawie dopasowania oraz priorytetu. Szybka i przemyślana odpowiedź pokazuje, że szanujesz harmonogram organizatora, a to ma ogromne znaczenie.

4. Przeanalizuj oferty i negocjuj

Wiemy, że klienci analizują wiele ofert, dlatego koncentrujemy się na przejrzystości i wartości. Zawsze dbam o to, aby nasza odpowiedź była spersonalizowana, atrakcyjna cenowo i podkreślała, dlaczego nasz hotel najlepiej odpowiada potrzebom klienta. Podczas negocjacji szukam sposobów na zwiększenie wartości oferty bez zwykłego obniżania stawki.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Dać zespołowi przestrzeń do kreatywnego tworzenia ofert — warto myśleć szerzej niż tylko o obniżkach cen. Takie elementy jak udogodnienia powitalne, zameldowanie VIP lub zniesienie opłat mogą wyróżnić Twoją ofertę. Zachęcaj członków zespołu do jasnego komunikowania tych korzyści w ofertach.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Strategie negocjowania stawek i umów

Preferuję negocjacje z myślą o długoterminowej współpracy. Oferowanie elastycznych warunków umowy, dodatkowych korzyści, takich jak bezpłatne pokoje lub ulepszone Wi-Fi, a także jasna komunikacja budują zaufanie klienta. Takie działania pomagają nam zdobyć umowę, jednocześnie chroniąc nasze cele dotyczące przychodów i ograniczenia operacyjne.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Wspierać zespół sprzedaży za pomocą wcześniej zatwierdzonych możliwości negocjacyjnych, aby pracownicy nie musieli czekać na wewnętrzne zgody. Gdy wiedzą, co mogą zaoferować, mogą odpowiadać z pewnością siebie i szybciej finalizować transakcje.

6. Podpisanie umów

Po uzgodnieniu wszystkich szczegółów formalizujemy rezerwację za pomocą szczegółowej umowy. Obejmuje ona stawkę, liczbę pokoi, minimalne wartości zamówień dotyczących żywności i napojów oraz warunki związane z anulowaniem lub zmniejszeniem liczby uczestników. Dbam o to, aby obie strony miały jasność co do ustaleń i uniknęły późniejszych niespodzianek.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Współpracować z działem prawnym i finansowym w celu usprawnienia procesu zawierania umów. Ustandaryzowane warunki, narzędzia do podpisu elektronicznego i jasno określone ścieżki eskalacji pomagają przejść od ustnej zgody do podpisanej umowy bez opóźnień.

7. Dalszy kontakt i finalizacja szczegółów wydarzenia

Podpisanie umowy to dopiero początek współpracy. Wraz z moim zespołem utrzymujemy otwartą komunikację, dbając o każdy szczegół wydarzenia — od list zakwaterowania po potrzeby związane ze sprzętem audiowizualnym. Proaktywne podejście buduje zaufanie i pomaga zapewnić gościom bezbłędną obsługę.

Menedżerowie obiektów hotelarskich mogą: Wyznaczyć po podpisaniu umowy osobę kontaktową odpowiedzialną za realizację ustaleń. Należy regularnie kontaktować się z organizatorami wydarzeń i informować ich o postępach, a także zadbać o przekazanie informacji wszystkim działom hotelu. Sprawne przekazanie obowiązków z działu sprzedaży do działu operacyjnego sprawia, że klienci wracają.

Najczęstsze wyzwania związane z oceną zapytań ofertowych RFP hoteli

Ocena zapytań ofertowych RFP hoteli nie zawsze jest prosta, szczególnie gdy trzeba pogodzić potrzeby klienta z działalnością operacyjną hotelu i celami dotyczącymi przychodów. Z mojego doświadczenia wynika, że po stronie hotelu najczęściej spotykamy się z następującymi wyzwaniami:

Wyzwanie: Niekompletne lub niejasne zapytania ofertowe RFP

Gdy brakuje kluczowych szczegółów — takich jak budżet, dokładne daty lub wymagania dotyczące przestrzeni — proces ulega spowolnieniu. Często musimy zdobywać dodatkowe informacje tylko po to, aby sprawdzić, czy w ogóle możemy złożyć ofertę. Powoduje to opóźnienia i zwiększa ryzyko błędów.

Wyzwanie: Nierealistyczne oczekiwania

Czasami żądane stawki, ustępstwa lub gwarancje nie odpowiadają warunkom rynkowym. Jeśli klient porównuje nas z hotelami z zupełnie innych kategorii lub lokalizacji, trudno jest konkurować na równych zasadach. Zawsze staram się wyjaśnić klientowi, co jest realistyczne, nie wyceniając jednocześnie naszej oferty tak, aby wypadła z rywalizacji.

Wyzwanie: Duża liczba zapytań, niska konwersja

Otrzymujemy wiele zapytań ofertowych RFP, które nigdy nie przekształcają się w rezerwacje. Analiza każdego z nich i przygotowanie odpowiedzi wymagają czasu i wysiłku, dlatego frustrujące jest, gdy otrzymujemy niewiele informacji zwrotnych lub nie ma dalszych działań. Z tego powodu priorytetowo traktuję wartościowe zapytania i buduję relacje z organizatorami, którzy są naprawdę zainteresowani.

Wyzwanie: Krótkie terminy realizacji

Krótkie terminy są stałym wyzwaniem, szczególnie gdy jednocześnie zajmujemy się wieloma zapytaniami ofertowymi RFP. Szybkie odpowiedzi są ważne, ale nigdy nie chcę poświęcać dokładności ani pomijać istotnych warunków umowy tylko po to, aby dotrzymać terminu. Jasny i usprawniony proces pomaga nam zachować konkurencyjność bez działania w pośpiechu.

Wyzwanie: Porównywanie nieporównywalnych ofert

Każde zapytanie ofertowe RFP ma nieco inną strukturę, a nie wszyscy klienci korzystają ze standardowych formatów. Bez spójnych informacji trudno jest porównywać oferty lub podejmować uczciwe decyzje dotyczące cen. Właśnie wtedy dobra komunikacja i solidne szablony ofert naprawdę robią różnicę.

Szablon odpowiedzi hotelu na zapytanie ofertowe RFP [Bezpłatne pobranie]

Oto prosty i skuteczny szablon odpowiedzi hotelu na zapytanie ofertowe RFP, którego używam, odpowiadając organizatorom lub menedżerom ds. podróży służbowych. Uwzględnia wszystkie najważniejsze punkty i pomaga prowadzić rozmowę w jasny i profesjonalny sposób.

—

Temat: Oferta dotycząca [Nazwa wydarzenia/grupy] w [Nazwa hotelu]

Dzień dobry, [Imię organizatora],

Dziękuję za rozważenie [Nazwa hotelu] w związku z planowanym [wydarzeniem lub pobytem grupowym] odbywającym się od [data przyjazdu] do [data wyjazdu]. Na podstawie informacji zawartych w przesłanym zapytaniu ofertowym RFP przedstawiam poniżej naszą ofertę:

Informacje o hotelu
[Nazwa hotelu]
[Adres]
[Numer telefonu]
[Link do strony internetowej]

Dostępność
Z przyjemnością potwierdzamy dostępność w wybranych przez Państwa terminach.
Zameldowanie: [Data] | Wymeldowanie: [Data]
Blok pokoi: [Liczba pokoi na noc]
Przestrzeń konferencyjna/wydarzeniowa: [Lista sal i pojemności, jeśli dotyczy]

Stawki za pokoje
Pokój standardowy z łóżkiem typu king-size/dwoma łóżkami: $[Stawka] za noc + podatek
Stawka obejmuje: [Wi-Fi, śniadanie, parking itp.]

Przestrzeń konferencyjna i gastronomia (jeśli dotyczy)
[Szczegóły dotyczące dostępności sal konferencyjnych, konfiguracji, dołączonego sprzętu audiowizualnego, opcji cateringu i wartości minimalnych]

Świadczenia dodatkowe

• [1 bezpłatny pokój na 40 pokoi płatnych]
  
• [Parking w obniżonej cenie]
  
• [Bezpłatne Wi-Fi w pokojach gościnnych i przestrzeni konferencyjnej]
  
• [Wcześniejsze zameldowanie/późniejsze wymeldowanie w zależności od dostępności]
  

Warunki i postanowienia
Termin ostateczny dla rezerwacji grupowej: [Data]
Dopuszczalny poziom redukcji: [X]%
Polityka anulowania: [Krótkie podsumowanie]
Warunki płatności: [Wymagana zaliczka, termin płatności końcowej itp.]

Kolejne kroki
Daj mi proszę znać, jeśli chcesz przejść do dalszych działań lub potrzebujesz zmian, aby lepiej dopasować ofertę do potrzeb swojej grupy. Z przyjemnością umówię rozmowę lub zaproponuję prezentację obiektu.

Jeszcze raz dziękuję za tę możliwość. Z przyjemnością ugościmy Państwa grupę i czekamy na możliwość współpracy.

Z poważaniem,
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Nazwa hotelu]
[E-mail] | [Telefon]

—

Możesz pobrać kopię tego szablonu odpowiedzi hotelu na zapytanie ofertowe RFP na komputer lub Dysk Google. Użyj opcji Plik > Utwórz kopię lub Plik > Pobierz. 

Jak wygrywać więcej przetargów RFP: 10 wskazówek dla hoteli 

Wygrywanie większej liczby przetargów RFP sprowadza się do szybkości, trafności oferty i budowania relacji. Przez lata nauczyłem się, że najlepiej radzą sobie hotele, które traktują każde RFP jako szansę na udowodnienie swojej wartości, a nie tylko rywalizację ceną. Oto strategie, na których polegam, aby poprawiać współczynnik konwersji:

1. Nadaj priorytet napływającym zapytaniom RFP, aby szybciej odpowiadać

Czas zabija transakcje. Dbam o to, aby szybko sortować zapytania RFP, dzięki czemu możemy odpowiedzieć, gdy wciąż jesteśmy na pierwszym planie. Odpowiedź tego samego dnia często pozwala nam wyprzedzić konkurencję.

2. Personalizuj swoje oferty

Szablonowe odpowiedzi nie przynoszą nowych zleceń. Dostosowuję każdą ofertę do branży klienta, rodzaju wydarzenia i jego priorytetów. Kilka spersonalizowanych elementów znacznie pomaga w budowaniu zaufania.

3. Przedstaw wizję 

Dołączam materiały wizualne, takie jak plany pięter, zdjęcia wydarzeń, a nawet wcześniejsze studia przypadków dotyczące grup, aby pomóc klientom wyobrazić sobie ich wydarzenie u nas. Ludzie kupują emocjami, a nie tylko logiką. Im bardziej obrazowa oferta, tym większe prawdopodobieństwo, że wygramy.

4. Śledź dostęp klienta w czasie rzeczywistym & szybko reaguj

Jeśli wiem, kiedy klient otwiera naszą ofertę lub klika zawarte w niej linki, kontaktuję się z nim w odpowiednim momencie. Okno zainteresowania jest krótkie, a zaangażowanie robi różnicę. Narzędzia pokazujące aktywność w czasie rzeczywistym dają nam przewagę nad konkurencją.

5. Śledź wszystkie kontakty i ulepszaj przyszłe pozyskiwanie klientów

Prowadzimy szczegółową dokumentację każdego zapytania RFP, które wygrywamy lub przegrywamy, aby dostrzegać trendy. Pomaga nam to precyzyjnie dostosowywać ceny, określać nasz idealny segment klientów i unikać marnowania czasu na kontakty o niskim prawdopodobieństwie konwersji.

6. Szkol zespoły sprzedaży

Każdy członek zespołu sprzedaży powinien wiedzieć, co składa się na dobrą ofertę. Poświęcam czas na szkolenia i tworzenie szablonów, aby odpowiedzi były spójne, dokładne i zgodne z wizerunkiem marki. Skraca to również czas odpowiedzi i ogranicza liczbę błędów.

7. Utrzymuj biznes w swoim portfolio: przekazuj zapytania RFP siostrzanym obiektom

Jeśli nasz obiekt nie jest odpowiedni, przekazuję kontakt do siostrzanego hotelu. W ten sposób zatrzymujemy klienta w rodzinie marki i podtrzymujemy relację. Klienci doceniają przejrzystość i możliwość wyboru.

8. Miej na stronie internetowej podstronę dotyczącą grup i wydarzeń

Organizatorzy sprawdzają informacje, zanim wyślą zapytanie RFP. Dbam o to, aby nasza strona internetowa zawierała aktualne informacje dla grup, zdjęcia, plany pięter i referencje — buduje to zaufanie i poprawia jakość pozyskiwanych kontaktów.

9. Uwzględniaj odpowiednie studia przypadków i referencje

Dowody społeczne mają znaczenie. Lubię udostępniać krótkie studia przypadków lub cytaty zadowolonych organizatorów, aby poprzeć naszą ofertę. Dzięki temu klient czuje, że jest w dobrych rękach.

10. Inwestuj w technologie i oprogramowanie do obsługi hotelowych zapytań RFP

Narzędzia takie jak platformy do automatyzacji ofert przyspieszają i usprawniają cały proces. Ograniczają pracę ręczną i pomagają nam odpowiadać w bardziej przemyślany sposób. Na dzisiejszym rynku technologia nie jest opcją — stanowi przewagę nad konkurencją.

Technologie i oprogramowanie do obsługi hotelowych zapytań RFP

Oprogramowanie RFP dla hoteli pomaga usprawnić sposób, w jaki otrzymujemy zapytania grupowe i dotyczące wydarzeń, zarządzamy nimi oraz na nie odpowiadamy. Zamiast żonglować wiadomościami e-mail i arkuszami kalkulacyjnymi, otrzymujemy centralną platformę do śledzenia potencjalnych klientów, automatyzacji ofert i zachowania porządku. Cel jest prosty — zdobywać więcej klientów w krótszym czasie i popełniać mniej błędów.

Podstawowe funkcje: zarządzanie zgłoszeniami RFP i automatyzacja odpowiedzi

Platformy RFP dla hoteli zbierają przychodzące zapytania RFP i pozwalają nam szybko odpowiadać za pomocą spójnych, dokładnych ofert. Eliminują ręczne zadania, takie jak formatowanie, działania następcze i przypomnienia. Dla mnie oznacza to, że mogę bardziej skupić się na kliencie, a mniej na dokumentacji.

Najważniejsze funkcje RFP dla hoteli, które pomagają wygrywać więcej przetargów:

1. Szybkie ustalanie priorytetów odpowiedzi: Oprogramowanie sortuje zgłoszenia RFP i oznacza te o wysokim priorytecie, dzięki czemu nie tracimy potencjalnych klientów wymagających szybkiej reakcji. Szybka odpowiedź często daje nam przewagę nad konkurencją.
2. Spersonalizowane szablony ofert: Możemy tworzyć szablony zawierające elementy identyfikacji marki, informacje o pokojach, plany pięter i dodatkowe korzyści. Następnie dostosowujemy je do każdego klienta, aby pokazać, że dobrze przygotowaliśmy się do rozmowy.
3. Pulpity zarządzania RFP w czasie rzeczywistym: Te pulpity pokazują mi na bieżąco, co znajduje się w lejku sprzedażowym, kto nad czym pracuje i na jakim etapie znajduje się każda oferta. Pomaga nam to zachować porządek i uniknąć przeoczenia terminów.
4. Śledzenie potencjalnych klientów i analityka wyników: Mogę śledzić, które zapytania RFP prowadzą do konwersji i dlaczego, co pomaga nam dopracowywać nasze podejście. Dane te pomagają również w prognozowaniu i ulepszaniu przyszłych ofert.
5. Udostępnianie między obiektami w ramach portfolio marki: Jeśli jeden z naszych hoteli nie jest dostępny, możemy natychmiast udostępnić zapytanie RFP obiektom partnerskim. Dzięki temu potencjalny klient pozostaje w ramach marki, a klient otrzymuje więcej możliwości.

Możliwości integracji oprogramowania RFP dla hoteli

Warto szukać:

Integracja z PMS

Połączenie platformy RFP z naszym systemem zarządzania obiektem pomaga w zakresie dostępności, cen i kontroli zapasów dla grup. Dzięki temu wszystkie dane są zsynchronizowane i nie przedstawiamy stawek, których nie możemy zrealizować.

Integracja z CRM

Połączenie oprogramowania RFP z naszym CRM pomaga nam śledzić historię klienta, jego preferencje i wcześniejsze rezerwacje. Daje nam to kontekst potrzebny do spersonalizowania odpowiedzi i wzmacniania długoterminowych relacji.

Integracja z zarządzaniem wydarzeniami

Niektóre narzędzia RFP integrują się z platformami do zarządzania wydarzeniami hotelowymi, zapewniając pełny wgląd w proces — od przygotowania oferty po opinie po wydarzeniu. Oznacza to, że możemy koordynować bloki pokoi, przestrzeń konferencyjną, catering i AV w jednym miejscu. Korzyści z oprogramowania do zarządzania wydarzeniami obejmują zmniejszenie liczby błędów, poprawę komunikacji i zapewnienie płynniejszej obsługi gości.

Studium przypadku: przemyśl na nowo proces RFP w swoim hotelu

Duża grupa hoteli zauważyła, że ich wskaźniki wygranych RFP w segmencie spotkań i wydarzeń były bardzo niskie — zazwyczaj wynosiły od 5‑7 % w branży hotelarskiej, mimo że średnie wskaźniki wygranych RFP w różnych branżach są znacznie wyższe (≈ 44 %). 

Zespoły hotelowe informowały, że odpowiadały niemal na każde zapytanie RFP, bez większego ustalania priorytetów, co oznaczało poświęcanie dużej ilości czasu potencjalnym klientom, którzy prawdopodobnie nie dokonaliby konwersji. Opóźnienia w odpowiedziach, słabe dopasowanie do potrzeb organizatora i ogólne oferty utrudniały wyróżnienie się.

Przyjęta strategia i podjęte działania:

Przyjęcie bardziej opartej na danych strategii RFP:

• Zaczęto ustalać priorytety przychodzących zapytań RFP, w pierwszej kolejności oceniając, które z nich odpowiadały mocnym stronom obiektu, sezonowości i dostępności.
• Stworzono narzędzia i procesy do wczesnej oceny lub punktowania każdego zapytania RFP — pod kątem prawdopodobieństwa wygranej, potencjału przychodowego, zgodności z udogodnieniami obiektu, terminów itp.
• Oferty były staranniej dostosowywane: zawierały materiały wizualne, studia przypadków i wyróżniające propozycje wartości, a nie tylko informacje o stawkach. Skrócono również czas realizacji.
  

Rezultaty i wyniki: 

Mimo że wskaźniki wygranych w branży hotelarskiej pozostają niskie (5‑7%), hotele stosujące bardziej ukierunkowane i priorytetowe odpowiedzi na zapytania RFP odnotowały mierzalną poprawę liczby wygranych, szczególnie gdy odpowiadały jako pierwsze.

Zaoszczędziły również zasoby wewnętrzne, co przełożyło się na mniej czasu marnowanego na pozyskiwanie potencjalnych klientów o niskim prawdopodobieństwie konwersji. Ponadto poprawiły zdolność prognozowania wykorzystania bloków pokoi, przychodów z żywności i napojów itp., ponieważ odpowiadały tylko wtedy, gdy zapytanie RFP odpowiadało ich możliwościom i mocnym stronom.

Wskazówka eksperta: szybkość odpowiedzi ma znaczenie: jednym z elementów strategii było szybkie przechwytywanie zapytań RFP o wysokiej wartości, co często wiąże się z większą szansą na wygraną.

6 eksperckich wskazówek dotyczących RFP dla hoteli na podstawie studium przypadku i danych branżowych

1. Oceniaj napływające RFP: Stwórz prostą skalę ocen: na ile daty odpowiadają Twoim potrzebom (w porównaniu z okresami o mniejszym obłożeniu), wielkość grupy, budżet oraz to, jak dobrze oferta Twojego hotelu odpowiada wymaganiom zawartym w RFP. Odrzucaj oferty z niską oceną lub nadaj im niski priorytet, aby skupić wysiłki na tych najlepszych.
2. Odpowiadaj szybko, szczególnie w przypadku ofert o wysokim priorytecie: Szybkie odpowiedzi często decydują o wygranej na konkurencyjnym rynku. Nawet jeśli nie wygrasz, pozostawisz dobre wrażenie przed przyszłymi wydarzeniami. Korzystaj z szablonów i narzędzi, aby przyspieszyć odpowiedzi bez utraty jakości.
3. Dostosowuj oferty: Korzystaj ze studiów przypadku, odpowiednich materiałów wizualnych i odniesień do podobnych wydarzeń z przeszłości. Pokaż, co wyróżnia Twój obiekt w kontekście ich wydarzenia. Dzięki temu odróżnisz się od hoteli wysyłających ogólne oferty.
4. Gromadź dane dotyczące przegranych ofert: Zapisuj, dlaczego nie udało Ci się zdobyć konkretnych RFP: Czy decydowała cena? Lokalizacja? Udogodnienia? Przyczyny przegranych są równie przydatne jak wygrane w doskonaleniu przyszłych ofert.
5. Korzystaj z technologii i automatyzacji: Narzędzia do zarządzania RFP, które pomagają sortować i ustalać priorytety oraz śledzić zaangażowanie (np. wiedzieć, kiedy organizator otwiera ofertę lub wchodzi z nią w interakcję), zwiększają szanse na wygraną.
6. Szkol swój zespół:  Upewnij się, że działy sprzedaży, zarządzania przychodami i operacyjny są ze sobą zgrane. Każdy powinien rozumieć mocne strony Twojego hotelu, docelowe segmenty oraz możliwości negocjacyjne, które możesz zaoferować bez uszczerbku dla marży.

Jak inwestycja w strategię RFP się opłaca? Oto kilka przykładów, które zaobserwowałem: 

• Wyższe marże: Unikając transakcji o niskim zwrocie z inwestycji i kierując wysiłki tam, gdzie możesz wygrać na korzystnych warunkach, poprawiasz rentowność.
• Mniej zmarnowanego wysiłku: Bardziej efektywne wykorzystanie czasu zespołów sprzedaży i cateringu. Mniej godzin poświęconych na przygotowywanie ofert, które nie przynoszą rezultatów.
• Silniejsze relacje z nabywcami: Spersonalizowane, szybkie i dobrze uporządkowane oferty budują zaufanie. Może to prowadzić do powtarzalnej współpracy i rekomendacji.
• Wiarygodniejsze prognozowanie przychodów: Gdy lepiej rozumiesz, które RFP mają szansę zakończyć się sukcesem, a współczynnik konwersji jest bardziej stabilny, możesz inteligentniej planować obsadę, zapasy i działalność operacyjną.

Co dalej? 

Nie zapomnij przejrzeć pozostałych treści w witrynie, aby znaleźć więcej świetnych porad, szablonów i narzędzi dotyczących zarządzania hotelem. Ponadto zapisz się do newslettera The Hotel GM, aby otrzymywać eksperckie wskazówki prosto na swoją skrzynkę odbiorczą!