Oprogramowanie do zarządzania hotelem — zalety i wady: zanim kupisz

Oprogramowanie do zarządzania hotelem może uprościć codzienne operacje, usprawnić zarządzanie przychodami i pomóc hotelom zapewniać gościom bardziej spersonalizowane doświadczenia. Wiąże się jednak również z kosztami wdrożenia, ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa danych oraz koniecznością szkolenia personelu, co może wpływać na wyniki Twojego obiektu.

Wybór odpowiedniego systemu wymaga zrozumienia, jak te korzyści i wady wpływają na Twój zespół, budżet i doświadczenia gości. W tym przewodniku omówię najważniejsze zalety i wady oprogramowania do zarządzania hotelem, aby pomóc Ci zdecydować, czy jest to właściwa inwestycja dla Twojego obiektu.

Szybki przegląd: zalety i wady oprogramowania do zarządzania hotelem

Skorzystaj z tej tabeli, aby uzyskać klarowny obraz najważniejszych zalet i wad wdrożenia oprogramowania do zarządzania hotelem:

5 zalet oprogramowania do zarządzania hotelem

Oprogramowanie do zarządzania hotelem zapewnia pięć praktycznych korzyści — dotyczą one najważniejszych zadań wpływających na codzienne operacje, doświadczenia gości, przychody i koszty:

1. Usprawnione codzienne operacje i przepływy pracy

Gdy zespoły recepcji, służby pięter i rezerwacji pracują na jednej platformie, zadania, które wcześniej wymagały wielokrotnej koordynacji, są wykonywane automatycznie. Oznacza to mniej pominiętych przekazań, szybsze przygotowywanie pokoi i mniej czasu poświęcanego na sprawdzanie aktualnego statusu w różnych działach.

Pomyśl o intensywnej sobocie, gdy goście się wymeldowują. Cloudbeds automatyzuje takie przepływy pracy jak aktualizacje stawek, synchronizację kanałów, wiadomości do gości i rejestrowanie danych finansowych, dzięki czemu recepcja nie musi ręcznie przetwarzać każdego zadania. Mews stosuje podobne podejście w module obsługi pięter, gdzie przydzielanie pokoi, plany sprzątania, harmonogramy zmian i inspekcje są zarządzane automatycznie z wykorzystaniem danych PMS w czasie rzeczywistym i konfigurowalnych reguł. Oracle OPERA Cloud zapewnia dodatkowo wskazówki dla personelu recepcji wspierane przez AI, obejmujące przydzielanie pokoi, opisy stawek i instrukcje dla recepcji, które pomagają nowym członkom zespołu pracować poprawnie od pierwszego dnia. W przypadku wszystkich trzech systemów wspólnym mianownikiem jest ograniczenie liczby ręcznych czynności, które spowalniają pracę zespołu w okresach szczytowego obciążenia.

Oto codzienne przepływy pracy związane z operacjami, w których oprogramowanie do zarządzania hotelem zapewnia najbardziej zauważalną oszczędność czasu:

• Obsługa zameldowania i wymeldowania: Automatyzuj rejestrację przed przyjazdem, przydzielanie pokoi i generowanie rachunków, aby pracownicy recepcji poświęcali mniej czasu na wprowadzanie danych, a więcej na kontakt z gośćmi.
• Przydzielanie zadań służbie pięter: Automatycznie uruchamiaj przydzielanie sprzątania pokoi po potwierdzeniu wymeldowania, aktualizując status pokoju w czasie rzeczywistym, dzięki czemu recepcja zawsze wie, które pokoje są dostępne.
• Komunikacja między działami: Zastąp ręczne rozmowy przez radio i papierowe przekazywanie informacji automatycznymi alertami z oprogramowania do zarządzania zadaniami w hotelu, które powiadamiają właściwy zespół natychmiast po zarejestrowaniu prośby gościa.
• Synchronizacja kanałów i stawek: Przesyłaj aktualizacje dotyczące dostępności i stawek jednocześnie we wszystkich kanałach rezerwacji, eliminując ręczne aktualizacje prowadzące do nadrezerwacji i rozbieżności stawek.
• Raportowanie na koniec dnia: Automatycznie generuj raporty z audytu nocnego, uzgadniaj transakcje i zamykaj dzienne rozliczenia, ograniczając ręczną pracę związaną z uzgadnianiem, która zwykle wydłuża nocną zmianę.
• Przekazywanie zgłoszeń konserwacyjnych: Rejestruj problemy zgłaszane przez gości bezpośrednio w kolejce konserwacyjnej, wraz z numerem pokoju, poziomem priorytetu i sygnaturą czasową, aby nic nie umknęło podczas intensywnej zmiany.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Lepsze spersonalizowane doświadczenia gości

Gdy zespół zna preferencje gościa jeszcze przed jego przyjazdem, każda interakcja wydaje się przemyślana, a nie schematyczna. Oprogramowanie do zarządzania hotelem umożliwia to dzięki centralizacji historii pobytów, preferencji i danych dotyczących wydatków w profilach, z których pracownicy mogą faktycznie korzystać podczas intensywnej obsługi zameldowania.

Mews konsoliduje historię pobytów, preferencje i wydatki w jednym profilu gościa 360°, a funkcja Inteligentne wskazówki AI pokazuje kluczowe informacje, dzięki czemu każdy pracownik może spersonalizować pobyt bez przeszukiwania dokumentacji. Oracle OPERA Cloud idzie o krok dalej dzięki obsłudze gości i sprzedaży dodatkowej wspieranym przez AI, automatycznie generując spersonalizowane oferty, takie jak podwyższenie standardu pokoju i udogodnienia, bezpośrednio na ekranie rezerwacji podczas obsługi przed przyjazdem i zameldowania. Cloudbeds wspiera ten proces za pomocą profili marketingowych gości, które śledzą dane kontaktowe, historię pobytów i zaangażowanie w wiadomości e-mail, a także automatyczne wiadomości przed przyjazdem i po pobycie. Łącznie funkcje te pozwalają zespołowi przejść od obsługi reaktywnej do proaktywnej gościnności opartej na preferencjach.

Oto punkty kontaktu z danymi gościa, które należy rejestrować i wykorzystywać na poszczególnych etapach cyklu pobytu:

• Preferencje dotyczące pokoju i łóżka: Po każdym pobycie zapisuj preferowane piętro, typ pokoju, twardość poduszki i ustawienia temperatury, aby system mógł automatycznie przydzielić pasujące pokoje podczas kolejnych wizyt.
• Informacje o diecie i udogodnieniach: Rejestruj prośby zgłaszane podczas pobytu, takie jak informacje o alergiach, preferencje dotyczące minibaru czy rezerwacje w spa, bezpośrednio w profilu gościa, aby każdy dział miał do nich dostęp bez dodatkowego instruktażu.
• Preferowane kanały komunikacji: Śledź, czy gość odpowiada na wiadomości e-mail, SMS czy wiadomości w aplikacji, a następnie kieruj komunikację przed przyjazdem i po pobycie przez kanał, który faktycznie otwiera.
• Informacje o szczególnych okazjach: Zapisuj daty urodzin, rocznic i informacje o uroczystościach podczas rezerwacji, aby automatyczne alerty pojawiły się przed zameldowaniem i dały pracownikom czas na przygotowanie miłego gestu bez działania w ostatniej chwili.
• Historia wydatków według kategorii: Analizuj, co gość kupował podczas poprzednich pobytów — posiłki, usługi spa, podwyższenia standardu pokoju — i wykorzystuj ten wzorzec do uruchamiania odpowiednich ofert we właściwym momencie podczas kolejnej wizyty.
• Znaczniki opinii po pobycie: Łącz odpowiedzi z ankiet i wydźwięk opinii z profilem gościa, aby zespół mógł odnieść się do konkretnej skargi lub wzmocnić pozytywne doświadczenie przy kolejnej rezerwacji tego gościa.

3. Inteligentniejsze zarządzanie przychodami i dynamiczne ceny

Ręczne ustalanie stawek za pokoje oznacza ciągłe reagowanie — oprogramowanie do zarządzania hotelem pozwala dostosowywać ceny do rynku, zanim przychody zaczną spadać. Zamiast polegać na intuicji lub średnich z ubiegłego roku, stawki są automatycznie dostosowywane na podstawie sygnałów dotyczących popytu w czasie rzeczywistym, cen konkurencji i trendów obłożenia.

Cloudbeds Revenue Intelligence wykorzystuje przyczynową AI do prognozowania popytu z wyprzedzeniem do 90 dni z dokładnością do 95%, automatyzując decyzje dotyczące stawek, których ręczne przygotowanie zajęłoby menedżerowi ds. przychodów wiele godzin. Mews RMS, działający w oparciu o Atomize, stosuje podobne podejście — jego silnik cenowy oparty na AI ogranicza ręczną pracę związaną z ustalaniem cen o 20–30 godzin miesięcznie na każdego menedżera ds. przychodów. Oracle OPERA Cloud obsługuje ten proces za pomocą funkcji Dynamiczne stawki bazowe, która automatycznie oblicza i wyświetla ceny pochodne podczas wyszukiwania dostępnych stawek, dzięki czemu pracownicy recepcji zawsze podają właściwą cenę bez sprawdzania osobnego systemu.

Oto kroki konfiguracji reguł dynamicznego ustalania cen przed uruchomieniem systemu:

1. Ustal dolny próg stawki bazowej: Określ minimalną stawkę, którą zaakceptujesz dla każdego typu pokoju, na podstawie kosztu przypadającego na zajęty pokój. Zapobiega to automatyzacji stawek poniżej progów rentowności w okresach niskiego popytu.
2. Odwzoruj kalendarz popytu: Wprowadź lokalne wydarzenia, święta państwowe, przerwy szkolne i okresy szczytowego ruchu turystycznego, aby silnik cenowy od początku traktował te daty jako sygnały wysokiego popytu.
3. Określ przedziały korekty stawek: Ustal górne i dolne limity tego, jak bardzo automatyczne ustalanie cen może odbiegać od stawki bazowej. Dzięki temu ceny pozostaną konkurencyjne, a system nie będzie przesuwał ich do przedziałów, które mogą dezorientować powracających gości.
4. Skonfiguruj dane o stawkach konkurencji: Połącz system z danymi z monitoringu stawek, aby uwzględniał ceny pobierane przez porównywalne obiekty. Bez tego ceny będą ustalane wyłącznie na podstawie wewnętrznych sygnałów dotyczących obłożenia.
5. Ustaw wyzwalacze oparte na obłożeniu: Zbuduj reguły, które automatycznie podniosą stawki, gdy obłożenie przekroczy określony próg — na przykład 70%, 85% i 95% — aby uzyskiwać stawki premium w miarę zmniejszania się dostępności.
6. Przeglądaj prognozy co tydzień: Dynamiczne ustalanie cen działa najlepiej, gdy regularnie sprawdzasz generowane przez AI prognozy popytu i dostosowujesz reguły do nadchodzących wydarzeń, których system nie oznaczył automatycznie.
7. Analizuj wyniki stawek co miesiąc: Porównuj rzeczywisty RevPAR z prognozą, aby identyfikować okresy, w których automatyczne ustalanie cen zawyżyło lub zaniżyło stawki względem rynku, a następnie udoskonalaj reguły na kolejny cykl.

4. Praktyczne raportowanie i analityka w czasie rzeczywistym

Gdy Twój zespół może zobaczyć, co dzieje się w obiekcie w tej chwili — a nie wczoraj — może naprawiać luki w cenach, nierównowagę w obsadzie i problemy z tempem rezerwacji, zanim zaczną generować straty przychodów. To przejście od opóźnionych raportów do danych na żywo pokazuje, dlaczego oprogramowanie do zarządzania hotelem jest tak wartościowe.

Cloudbeds Insights zapewnia menedżerom ds. przychodów i dyrektorom generalnym wgląd w czasie rzeczywistym w obłożenie, ADR, RevPAR, wyniki kanałów i tempo rezerwacji — wszystko w jednym pulpicie. Możesz przejść od podsumowującego wskaźnika bezpośrednio do poszczególnych rezerwacji, co skraca czas uzgadniania danych o całe godziny. Mews BI oferuje konfigurowalne pulpity z funkcją przeciągania i upuszczania oraz zaplanowane raporty, dzięki czemu kierownicy działów otrzymują właściwe KPI bez konieczności ręcznego uruchamiania raportów. Oracle OPERA Cloud Reporting and Analytics gromadzi w czasie rzeczywistym dane dotyczące działalności operacyjnej, przychodów, sprzedaży i cateringu, oferując wielopoziomową analizę — od poszczególnych działów po całą grupę hotelową.

Oto najważniejsze wskaźniki raportowania, które należy monitorować codziennie, wraz z działaniem, jakie powinien wywołać każdy z tych sygnałów:

5. Mniejsze koszty pracy i operacyjne

Automatyzacja powtarzalnych zadań recepcji, rozliczeń i służby pięter oznacza, że Twój zespół może wykonać więcej pracy przy mniejszej liczbie osób na zmianie. To bezpośrednio wpływa na budżet pracy, bez obniżania jakości obsługi.

Według Cloudbeds jego system zarządzania obiektem może zautomatyzować nawet 80% pracy manualnej, pomagając zespołom hotelowym poświęcać mniej czasu na powtarzalne zadania administracyjne. Mews obsługuje również automatyzację codziennych operacji i zarządzania przychodami, podczas gdy Oracle OPERA Cloud centralizuje funkcje recepcji. Możliwości te mogą ograniczyć rutynowe obciążenie pracą i pozwolić personelowi skupić się w większym stopniu na obowiązkach związanych z bezpośrednią obsługą gości.

Zwłaszcza w mniejszych obiektach taka oszczędność czasu może ograniczyć obciążenie pracą administracyjną i pozwolić personelowi poświęcać więcej czasu na bezpośrednią obsługę gości zamiast na powtarzalne zadania zaplecza.

Oto zadania związane z obsługą recepcji, utrzymaniem porządku oraz pracą zaplecza, które należy zautomatyzować w pierwszej kolejności, dążąc do obniżenia kosztów pracy:

• Rejestracja przed przyjazdem: Zautomatyzuj zbieranie danych z dokumentów tożsamości gości, pobieranie płatności i przydzielanie pokoi przed przyjazdem, aby zameldowanie trwało kilka sekund zamiast kilku minut na gościa.
• Generowanie rachunków i rozliczenia: Pozwól systemowi automatycznie zestawiać opłaty, naliczać podatki i generować faktury podczas wymeldowania, skracając czas ręcznego uzgadniania danych, którym zajmuje się recepcja pod koniec zmiany.
• Sekwencje wiadomości dla gości: Skonfiguruj automatyczne wiadomości wysyłane przed przyjazdem, podczas pobytu i po jego zakończeniu, uruchamiane na podstawie statusu rezerwacji, aby Twój zespół nie musiał przez cały dzień tworzyć i wysyłać pojedynczych wiadomości e-mail.
• Aktualizacje statusu pokoi: Połącz bezpośrednio ukończenie zadań przez personel sprzątający z dostępnością pokoi w recepcji w czasie rzeczywistym, eliminując rozmowy przez radio i sprawdzanie statusu, które rozpraszają uwagę zespołu w godzinach największego natężenia wymeldowań.
• Przetwarzanie audytu nocnego: Zautomatyzuj codzienne uzgadnianie transakcji, generowanie raportów i zamykanie kont, aby nocna zmiana mogła skupić się na potrzebach gości zamiast na ręcznej pracy księgowej.
• Propozycje dodatkowych usług i podwyższenia standardu: Uruchamiaj automatyczne oferty podwyższenia standardu oraz propozycje usług dodatkowych podczas rezerwacji i przed przyjazdem, zamiast polegać na tym, że pracownicy recepcji zapamiętają je i ręcznie przedstawią podczas zameldowania.
• Kierowanie zgłoszeń konserwacyjnych: Automatycznie rejestruj i przydzielaj zgłoszenia konserwacyjne, gdy gość zgłosi problem, aby zespół techniczny otrzymywał uporządkowane według priorytetu zlecenia z oznaczeniem czasu, bez pośrednictwa koordynatora.

4 wady oprogramowania do zarządzania hotelem

Choć oprogramowanie do zarządzania hotelem przynosi realne korzyści, wiąże się również z potencjalnymi wadami, które warto mieć na uwadze:

1. Wysokie koszty wdrożenia i bieżącego utrzymania

Uruchomienie oprogramowania do zarządzania hotelem kosztuje więcej, niż zakłada budżet większości obiektów, a bieżące opłaty mogą po cichu obniżać marże, jeśli nie monitorujesz całkowitego kosztu posiadania. Ceny chmurowych systemów zarządzania obiektem zazwyczaj naliczane są za pokój miesięcznie i wynoszą od około $3–$8 w segmencie budżetowym do $15–$25+ na poziomie premium i korporacyjnym. Jednorazowe opłaty wdrożeniowe mogą zwiększyć koszty o $1,000–$10,000+ w zależności od złożoności.

Platformy korporacyjne mają tendencję do dalszego zwiększania tych kosztów. Całkowity koszt posiadania Oracle OPERA Cloud obejmuje licencjonowanie, wdrożenie, moduły zewnętrzne, szkolenia i koszty infrastruktury IT — wydatki, które szybko się sumują w przypadku niezależnych obiektów. Cloudbeds przeciwdziała temu, łącząc natywnie menedżera kanałów, silnik rezerwacji, narzędzia do zarządzania przychodami i funkcje obsługi gości w ramach jednej subskrypcji, bez ukrytych opłat. Mews ustala ceny za pokój, deklarując okres zwrotu wynoszący zaledwie siedem miesięcy.

Przed podpisaniem umowy wykonaj poniższe kroki, aby dokładnie zweryfikować całkowity koszt posiadania:

1. Oblicz miesięczny koszt przypadający na pokój: Podziel pełny roczny koszt subskrypcji przez liczbę pokoi i 12 miesięcy. Ta jedna wartość ułatwia porównywanie platform na równych zasadach oraz zestawienie ich ze wskaźnikiem RevPAR.
2. Wymień wszystkie dodatki nieuwzględnione w podstawowym planie: Poproś dostawcę o wyszczególnienie funkcji — zarządzania kanałami, narzędzi do zarządzania przychodami, komunikacji z gośćmi i raportowania — które wymagają osobnego modułu lub opłaty. Dodaj te koszty do wartości bazowej przed porównaniem ofert.
3. Poproś o szczegółową wycenę wdrożenia: Uzyskaj rozbicie kosztów konfiguracji, migracji danych, sprzętu i szkoleń na poszczególne pozycje. Zbiorcze wyceny wdrożenia często ukrywają, gdzie koncentrują się największe opłaty.
4. Negocjuj wdrożenie etapowe: Zamiast płacić pełne koszty wdrożenia z góry, dąż do wdrożenia etapowego, które rozłoży opłaty na kolejne kwartały. Da to również Twojemu zespołowi czas na sprawdzenie systemu, zanim zostaniecie związani pełną umową.
5. Uwzględnij budżet szkoleniowy od pierwszego dnia: Wlicz czas szkoleń pracowników do modelu kosztów jako koszt pracy, a nie tylko jednorazową opłatę. Niedoszacowanie tego elementu jest jednym z najczęstszych powodów przekroczenia budżetu wdrożenia.
6. Ustal termin przeglądu umowy przed jej podpisaniem: Zaplanuj audyt kosztów po sześciu i dwunastu miesiącach, aby porównać rzeczywiste wykorzystanie z tym, za co płacisz. Nieużywane moduły są bezpośrednim źródłem możliwych do uniknięcia wydatków.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe zestawienie opłat abonamentowych, kosztów wdrożenia i potencjalnych dodatków, zapoznaj się z moim przewodnikiem po cenach oprogramowania do zarządzania hotelem, aby oszacować całkowitą inwestycję wymaganą w przypadku Twojego obiektu.

2. Przestoje systemu zakłócają działanie hotelu

Gdy Twój PMS przestaje działać, personel recepcji może stracić dostęp do rezerwacji, kolejki zameldowania mogą się wydłużać, a przetwarzanie płatności może zostać zakłócone. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym w 2022 roku przez Enterprise Management Associates i BigPanda, awarie IT kosztują firmy średnio 12 913 USD za minutę. Chociaż ta kwota nie dotyczy konkretnie hoteli, pokazuje, dlaczego niezawodność systemu i planowanie na wypadek przestojów mają znaczenie przy wyborze oprogramowania do zarządzania hotelem.

Ryzyko jest największe w okresach szczytowego obłożenia. Wyprzedany weekend przy niedziałającym PMS oznacza ręczne zameldowania, sfrustrowanych gości oraz brak bieżących danych dla działu sprzątania i rozliczeń. Umowa SLA gwarantująca dostępność na poziomie 99,9% nadal oznacza około 44 minut przestoju miesięcznie. Cloudbeds przeciwdziała temu, zapewniając udokumentowaną dostępność na poziomie ponad 99,95%, podczas gdy Mews zobowiązuje się do dostępności na poziomie 99,9% w ramach SLA. Oracle OPERA Cloud ogranicza ryzyko dzięki funkcji trybu bez połączenia, umożliwiając pracownikom recepcji dalsze lokalne przetwarzanie zameldowań w przypadku utraty połączenia.

Skorzystaj z tej tabeli, aby przygotować zespół na każdy scenariusz przestoju, zanim do niego dojdzie:

3. Zwiększone ryzyko dotyczące bezpieczeństwa danych gości

Centralizacja rezerwacji, danych płatniczych i profili gości na jednej platformie sprawia, że oprogramowanie do zarządzania hotelem może stać się celem cyberataków. Zgodnie z raportem Trustwave z 2023 roku dotyczącym cyberbezpieczeństwa w branży hotelarskiej, niemal 31% organizacji z branży hotelarskiej zgłosiło w swojej historii naruszenie bezpieczeństwa danych, a średni koszt takiego naruszenia wyniósł około 3,4 miliona USD. Wyniki te podkreślają znaczenie ochrony poufnych informacji gości za pomocą kontroli dostępu, szyfrowania i regularnych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa.

Zespół recepcji codziennie przetwarza skany paszportów, dane kart kredytowych i osobiste preferencje gości — wszystkie te informacje przepływają przez systemy, które muszą jednocześnie spełniać standardy PCI DSS i RODO. Dostawcy oferują skuteczne zabezpieczenia. Cloudbeds chroni dane dzięki infrastrukturze opartej na AWS, szyfrowaniu TLS/SSL i całodobowemu monitorowaniu, a także posiada certyfikat PCI DSS poziomu 1. Mews przestrzega globalnych standardów, w tym ISO 27001, SOC 2, PCI DSS i RODO, oraz obsługuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe i logowanie za pomocą klucza dostępu, aby ograniczyć ryzyko związane ze współdzielonymi danymi uwierzytelniającymi. Oracle OPERA Cloud domyślnie szyfruje wszystkie poufne dane posiadaczy kart przechowywane w swojej bazie danych. Mimo to to praktyki kontroli dostępu i szkolenia personelu decydują o tym, czy te zabezpieczenia będą skuteczne.

Wykorzystaj te praktyki, aby zmniejszyć podatność swojego PMS na naruszenie bezpieczeństwa danych, zanim do niego dojdzie:

• Wymuś kontrolę dostępu opartą na rolach: Przydzielaj uprawnienia do systemu na podstawie zakresu obowiązków, a nie stażu pracy. Kierownik działu utrzymania czystości nie potrzebuje dostępu do danych rozliczeniowych, a pracownik recepcji nie powinien mieć dostępu na poziomie administratora do profili gości.
• Wymagaj uwierzytelniania dwuskładnikowego od wszystkich użytkowników: Logowanie za pomocą pojedynczego hasła to najłatwiejsza do uniknięcia luka w zabezpieczeniach. Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego konta pracownika, w tym pracowników sezonowych i zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.
• Sprawdzaj konta użytkowników przy każdej zmianie w zespole: Natychmiast dezaktywuj dane uwierzytelniające, gdy pracownik odchodzi z firmy lub zmienia stanowisko. Nieaktywne konta z aktywnymi uprawnieniami są częstym i możliwym do uniknięcia punktem wejścia dla nieuprawnionego dostępu.
• Przeprowadzaj kwartalne przeglądy dostępu: Co kwartał pobieraj pełny raport uprawnień użytkowników i sprawdzaj, czy każde aktywne konto nadal odpowiada aktualnej roli jego właściciela. Bez formalnego przeglądu uprawnienia z czasem mają tendencję do kumulowania się.
• Szkol pracowników w rozpoznawaniu prób phishingu: Większość naruszeń bezpieczeństwa w branży hotelarskiej zaczyna się od przejęcia danych uwierzytelniających, a nie od technicznego wykorzystania luki. Regularnie organizuj szkolenia z rozpoznawania phishingu, dostosowane do scenariuszy związanych z recepcją i rezerwacjami.
• Potwierdź u dostawcy miejsce przechowywania danych oraz warunki powiadamiania o naruszeniach: Przed podpisaniem umowy sprawdź, gdzie przechowywane są dane gości, jakie jurysdykcje mają do nich zastosowanie oraz w jakim terminie dostawca jest umownie zobowiązany powiadomić Cię o naruszeniu. Warunki te znacznie różnią się między poszczególnymi platformami.
• Ograniczaj dostęp integracji zewnętrznych: Każde zintegrowane narzędzie — aplikacje do sprzedaży dodatkowych usług, platformy z opiniami czy systemy rezerwacji usług spa — może być potencjalnym punktem dostępu. Sprawdzaj, które integracje przechowują dane gości, i anuluj wszystkie połączenia, z których obecnie aktywnie nie korzystasz.

4. Duże wymagania dotyczące nauki obsługi i szkoleń pracowników

Przyzwyczajenie zespołu do nowego systemu PMS może potrwać dłużej, niż się spodziewasz, zwłaszcza gdy pracownicy mają różne zakresy obowiązków i różne doświadczenie techniczne. Zgodnie z raportem Cloudbeds na temat doświadczeń użytkowników systemów PMS, 52,2% menedżerów oszacowało, że pracownicy recepcji potrzebują od czterech miesięcy do trzech lat, aby poczuć się pewnie podczas korzystania z systemu PMS. W hotelach, w których często zmienia się personel, te krzywe uczenia się sprawiają, że szczególnie ważne są uporządkowane wdrożenie i ciągłe szkolenia.

Pracownicy recepcji, osoby zajmujące się utrzymaniem czystości i audytorzy nocni korzystają z systemu w różny sposób. Każda rola wymaga ukierunkowanego instruktażu, a nie jednej sesji dla wszystkich. Dostawcy uwzględniają tę potrzebę. Mews University oferuje samodzielne, cyfrowe szkolenia oparte na rolach, które pomagają szybko przygotować pracowników do pracy. Klienci Cloudbeds zazwyczaj uruchamiają system w zaledwie trzy tygodnie, korzystając ze wsparcia w postaci prowadzonego wdrożenia i elastycznych opcji migracji danych. Oracle OPERA Cloud udostępnia uporządkowane cyfrowe ścieżki nauki za pośrednictwem Oracle Hospitality Digital Learning, obejmujące zarządzanie obiektem, konfigurację i moduły lojalnościowe dopasowane do poszczególnych ról.

Skorzystaj z tego procesu, aby stworzyć program szkoleniowy, który sprawdzi się nawet przy dużej rotacji pracowników:

1. Dopasuj szkolenie do każdej roli: Dokładnie określ, z których funkcji systemu każda rola korzysta codziennie, i przygotuj osobne listy kontrolne szkoleń dla pracowników recepcji, osób zajmujących się utrzymaniem czystości i audytorów nocnych. Jedna ogólna sesja pozostawia luki, które ujawniają się w okresach największego obłożenia.
2. Szkol na rzeczywistych scenariuszach, a nie na funkcjach: Przeprowadzaj nowych pracowników przez rzeczywiste procesy zameldowania, korekty folio i aktualizacje statusu pokoi zamiast pokazywać im menu. Ćwiczenia oparte na scenariuszach skracają czas potrzebny do samodzielnego rozpoczęcia pracy.
3. Nagrywaj krótkie filmy instruktażowe dotyczące poszczególnych zadań: Twórz dwu- lub trzyminutowe nagrania ekranu dla dziesięciu najczęstszych zadań wykonywanych przez każdą rolę. Pracownicy mogą oglądać je ponownie w razie potrzeby, bez odciągania kierownika od pracy na obiekcie.
4. Wyznacz osobę odpowiedzialną za system na każdą zmianę: Wybierz na każdej zmianie jednego doświadczonego członka zespołu, do którego można zwracać się z pytaniami dotyczącymi systemu. Ogranicza to liczbę błędów w okresie nauki i zmniejsza obciążenie kierownictwa podczas wdrażania pracowników.
5. Przygotuj 30-dniową listę kontrolną kompetencji: Określ, które zadania nowy pracownik powinien być w stanie wykonywać samodzielnie do 7., 14. i 30. dnia pracy. Uporządkowane kamienie milowe ułatwiają wykrycie osób, które potrzebują dodatkowego wsparcia, zanim luka w wiedzy wpłynie na gości.
6. Odświeżaj szkolenia po każdej większej aktualizacji: W ciągu dwóch tygodni od każdej aktualizacji systemu, która zmienia podstawowy przebieg pracy, zaplanuj krótkie szkolenie przypominające dla zespołu. Pominięcie tego kroku to jeden z najszybszych sposobów na zmarnowanie zainwestowanych już środków w szkolenia.

Kiedy oprogramowanie do zarządzania hotelem jest odpowiednie dla Ciebie?

Przed wyborem platformy zapoznaj się z informacjami o tym, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania hotelem, uwzględniając wielkość obiektu, codzienne działania, potrzeby integracji oraz wymagania dotyczące personelu. Pomoże Ci to określić, które funkcje są najważniejsze, zanim zaczniesz oceniać dostawców.

Oprogramowanie do zarządzania hotelem może usprawnić codzienne działania dzięki szybszym zameldowaniom, inteligentniejszemu ustalaniu cen i ograniczeniu pracy ręcznej w poszczególnych działach. Jednak koszty wdrożenia, obowiązki związane z bezpieczeństwem danych oraz wymagania dotyczące szkolenia personelu mogą utrudniać jego przyjęcie. Korzyści często stają się bardziej widoczne, gdy zespoły przyzwyczają się do systemu, natomiast początkowa konfiguracja i szkolenia wymagają starannego planowania. Jeśli w Twoim obiekcie występują problemy z ręcznymi procesami lub niespójną obsługą gości, warto rozważyć oprogramowanie do zarządzania hotelem — pod warunkiem że masz budżet i zasoby niezbędne do przeprowadzenia skutecznego wdrożenia.

Skorzystaj z tej tabeli, aby ocenić, czy oprogramowanie do zarządzania hotelem odpowiada obecnej sytuacji Twojego obiektu — czy też lepszym wyborem będzie inne rozwiązanie:

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania hotelem warte rozważenia

Oto moja lista najlepszych rozwiązań do zarządzania hotelem:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Click Maint CMMS — Najlepsze rozwiązanie do utrzymania hoteli
2. 2. roommaster — Najlepszy do integrowania rezerwacji ze strony internetowej i OTA na jednej platformie
3. 3. Mews — Najlepsze do automatyzacji operacji hotelowych
4. 4. Lodgify — Najlepsze rozwiązanie do rezerwacji bezpośrednich za pośrednictwem spersonalizowanych stron internetowych
5. 5. WebRezPro — Najlepszy dla elastyczności w przypadku różnorodnych typów obiektów noclegowych
6. 6. innRoad — Najlepszy do zarządzania w chmurze z kompleksowym zestawem narzędzi
7. 7. RMS — Najlepsze rozwiązanie do zwiększania przychodów dzięki dynamicznemu ustalaniu cen
8. 8. HotelFriend — Najlepszy do zapewniania bezproblemowego cyfrowego doświadczenia gościa i automatyzacji operacyjnej
9. 9. SiteMinder — Najlepsze rozwiązanie do maksymalizowania widoczności online i obłożenia
10. 10. Little Hotelier — Najlepszy dla małych obiektów z wielkimi ambicjami

Wybierz oprogramowanie do zarządzania hotelem dopasowane do Twojego obiektu

Zrozumienie zalet i wad oprogramowania do zarządzania hotelem to dopiero pierwszy krok. Przed dokonaniem inwestycji weź pod uwagę wielkość obiektu, budżet, codzienne procesy pracy oraz wymagania dotyczące integracji. Przeczytaj mój poradnik jak wybrać oprogramowanie do zarządzania hotelem, aby określić najważniejsze funkcje i podjąć bardziej świadomą decyzję.