Hotellikiinteistön hallintaohjelmiston käytön opettelu on nopein tapa ottaa vastaanotto, varaukset ja huonetoiminnot hallintaan yhdestä paikasta. Useimmat hotellit ottavat järjestelmän käyttöön ilman selkeää suunnitelmaa ja maksavat siitä menetettyinä varauksina, laskutusvirheinä ja turhautuneena henkilöstönä.
Käyn kanssasi läpi viisi käytännöllistä vaihetta järjestelmän määrittämiseen, varausten hallintaan, maksujen yhdistämiseen ja tiimisi kouluttamiseen. Noudata tätä opasta, niin käytössäsi on toimiva päivittäinen työnkulku – ei vain päälle kytketty järjestelmä.
Parhaan hotellikiinteistön hallintaohjelmiston valinta
Oikea hotellien PMS-järjestelmä vaikuttaa toimintasi jokaiseen osa-alueeseen, joten arviointikriteereillä on merkitystä. Pidä seuraavat näkökohdat mielessä vertaillessasi vaihtoehtoja:
Jakelukanavien hallintajärjestelmän integrointi: PMS-järjestelmän tulisi muodostaa suora yhteys varauskoneisiin ja OTA-kanaviin, jotta saatavuus ja hinnat pysyvät synkronoituina reaaliajassa. Näin vältetään ylivaraukset ja hintojen manuaaliset päivitykset eri alustoilla.
Pilvi- vai paikallinen arkkitehtuuri: Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat tiimillesi etäkäytön ja automaattiset päivitykset sekä pienemmät IT-infrastruktuurikustannukset, mikä on erityisen tärkeää kiinteistöille, joilla ei ole omaa teknistä henkilöstöä.
Tulonhallintaominaisuudet: Etsi sisäänrakennettuja tai tiiviisti integroituja dynaamisen hinnoittelun työkaluja, jotka säätävät hintoja käyttöasteen, kausivaihtelun ja paikallisen kysynnän perusteella – eivätkä tarjoa vain staattista hintataulukkoa, jota sinun on päivitettävä itse.
Avoin API ja kolmansien osapuolten integraatiot: PMS-järjestelmän on pystyttävä muodostamaan yhteys kiinteistöäsi jo hallinnoiviin työkaluihin, kuten POS-järjestelmiin, CRM-alustoihin ja älylukkolaitteisiin, ilman kallista räätälöityä kehitystyötä.
Skaalautuvuus kiinteistön kasvua varten: Jos aiot lisätä huonetyyppejä, hintasuunnitelmia tai uusia kiinteistöjä, PMS-järjestelmän tulisi käsitellä laajentuminen ilman koko alustan vaihtamista.
Asiakastuki ja käyttöönotto ympäri vuorokauden: Majoitusala toimii ympäri vuorokauden, joten toimittaja, joka tarjoaa tukea vain toimistoaikoina, aiheuttaa todellisen toiminnallisen riskin yövuorojen, ruuhkahuippujen ja järjestelmäkatkosten aikana.
Vaiheittainen opas hotellikiinteistön hallintaohjelmiston käyttöön
Aloita kiinteistösi asetuksista ja yhdistä sen jälkeen varaukset, maksut, huonetoiminnot ja henkilöstön työnkulut tässä järjestyksessä. Näin tiimillesi muodostuu luotettava toiminnallinen perusta ennen päivittäisten varausten ja vieraspyyntöjen käsittelyä:
Have an account? Log In
1. Määritä kiinteistösi, huonetyypit ja hintasuunnitelmat
Määrittämisvaiheessa PMS-järjestelmästä tulee käyttökelpoinen. Aloita syöttämällä tarkat tiedot huonevarannostasi, mukaan lukien huonenumerot, kategoriat, vuodepaikkatyypit, kerrokset ja huoneiden erityisominaisuudet. Rakenna sitten hinnoittelurakenteesi siten, että BAR toimii perustana, ja lisää sen jälkeen paketit, yrityshinnat, rajoitukset, verot ja peruutusehdot.
Määritä myös käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet tässä vaiheessa. Ennen OTA-kanavien tai muiden jakelukanavien yhdistämistä tee esimerkkivarauksia varmistaaksesi, että huoneiden saatavuus, hinnat, verot ja maksut lasketaan oikein.
Vältä yleisimmät määritysvirheet PMS-järjestelmän käyttöönoton aikana tämän vertailun avulla:
| Tee näin | Älä tee näin |
|---|---|
| Tee näinSyötä tarkat tiedot huonevarannosta: Yhdistä todelliset huonenumerot, vuodepaikkatyypit ja kerrostiedot kiinteistösi todelliseen rakenteeseen. | Älä tee näinKäytä paikkamerkkihuoneiden nimiä: Yleiset nimet, kuten "Huone A" tai "Standard-huone", rikkovat siivoustehtävien määrittämisen ja myöhemmät hintanäytöt. |
| Tee näinMääritä hintasuunnitelmat ennen OTA-kanavien yhdistämistä: Aseta ensin BAR-, paketti- ja yrityshintojen hierarkia ja yhdistä vasta sen jälkeen jakelukanavien hallintajärjestelmä. | Älä tee näinYhdistä OTA-kanavat ennen kuin hinnat ovat valmiina: Synkronointi ennen hintasuunnitelmien määrittämistä julkaisee virheelliset hinnat välittömästi. |
| Tee näinMääritä käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet ajoissa: Määritä vastaanotto-, siivous- ja johtohenkilöstön käyttöoikeudet ennen kuin kukaan kirjautuu sisään. | Älä tee näinAnna kaikille järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet: Rajoittamaton pääsy hinnanhallinnan ja laskutuksen asetuksiin aiheuttaa tarkastus- ja turvallisuusriskejä. |
| Tee näinTee täydellinen testivaraus: Suorita sisäänkirjautumisesta uloskirjautumiseen ulottuva prosessi testi- tai esittely-ympäristössä ennen käyttöönottoa. | Älä tee näinOta järjestelmä käyttöön vilkkaimpana saapumispäivänä: Ensimmäisen päivän määritysongelmat aiheuttavat eniten haittaa, kun tiimilläsi ei ole aikaa vianmääritykseen. |
| Tee näinKäytä pilvipohjaista järjestelmää: Cloudbedsin, Mewsin tai Oracle OPERA Cloudin kaltaiset alustat eivät vaadi paikallisen laitteiston asennusta ja mahdollistavat etäkäytön. | Älä tee näinÄlä oleta laitteiden yhteensopivuutta: Varmista ennen alustaan sitoutumista, että nykyiset vastaanottopäätteet, kuittitulostimet ja avainkoodereiden laitteet voidaan integroida. |
| Tee näinDokumentoi määritysratkaisusi: Kirjaa jokainen hintasuunnitelman sääntö, huonekategoria ja käytäntöasetus jaettuun viitetiedostoon. | Älä tee näinÄlä määritä järjestelmää pelkän muistin perusteella: Dokumentoimattomat määritysratkaisut aiheuttavat hämmennystä uuden henkilöstön perehdyttämisessä tai laskutusvirheiden selvittämisessä. |
2. Tuo olemassa olevat vieras- ja varaustiedot
Ennen käyttöönottoa siirrä aktiiviset varaukset, vierasprofiilit, varaushistoria ja kanta-asiakastiedot. Puhdista ja poista päällekkäiset tiedot ennen tuontia ja priorisoi tulevat varaukset, jotta saapumiskalenteri on tarkka heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Säilytä alkuperäisestä viennistä varmuuskopio ja tarkista siirretyt tiedot ennen kuin alat luottaa uuteen PMS-järjestelmään.
Uuteen ohjelmistoon siirtyminen voi tuntua todella pelottavalta, ja huomioon on otettava monia asioita, kuten tietojen siirron eheys, koulutus, käyttäjien omaksuminen ja yhteensopivuus joidenkin olemassa olevien järjestelmiemme kanssa.
Hyödynnä tätä vertailua suojataksesi vierastietojasi ja välttääksesi yleiset siirtovirheet:
| Toimi näin | Älä tee näin |
|---|---|
| Toimi näinVie tiedot ennen vaihtamista: Hae nykyisestä järjestelmästäsi täydellinen CSV-tiedosto vierasprofiileista, varaushistoriasta ja kanta-asiakastiedoista ennen sen käytöstä poistamista. | Älä tee näinOleta, että vanha järjestelmäsi pysyy käytettävissä: Monet toimittajat rajoittavat käyttöoikeutta sopimuksen päätyttyä, jolloin tietosi voivat jäädä pysyvästi saavuttamattomiksi. |
| Toimi näinPoista vierasprofiilien päällekkäisyydet ensin: Yhdistä päällekkäiset tiedot ennen tuontia, jotta uusi PMS-järjestelmäsi aloittaa puhtailla ja tarkoilla profiileilla pirstoutuneiden historiatietojen sijaan. | Älä tee näinTuo raakaviennit puhdistamatta niitä: Vanhat järjestelmät sisältävät usein suodattamattomia tietoja, joissa on vanhentuneita yhteystietoja, päällekkäisiä merkintöjä ja muotoiluvirheitä, jotka turmelevat uuden tietokantasi. |
| Toimi näinKäytä toimittajan siirtomallia: Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset alustat tarjoavat jäsenneltyjä tuontimalleja, jotka yhdistävät kentät oikein — käytä niitä sen sijaan, että muotoilisit tiedot itse uudelleen. | Älä tee näinYhdistä kentät manuaalisesti ilman tarkistusta: Virheellinen kenttien yhdistäminen (esimerkiksi sisäänkirjautumispäivän sijoittaminen nimikenttään) turmelee tiedot huomaamatta ilman välitöntä virheilmoitusta. |
| Toimi näinPriorisoi aktiiviset varaukset: Tuo tulevat varaukset ennen historiatietoja, jotta tiimisi voi toimia ensimmäisestä päivästä lähtien ilman aukkoja saapumiskalenterissa. | Älä tee näinSiirrä kaikkea kerralla ilman vaiheistusta: Massatuonnit ilman vaiheittaista tarkistusta tekevät lähes mahdottomaksi jäljittää, mistä tietovirheet ovat peräisin. |
| Toimi näinVarmista kanta-asiakasstatuksen tietojen oikea siirtyminen: Uudelleen saapuvat vieraat odottavat henkilökunnan tunnistavan heidän statuksensa — tarkista ennen käyttöönottoa, että yöpymiskerrat ja ansaitut edut siirtyvät oikein. | Älä tee näinSyötä kanta-asiakastiedot manuaalisesti käyttöönoton jälkeen: Tietojen palauttaminen muistin tai paperisten tietojen perusteella aiheuttaa virheitä ja heikentää vieraiden luottamusta välittömästi. |
| Toimi näinArkistoi alkuperäinen vientitiedosto: Säilytä raakaviennistä päivätty varmuuskopio jaetulla asemalla, jotta sinulla on vertailukohta, jos tiedot on tarkistettava tai palautettava. | Älä tee näinPoista lähdetiedot tuonnin jälkeen: Jos siirtovirheet tulevat esiin viikkoja myöhemmin, sinulla ei ole vertailupohjaa, johon tietoja voisi verrata. |
3. Kouluta henkilöstö järjestelmän keskeisiin toimintoihin
Kun PMS-järjestelmäsi on määritetty ja vierastiedot on siirretty, kouluta henkilöstö päivittäin käyttämiinsä työprosesseihin. Aloita tehtäväkohtaisilla koulutuksilla, jotta vastaanottovirkailijat voivat harjoitella varauksia, sisäänkirjautumisia, uloskirjautumisia ja laskutietojen oikaisuja, siivoustiimit oppivat päivittämään huoneiden tilat ja esihenkilöt keskittyvät raportointiin ja käyttöoikeuksien hallintaan.
Koulutusprosessi henkilöstöni kanssa on ollut helppo ja intuitiivinen. Kaikki pitävät siitä, miten käyttäjäystävällinen ja yksinkertainen se on.
Käytä harjoittelu- tai esittely-ympäristöä realististen tilanteiden läpikäymiseen ilman vaikutuksia aktiivisiin varauksiin. Anna jokaiselle osastolle lyhyt pikaopas, järjestä yövuorojen tarkastajille lisäkoulutusta ja käy yleiset virheet läpi muutaman ensimmäisen käyttöviikon jälkeen.
Muodosta tämän vertailun avulla koulutusprosessi, jota henkilöstösi voi noudattaa heti ensimmäisestä päivästä lähtien:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
|---|---|
| Toimi näinKouluta roolin, älä järjestelmän mukaan: Anna vastaanottohenkilöstölle sisäänkirjautumisen, uloskirjautumisen ja folion oikaisun työnkulut; anna siivoushenkilöstölle huonestatuksen päivitykset; anna esihenkilöille hinnan ohitukset ja pääsy raportointiin. | Älä toimi näinJärjestä yksi yleinen koulutustilaisuus: Kaikille rooleille tarkoitettu yksittäinen läpikäynti pakottaa siivoojat kuuntelemaan hintasuunnitelmien logiikasta, jota he eivät koskaan käytä, ja jättää vastaanottohenkilöstöltä folion korjausvaiheet oppimatta. |
| Toimi näinKäytä hiekkalaatikko- tai esittely-ympäristöä: Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset alustat tarjoavat testiympäristöjä, joissa henkilöstö voi harjoitella kokonaisia varausprosesseja vaikuttamatta aktiivisiin tietoihin. | Älä toimi näinHarjoittele aktiivisilla varauksilla: Aktiivisessa järjestelmässä koulutuksen aikana tehdyt virheet aiheuttavat todellisia laskutusongelmia ja asiakkaalle näkyviä ongelmia, joiden selvittäminen vie aikaa. |
| Toimi näinLuo roolikohtaiset pikaoppaat: Aseta jokaiselle työpisteelle laminoitu yksisivuinen ohje, jossa kuvataan kyseisen roolin viisi tai kuusi tehtävää, jotka suoritetaan jokaisessa työvuorossa. | Älä toimi näinLuota toimittajan täydelliseen käyttöoppaaseen: 200-sivuinen järjestelmäopas on hakuteos, ei koulutusväline — henkilöstö ei lue sitä kiireisen sisäänkirjautumisruuhkan aikana. |
| Toimi näinKouluta yövuorojen tarkastajat erikseen: Päivän päättämisen raportointi, saapumatta jättäneiden käsittely ja hinnan täsmäytys Oracle OPERA Cloudin kaltaisissa järjestelmissä edellyttävät keskittynyttä läpikäyntiä — eivät viiden minuutin lisäosiota yleiseen koulutukseen. | Älä toimi näinÄlä oleta yövuorojen tarkastajien selvittävän asioita itse: Puuttuva tai virheellinen yöajo aiheuttaa täsmäytysongelmia, jotka siirtyvät seuraavan päivän raportteihin. |
| Toimi näinJärjestä kertaus kahden viikon kuluttua: Kun henkilöstö on käsitellyt oikeita varauksia, lyhyt seurantatilaisuus auttaa havaitsemaan puutteet, jotka tulevat esiin vasta aktiivisen käytön jälkeen. | Älä toimi näinÄlä käsittele koulutusta kertaluonteisena tapahtumana: Henkilöstö unohtaa vaiheet, joita se ei käytä heti, ja suuren vaihtuvuuden ympäristöissä jatkuva koulutus on perusvaatimus, ei valinnainen seuranta. |
| Toimi näinTallenna lyhyitä video-ohjeita: Kahden minuutin näyttötallenne folion oikaisusta tai huoneenvaihdosta on nopeampi katsoa uudelleen kuin järjestää live-koulutus aina uuden työntekijän aloittaessa. | Älä toimi näinÄlä rakenna koulutusta alusta jokaiselle uudelle työntekijälle: Ilman tallennettuja materiaaleja koulutuksen laatu heikkenee joka kerta, kun koulutus siirtyy yhdeltä kokeneelta työntekijältä toiselle. |
4. Suorita päivittäiset varaus- ja huonetoiminnot
Kun PMS on määritetty, käytä sitä samalla tavalla kuin tiimisi käyttäisi sitä todellisen työvuoron aikana. Luo ja muokkaa varauksia, määritä huoneita, suorita sisäänkirjautumisia, siirrä asiakkaita huoneiden välillä, lisää foliolaskutuksia tai korjaa niitä, päivitä siivouksen tila, käsittele uloskirjautumiset ja käsittele saapumatta jättäneet asiakkaat.
Suorita testipäivän lopussa yöajo tai päivän päätös ja varmista, että huoneiden tila, maksut, foliolaskut ja liikevaihtoraportit siirtyvät oikein eteenpäin. Testaisin tässä useita realistisia tilanteita — aikaisen saapumisen, huoneenvaihdon, myöhäisen uloskirjautumisen, perutun varauksen ja folion oikaisun — ennen kuin pitäisin järjestelmää valmiina aktiiviseen käyttöön.
Määritä huonetyypit ja hintasuunnitelmat oikein tämän taulukon avulla ennen ulkoisten kanavien yhdistämistä:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
| Tarkista saapumiset ja lähdöt: Tarkista tulevat varaukset, aikaiset saapumiset, myöhäiset uloskirjautumiset ja vapaana olevat huoneet ennen jokaista työvuoroa | Odota vieraiden saapumista: Tarkistamattomat saapumiset voivat aiheuttaa viivästyksiä huoneiden osoittamisessa ja tarpeetonta odottamista vieraille |
| Varmista huoneen tila ennen sisäänkirjautumista: Varmista, että huoneet on siivottu ja tarkastettu ja että ne ovat käytettävissä, ennen kuin osoitat ne saapuville vieraille | Osoita huoneita tarkistamatta siivouksen päivityksiä: Vieraat voidaan ohjata huoneisiin, joissa on vielä asukkaita tai joita siivotaan parhaillaan |
| Päivitä varaukset heti: Kirjaa päivämäärien muutokset, peruutukset, saapumatta jättämiset ja huoneenvaihdot PMS-järjestelmään heti niiden tapahtuessa | Pidä varausmuutokset käsin kirjoitetuissa muistiinpanoissa: Viivästyneet päivitykset voivat aiheuttaa ristiriitaisia huonevarauksia ja virheellisiä saatavuustietoja |
| Tarkista vieraiden foliot koko majoituksen ajan: Tarkista huonemaksut, takuumaksut, hyvitykset ja lisäpalvelut ennen uloskirjautumista | Jätä laskutuksen korjaukset uloskirjautumiseen: Puuttuvat tai virheelliset maksut voivat aiheuttaa kiistoja ja hidastaa uloskirjautumista |
| Koordinoi siivouksen kanssa reaaliajassa: Päivitä huoneen tila siivouksen, tarkastusten, huoltotöiden ja vieraiden lähdön jälkeen | Luota suullisiin huonetilaa koskeviin päivityksiin: Tietoja voi jäädä välittymättä työvuorojen vaihtuessa tai vilkkaina saapumisaikoina |
| Suorita yöajo: Täsmäytä huonetuotot, maksut, saapumatta jättämiset ja avoimet saldot ennen liiketoimintapäivän päättämistä | Älä jätä täsmäytystä väliin tai ohita poikkeamia: Selvittämättömät erot voivat siirtyä seuraavan päivän talousraportteihin |
5. Yhdistä maksujen käsittely- ja kirjanpitotyökalut
Maksujenvälittäjän ja kirjanpito-ohjelmiston yhdistäminen muuttaa PMS-järjestelmäsi täydelliseksi taloushallinnon kokonaisuudeksi. Kun vieras kirjautuu ulos, veloitukset siirtyvät suoraan foliosta kirjanpitoalustallesi – manuaalisia vientitiedostoja tai täsmäytysaukkoja ei tarvita. Olen nähnyt majoitusliikkeiden käyttävän Cloudbedsia yhdessä QuickBooksin kanssa niin, että yökohtaiset tuotot kirjautuvat automaattisesti huoneluokan mukaan. Ilman tätä yhteyttä vastaanotto sulkee foliot samalla, kun taloustiimi työskentelee erillisen taulukon perusteella, eivätkä nämä tiedot yleensä täsmää.
Käytä tätä taulukkoa maksujen käsittely- ja kirjanpitotyökalujen yhdistämiseen ilman täsmäytysaukkoja heti alusta alkaen:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
|---|---|
| Toimi näinYhdistä maksuvälityspalvelu PMS-järjestelmääsi: Varmista natiivien integraatioiden saatavuus ennen sitoutumista – Cloudbeds yhdistyy suoraan Stripeen ja PayPaliin, kun taas Oracle OPERA Cloud tukee laajempaa valikoimaa yritystason maksunkäsittelijöitä. | Älä toimi näinOleta, että mikä tahansa maksuvälityspalvelu toimii: Yhteensopimattomille maksunkäsittelijöille tarkoitetut kolmannen osapuolen kiertoratkaisut luovat manuaalisia täsmäytysvaiheita, jotka kumoavat integraation tarkoituksen. |
| Toimi näinMääritä folion veloitusten vastaavuus kirjanpitokategorioihin ensin: Määrittele, miten huonetuotot, ruoka- ja juomakulut sekä maksut kohdistetaan tilikarttaasi, ennen kuin aktivoit QuickBooks- tai Xero-yhteyden. | Älä toimi näinYhdistä kirjanpito-ohjelmisto määrittelemättömiin tuottokategorioihin: Kohdistamattomat veloitustyypit kirjautuvat yleiskäyttöiselle tilille ja edellyttävät manuaalista uudelleenluokittelua jokaisen tilikauden päättämisen yhteydessä. |
| Toimi näinOta automaattinen päivän päätöksen kirjaus käyttöön: Määritä yökohtaiset tuotot kirjautumaan automaattisesti huoneluokan mukaan, jotta taloustiimisi näkee tarkat luvut joka aamu ilman manuaalisia vientitiedostoja. | Älä toimi näinLuota manuaalisiin CSV-vienteihin: Folioiden manuaalinen vienti aiheuttaa ajoitusaukkoja ja versioeroja sen välillä, mitä vastaanotto sulki ja mitä kirjanpito vastaanotti. |
| Toimi näinTestaa koko maksusykli testiympäristössä: Suorita testivaraus sisäänkirjautumisesta uloskirjautumiseen – mukaan lukien hyvitys – ennen käyttöönottoa ja varmista, että tapahtuma näkyy oikein kirjanpitoalustallasi. | Älä toimi näinÄlä jätä hyvitysten testausta väliin: Hyvitykset ovat yleisin täsmäytysvirheiden lähde, ja ongelman havaitseminen käyttöönoton jälkeen tarkoittaa todellisten vierastapahtumien purkamista. |
| Toimi näinPerusta erilliset kauppiastilit tuottokeskuksittain: Jos majoitusliikkeessäsi on kylpylä, ravintola tai pysäköintitoiminto, erilliset kauppiastunnukset pitävät tulovirrat erillään ja helpottavat kauden lopun raportointia. | Älä toimi näinOhjaa kaikki tuotot yhden kauppiastilin kautta: Yhdistetyt talletukset hämärtävät sen, mikä tuottokeskus suoriutuu hyvin, ja vaikeuttavat osastokohtaisten kannattavuusongelmien tunnistamista. |
| Toimi näinVahvista PCI-vaatimustenmukaisuuden asetukset ennen reaaliaikaisten maksujen vastaanottamista: Useimmat PMS-alustat käsittelevät tokenisoinnin, mutta varmista suoraan maksunkäsittelijältäsi, että maksuvälityspalvelusi määritykset täyttävät nykyiset PCI DSS -vaatimukset. | Älä toimi näinÄlä oleta vaatimustenmukaisuuden olevan automaattista: PCI-vaatimusten soveltamisala riippuu siitä, miten majoitusliikkeesi käsittelee korttitietoja – jotkin määritykset edellyttävät edelleen omaa vaatimustenmukaisuuden dokumentaatiota, vaikka maksuvälityspalvelu olisi vaatimustenmukainen. |
Hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston käytön yleiset haasteet ja niiden ratkaiseminen
Jopa hyvin määritetyt PMS-alustat aiheuttavat kitkaa käyttöönoton jälkeen – kun tiedät, missä ongelmia yleensä ilmenee, voit korjata ne ennen kuin ne vaikuttavat vieraisiin tai tuottoihin:
| Ongelma | Ratkaisu |
|---|---|
| OngelmaOTA-hintapariteetin aukot | RatkaisuMuodosta koko hintasuunnitelmahierarkia PMS-järjestelmääsi ennen kanavanhallintayhteyksien aktivoimista, jotta kaikki OTA-kanavat hakevat tiedot samasta BAR-hinnoitteluun perustuvasta rakenteesta. |
| OngelmaTietojen korruptoituminen siirron jälkeen | RatkaisuKäytä palveluntarjoajasi jäsenneltyä tuontipohjaa ja poista päällekkäiset asiakasprofiilit ennen tuontia – älä koskaan siirrä raakavientiä suoraan uuteen järjestelmään. |
| OngelmaYöauditoinnin virheet siirtyvät eteenpäin | RatkaisuKouluta yöauditoijat erikseen päivän päätösraportointiin, saapumatta jättäneiden varausten käsittelyyn ja hintojen täsmäytykseen sen sijaan, että yhdistäisit koulutuksen yleiseen vastaanottokoulutukseen. |
| OngelmaFoliomaksut eivät kohdistu kirjanpidon kategorioihin | RatkaisuYhdistä jokainen tulotyyppi – huonemaksut, F&B ja maksut – tilikarttaasi ennen QuickBooks- tai Xero-yhteyden aktivoimista, jotta mitään ei kirjata yleisluonteiselle tilille. |
| OngelmaHenkilökunta palaa manuaalisiin kiertoteihin | RatkaisuKiinnitä jokaiselle työpisteelle laminoidut, tehtäväkohtaiset pikaohjeet ja tallenna lyhyitä ruudunkaappausvideoita, jotta henkilökunnalla on kiireisten työvuorojen aikana nopea apuväline improvisoinnin sijaan. |
| OngelmaJulkaisun jälkeiset hyvitysten täsmäytysvirheet | RatkaisuSuorita täydellinen testivarausjakso – mukaan lukien hyvitys – testiympäristössä ja varmista ennen käyttöönottoa, että tapahtuma näkyy oikein kirjanpitoalustallasi. |
| OngelmaDokumentoimaton hinnoittelulogiikka rikkoutuu luovutuksen yhteydessä | RatkaisuSäilytä jaettu viitetiedosto, jossa kuvataan jokainen hintasuunnitelman nimi, sen suhde BAR-hintaan, soveltuvat huonetyypit ja rajoitussäännöt, jotta uudet johtajat saavat käyttöönsä toimivan järjestelmän eivätkä arvauspeliä. |
More Articles
Hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston edistyneet käyttötavat ja ROI:n maksimointi
Kun PMS-järjestelmäsi on määritetty ja tiimisi on päässyt oppimiskäyrän yli, todelliset hyödyt syntyvät järjestelmän syvempien ominaisuuksien hyödyntämisestä liikevaihdon kasvattamiseen ja toimintojen tehostamiseen – ei vain sisäänkirjautumisten nopeuttamiseen:
Dynaaminen hintojen automatisointi: Siirry staattisesta BAR-hinnoittelusta yhdistämällä PMS-järjestelmäsi tuottojenhallintamoottoriin. Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset järjestelmät integroituvat työkaluihin, jotka säätävät huonehintoja automaattisesti käyttöastekynnysten, kilpailijoiden hinnoittelun ja paikallisten kysyntäsignaalien perusteella – näin hinnat reagoivat markkinoihin reaaliajassa ilman manuaalisia toimia.
Asiakasprofiilien hyödyntäminen: PMS-järjestelmäsi kerää majoitushistorian, mieltymyksiä koskevat muistiinpanot ja kulutustottumukset jokaiselta vierailulta. Olen nähnyt majoitusliikkeiden hyödyntävän näitä tietoja Oracle OPERA Cloudissa palaavien asiakkaiden automaattiseen tunnistamiseen sisäänkirjautumisen yhteydessä, mikä käynnistää huoneen korotuksen tai henkilökohtaisten lisäpalveluiden sijoittamisen huoneeseen. Ne maksavat lähes olemattoman summan mutta parantavat asiakasuskollisuutta merkittävästi.
Segmentoitu liikevaihtoraportointi: Sen sijaan, että tarkastelisit kokonaisliikevaihtoa yhtenä lukuna, yhdistä folion kategoriat erillisiin tulokeskuksiin – huoneet, F&B, kylpylä ja pysäköinti – ja hae segmenttitason raportit viikoittain. Näin näet, mitkä tulovirrat suoriutuvat heikosti ja missä hinnoittelu- tai lisämyyntistrategiaa on mukautettava.
Automatisoidut lisämyyntityönkulut: Määritä PMS-järjestelmäsi lähettämään ennen saapumista sähköposteja, joissa tarjotaan huoneen korotuksia, myöhäistä uloskirjautumista tai lisäpalvelupaketteja ennalta määritettyyn hintaan. Näin vahvistusviestisarjasta tulee tulokanava ilman vastaanoton työmäärän lisäämistä.
Siivouksen optimointi käyttöastetietojen avulla: Yhdistä huonetilamoduulisi saapumis- ja lähtöennusteisiin, jotta siivouksen esihenkilöt voivat jakaa henkilöstöä osastoittain todellisen vaihtuvuustarpeen perusteella – sen sijaan, että päivittäinen henkilöstömäärä pidettäisiin kiinteänä käyttöasteesta riippumatta.
Usean majoitusliikkeen yhdistetty raportointi: Jos hallinnoit useampaa kuin yhtä majoitusliikettä, Mewsin ja Oracle OPERA Cloudin kaltaisten alustojen avulla voit tarkastella eri majoitusliikkeiden suorituskyvyn koontinäyttöjä yhdellä kirjautumisella. Tämä antaa omistajatasoisen näkyvyyden RevPAR-arvoon, käyttöasteeseen ja ADR-arvoon koko portfoliossasi ilman, että raportteja tarvitsee koota manuaalisesti jokaisesta toimipisteestä.
Valmis ottamaan PMS-järjestelmäsi käyttöön?
Kun PMS-järjestelmäsi on määritetty ja tiimisi tuntee päivittäiset työnkulut, varmista, että järjestelmä vastaa edelleen majoitusliikkeesi kokoa ja tarpeita. Vertaile vaihtoehtoja parasta hotellien kiinteistönhallintaohjelmistoa käsittelevässä oppaassamme ja löydä alusta, joka kasvaa tiimisi mukana.
