Hotellin kiinteistönhallintajärjestelmän käyttö: 5 vaihetta nopeaan aloitukseen
Hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston käytön opettelu on nopein tapa ottaa vastaanotto, varaukset ja huonetoiminnot hallintaan yhdestä paikasta. Useimmat majoitusliikkeet aloittavat käytön ilman selkeää käyttöönottosuunnitelmaa ja maksavat siitä menetettyinä varauksina, laskutusvirheinä ja turhautuneena henkilökuntana.
Käyn läpi viisi käytännön vaihetta, joiden avulla määrität järjestelmän, hallitset varauksia, yhdistät maksut ja koulutat tiimisi. Noudata tätä opasta, niin sinulla on toimiva päivittäinen työnkulku – ei vain käyttöön otettu järjestelmä.
Parhaan hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston valitseminen
Oikea hotellien PMS-järjestelmä vaikuttaa toimintasi jokaiseen osa-alueeseen, joten arviointikriteereillä on merkitystä. Pidä seuraavat näkökohdat mielessä, kun vertailet vaihtoehtojasi:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jakelukanavien hallinnan integrointi: PMS-järjestelmän tulisi yhdistyä suoraan varausmoottoreihin ja OTA-kanaviin, jotta saatavuus ja hinnat pysyvät reaaliaikaisesti synkronoituina. Näin vältät ylivaraukset ja hintojen manuaaliset päivitykset eri alustoilla.
Pilvi- vai paikallinen arkkitehtuuri: Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat tiimillesi etäkäytön ja automaattiset päivitykset sekä pienemmät IT-infrastruktuurikustannukset, mikä on erityisen tärkeää majoitusliikkeille, joilla ei ole omaa teknistä henkilöstöä.
Tuottojenhallintaominaisuudet: Etsi järjestelmästä sisäänrakennettuja tai tiiviisti integroituja dynaamisen hinnoittelun työkaluja, jotka säätävät hintoja käyttöasteen, sesonkivaihteluiden ja paikallisen kysynnän perusteella – eivät vain staattista hinnastoa, joka sinun on päivitettävä itse.
Avoin API ja kolmansien osapuolten integraatiot: PMS-järjestelmän on yhdistyttävä jo käytössä oleviin työkaluihin, kuten POS-järjestelmiin, CRM-alustoihin ja älylukkolaitteisiin, ilman kallista räätälöityä kehitystyötä.
Skaalautuvuus kiinteistön kasvaessa: Jos aiot lisätä huonetyyppejä, hintasuunnitelmia tai muita kiinteistöjä, PMS-järjestelmän tulisi pystyä käsittelemään laajentuminen ilman koko alustan siirtämistä.
Asiakastuki ja käyttöönotto ympäri vuorokauden: Majoitusala toimii ympäri vuorokauden, joten toimittaja, joka tarjoaa tukea vain toimistoaikoina, aiheuttaa todellisen operatiivisen riskin yövuorojen, ruuhkahuippujen ja järjestelmähäiriöiden aikana.
Vaiheittainen opas hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston käyttöön
Aloita kiinteistön asetuksista ja yhdistä sen jälkeen varaukset, maksut, huonetoiminnot ja henkilökunnan työnkulut tässä järjestyksessä. Tämä järjestys antaa tiimillesi luotettavan perustan päivittäiseen toimintaan ennen päivittäisten varausten ja vieraspyyntöjen käsittelyä:
1. Määritä kiinteistösi, huonetyypit ja hintasuunnitelmat
Määritysvaiheessa PMS-järjestelmästä tulee käyttökelpoinen. Aloita syöttämällä tarkat tiedot huonevarannostasi, mukaan lukien huonenumerot, kategoriat, vuodepaikkatyypit, kerrokset ja huoneiden erityisominaisuudet. Rakenna sitten hinnoittelurakenteesi siten, että BAR toimii perustana, ja lisää sen jälkeen paketit, yrityshinnat, rajoitukset, verot ja peruutusehdot.
Määritä käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet myös tässä vaiheessa. Ennen OTA-kanavien tai muiden jakelukanavien yhdistämistä tee testivarauksia varmistaaksesi, että huoneiden saatavuus, hinnat, verot ja maksut lasketaan oikein.
Hyödynnä tätä vertailua välttääksesi yleisimmät määritysvirheet PMS-järjestelmän käyttöönoton aikana:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
|---|---|
| Syötä tarkat tiedot huonevarannosta: Yhdistä todelliset huonenumerot, vuodepaikkatyypit ja kerrostiedot kiinteistösi todelliseen rakenteeseen. | Käytä paikkamerkkinä toimivia huonenimiä: Yleiset nimet, kuten "Huone A" tai "standard-huone", sekoittavat myöhemmässä vaiheessa siivoustehtävien ja hintojen näyttämisen. |
| Määritä hintasuunnitelmat ennen OTA-kanavien yhdistämistä: Aseta BAR-, paketti- ja yrityshintojen hierarkia ensin – yhdistä vasta sen jälkeen jakelukanavien hallintajärjestelmä. | Yhdistä OTA-kanavat ennen kuin hinnat ovat valmiina: Synkronointi ennen hintasuunnitelmien määrittämistä vie virheelliset hinnat välittömästi julkiseen myyntiin. |
| Määritä käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet ajoissa: Määritä, mitä vastaanoton, siivouksen ja johdon henkilöstö saa käyttää, ennen kuin kukaan kirjautuu sisään. | Anna kaikille pääkäyttäjän oikeudet: Rajoittamaton pääsy hintojen hallintaan ja laskutusasetuksiin aiheuttaa tarkastus- ja tietoturvariskejä. |
| Suorita koko varauskierto testinä: Tee sisäänkirjautumisesta uloskirjautumiseen ulottuva prosessi testi- tai esittely-ympäristössä ennen käyttöönottoa. | Ota järjestelmä käyttöön kiireisimpänä saapumispäivänä: Ensimmäisen päivän määritysongelmat tuntuvat pahimmilta, kun tiimilläsi ei ole aikaa niiden selvittämiseen. |
| Käytä pilvipohjaista järjestelmää: Cloudbedsin, Mewsin tai Oracle OPERA Cloudin kaltaiset alustat eivät vaadi paikallista laiteasennusta ja mahdollistavat etäkäytön. | Oleta laitteiden yhteensopivuus: Varmista ennen alustaan sitoutumista, että nykyiset vastaanottopäätteet, kuittitulostimet ja avainkooderit integroituvat järjestelmään. |
| Dokumentoi määritysratkaisusi: Kirjaa jokainen hintasuunnitelman sääntö, huonekategoria ja käytäntöasetus yhteiseen viitetiedostoon. | Älä määritä järjestelmää pelkän muistin varassa: Dokumentoimattomat määritysratkaisut aiheuttavat hämmennystä uuden henkilöstön perehdytyksessä ja laskutusvirheiden selvittämisessä. |
2. Tuo olemassa olevat vieras- ja varaustiedot
Ennen käyttöönottoa siirrä aktiiviset varaukset, vierasprofiilit, varaushistoria ja kanta-asiakastiedot. Puhdista ja poista päällekkäiset tiedot ennen niiden tuomista järjestelmään ja aseta tulevat varaukset etusijalle, jotta saapumiskalenterisi on ajan tasalla heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Säilytä alkuperäisen viennin varmuuskopio ja tarkista siirretyt tiedot ennen kuin alat luottaa uuteen PMS-järjestelmään. Tämä on linjassa artikkelin aiemmin esitettyjen siirto-ohjeiden kanssa.
Hyödynnä tätä vertailua suojataksesi vierastietojasi ja välttääksesi yleiset siirtovirheet:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
|---|---|
| Vie tiedot ennen järjestelmän vaihtamista: Hae täydellinen CSV-tiedosto vierasprofiileista, varaushistoriasta ja kanta-asiakastiedoista nykyisestä järjestelmästäsi ennen sen poistamista käytöstä. | Oleta, että vanha järjestelmäsi pysyy käytettävissä: Monet toimittajat rajoittavat käyttöoikeuksia sopimuksen päätyttyä, jolloin menetät tietosi pysyvästi. |
| Poista vierasprofiilien päällekkäisyydet ensin: Yhdistä päällekkäiset tiedot ennen niiden tuomista järjestelmään, jotta uusi PMS-järjestelmäsi aloittaa puhtailla ja täsmällisillä profiileilla hajanaisten historiatietojen sijaan. | Tuo puhdistamattomat vientitiedostot: Vanhoista järjestelmistä peräisin olevat suodattamattomat tiedot sisältävät usein vanhentuneita yhteystietoja, päällekkäisiä merkintöjä ja muotoiluvirheitä, jotka turmelevat uuden tietokantasi. |
| Käytä toimittajan siirtomallia: Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset alustat tarjoavat jäsenneltyjä tuontimalleja, jotka kohdistavat kentät oikein — käytä niitä sen sijaan, että muotoilisit tiedot itse uudelleen. | Kohdista kentät manuaalisesti ilman tarkistusta: Väärä kenttäkohdistus (esim. saapumispäivä nimikenttään) turmelee tiedot huomaamatta ilman välitöntä virheilmoitusta. |
| Aseta aktiiviset varaukset etusijalle: Tuo tulevat varaukset ennen historiatietoja, jotta henkilökuntasi voi toimia heti ensimmäisestä päivästä lähtien ilman aukkoja saapumiskalenterissa. | Siirrä kaikkea kerralla ilman vaiheittaista käyttöönottoa: Massatuonnit ilman vaiheittaista tarkistusta tekevät lähes mahdottomaksi jäljittää, mistä tietovirheet ovat peräisin. |
| Varmista kanta-asiakastasotietojen oikea siirtyminen: Toistuvasti vierailevat vieraat odottavat henkilökunnan tunnistavan heidän asemansa — varmista ennen käyttöönottoa, että yöpymiskerrat ja ansaitut edut siirtyvät oikein. | Syötä kanta-asiakastiedot uudelleen manuaalisesti käyttöönoton jälkeen: Tietojen palauttaminen muistin tai paperisten asiakirjojen perusteella aiheuttaa virheitä ja heikentää välittömästi vieraiden luottamusta. |
| Arkistoi alkuperäinen vientitiedosto: Säilytä alkuperäisestä viennistä päivätty varmuuskopio jaetulla asemalla, jotta sinulla on vertailukohta, jos tietoja on tarkistettava tai palautettava. | Poista lähdetiedot tuonnin jälkeen: Jos siirtovirheet tulevat esiin viikkoja myöhemmin, sinulla ei ole vertailupohjaa, johon tietoja voisi verrata. |
3. Kouluta henkilökunta järjestelmän keskeisiin toimintoihin
Yhdistä maksuyhdyskäytävä ja taloushallinto-ohjelmisto vasta sen jälkeen, kun huoneet, hinnat, verot ja foliorakenne on määritetty. Kohdista huonemyynti, maksut, F&B-veloitukset ja muut tulokategoriat oikein ennen automaattisen kirjaamisen käyttöönottoa.
Suorita täydellinen testitapahtuma — mukaan lukien maksu, uloskirjautuminen ja hyvitys — varmistaaksesi, että PMS-järjestelmä, maksunkäsittelijä ja taloushallintoalusta täsmäytetään oikein.
Hyödynnä tätä vertailua rakentaaksesi koulutusprosessin, jota henkilökuntasi pystyy todella noudattamaan heti ensimmäisestä päivästä lähtien:
| Tee | Älä tee |
|---|---|
| Kouluta tehtävän, älä järjestelmän perusteella: Anna vastaanottovirkailijoille koulutus sisäänkirjautumisen, uloskirjautumisen ja folion oikaisun työnkulkuihin; anna siivoushenkilöstölle koulutus huoneiden tilapäivityksiin; anna esihenkilöille koulutus hintojen ohituksiin ja raporttien käyttöön. | Järjestä yksi yleinen koulutustilaisuus: Kaikille rooleille tarkoitettu yksittäinen läpikäynti pakottaa siivoushenkilöstön seuraamaan hintasuunnitelmien logiikkaa, jota he eivät koskaan käytä, ja jättää vastaanottovirkailijoille epäselviksi folion korjausvaiheet. |
| Käytä hiekkalaatikko- tai esittely-ympäristöä: Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset alustat tarjoavat testiympäristöjä, joissa henkilöstö voi harjoitella kokonaisia varausprosesseja vaikuttamatta tuotantodataan. | Harjoittele oikeilla varauksilla: Tuotantojärjestelmässä koulutuksen aikana tehdyt virheet aiheuttavat todellisia laskutusongelmia ja vieraille näkyviä ongelmia, joiden selvittäminen vie aikaa. |
| Luo roolikohtaiset pikaohjeet: Aseta jokaiselle työpisteelle laminoidut yksisivuiset ohjeet, joissa kuvataan kyseisen roolin työvuorossa suorittamat viisi tai kuusi tehtävää. | Luota toimittajan täydelliseen käyttöoppaaseen: 200-sivuinen järjestelmäopas on viitedokumentti, ei koulutusväline — henkilöstö ei lue sitä kiireisen sisäänkirjautumisruuhkan aikana. |
| Kouluta yövuoron tarkastajat erikseen: Oracle OPERA Cloudin kaltaisten järjestelmien päivän päätösraportointi, saapumatta jättäneiden käsittely ja hintojen täsmäytys edellyttävät perusteellista läpikäyntiä — niitä ei voi lisätä viiden minuutin osiona yleiseen koulutukseen. | Älä oleta yövuoron tarkastajien selvittävän asiaa itse: Puuttuva tai virheellinen yöajo aiheuttaa täsmäytysongelmia, jotka siirtyvät seuraavan päivän raportteihin. |
| Järjestä kertauskoulutus kahden viikon kuluttua: Kun henkilöstö on käsitellyt oikeita varauksia, lyhyt seurantatilaisuus paljastaa puutteet, jotka tulevat esiin vasta käytännön käytössä. | Älä käsittele koulutusta kertaluonteisena tapahtumana: Henkilöstö unohtaa vaiheet, joita se ei käytä heti, ja suuren vaihtuvuuden ympäristöissä jatkuva koulutus on perusvaatimus, ei valinnainen seuranta. |
| Tallenna lyhyitä video-ohjeita: Folion oikaisusta tai huoneen vaihdosta tehty kahden minuutin näyttötallenne on nopeampi kerrata kuin järjestää uusi lähikoulutus aina uuden työntekijän aloittaessa. | Älä rakenna koulutusta uudelleen jokaiselle työntekijälle: Ilman tallennettuja materiaaleja koulutuksen laatu heikkenee joka kerta, kun koulutus siirtyy yhdeltä kokeneelta työntekijältä toiselle. |
4. Hoida päivittäiset varaus- ja huonetoiminnot
Kun PMS on määritetty, käytä sitä samalla tavalla kuin tiimisi käyttäisi sitä oikean työvuoron aikana. Luo ja muokkaa varauksia, määritä huoneita, suorita sisäänkirjautumisia, siirrä vieraita huoneesta toiseen, lisää folion veloituksia tai korjaa niitä, päivitä siivouksen tilat, käsittele uloskirjautumiset ja käsittele saapumatta jättämiset.
Testipäivän päätteeksi suorita yöajo tai päivän päätös ja varmista, että huoneiden tilat, maksut, foliot ja liikevaihtoraportit siirtyvät oikein eteenpäin. Testaisin tässä useita realistisia tilanteita — aikaisen saapumisen, huoneen vaihdon, myöhäisen uloskirjautumisen, perutun varauksen ja folion oikaisun — ennen kuin pitäisin järjestelmää valmiina tuotantokäyttöön.
Määritä huonetyypit ja hintasuunnitelmat oikein tämän taulukon avulla ennen ulkoisten kanavien yhdistämistä:
| Tee | Älä tee |
|---|---|
| Nimeä huonetyypit täsmällisesti: Käytä nimiä, jotka vastaavat todellista huonevalikoimaa – esimerkiksi "King Deluxe, 3. kerros" tai "Queen Standard, puutarhanäkymä" – jotta siivoustehtävien määritykset ja OTA-listaukset näkyvät oikein. | Käytä yleisluonteisia huonenimiä: Nimet kuten "Huonetyyppi A" tai "Standard-kahden hengen huone" aiheuttavat epäselvyyttä siivoustehtävien listoissa ja hämmentävät vieraita, jotka vertailevat listauksia eri varausalustoilla. |
| Määritä BAR ensin: Aseta paras saatavilla oleva hinta hinnoittelun perustaksi PMS-järjestelmässäsi ennen kuin luot siihen perustuvia johdettuja hintoja, paketteja tai kampanjasuunnitelmia. | Luo pakettihintoja ilman BAR-perustaa: Ilman BAR-viittausta määritetyt paketti- ja yrityshinnat rikkovat hintalaskelmat, kun perushintasi muuttuvat kausittain. |
| Määritä hintarajoitukset hintasuunnitelman tasolla: Määritä vähimmäisoleskelu, ennakkoon tehtävän varauksen ajanjaksot ja peruutusehdot suoraan kullekin hintasuunnitelmalle esimerkiksi Cloudbedsin tai Mewsin kaltaisissa järjestelmissä – älä manuaalisina ohituksina. | Määritä rajoitukset varaus kerrallaan: Varauskohtaiset manuaaliset rajoitukset eivät siirry OTA-synkronointeihin ja aiheuttavat hintaeroja oman kanavasi ja kolmansien osapuolten listausten välille. |
| Vastaa fyysisiä huonekategorioita täsmälleen: Jos majoituspaikassasi on esteettömiä huoneita, yhdistettäviä huoneita tai huoneita, joiden näkymä on rajoittunut, luo niille erilliset huonetyypit PMS-järjestelmääsi. | Yhdistä erilaiset huoneet yhdeksi tyypiksi: Esteettömän huoneen ryhmittely tavallisen king-huoneen kanssa käyttöönoton yksinkertaistamiseksi johtaa virheellisiin huonemäärityksiin ja vieraiden valituksiin sisäänkirjautumisen yhteydessä. |
| Testaa koko hintalaskelma ennen käyttöönottoa: Tee esimerkkivaraus jokaiselle hintasuunnitelmalle ja varmista, että lasku sisältää oikean yökohtaisen hinnan, verot ja maksut ennen OTA-yhteyksien aktivointia. | Oleta hintalaskelman olevan oikein käyttöönoton jälkeen: Verosääntöjen virheellinen määritys on yksi yleisimmistä PMS-käyttöönoton virheistä – ja se jää huomaamatta, kunnes vieras kiistää veloituksen uloskirjautumisen yhteydessä. |
| Dokumentoi hintasuunnitelmien hierarkia: Pidä saatavilla yhteinen viiteaineisto, jossa kuvataan kunkin hintasuunnitelman nimi, sen suhde BAR-hintaan, soveltuvat huonetyypit ja rajoitussäännöt jokaiselle uudelle hinnoitteluun osallistuvalle työntekijälle. | Älä luota hintalogiikan osalta hiljaiseen tietoon: Dokumentoimattomat hintarakenteet aiheuttavat laskutusvirheitä heti, kun uusi johtaja ottaa järjestelmän vastuulleen ilman perehdytystä. |
5. Yhdistä maksunkäsittely- ja kirjanpitotyökalut
Maksupalveluntarjoajan ja kirjanpito-ohjelmiston yhdistäminen tekee PMS-järjestelmästäsi kattavan taloushallinnon kokonaisuuden. Kun vieras kirjautuu ulos, veloitukset siirtyvät suoraan laskulta kirjanpitoalustallesi – ei manuaalisia vientitiedostoja eikä täsmäytysaukkoja. Olen nähnyt majoituspaikkojen käyttävän Cloudbedsia yhdessä QuickBooksin kanssa niin, että yökohtainen tuotto kirjautuu automaattisesti huonekategorian mukaan. Ilman tätä yhteyttä vastaanotto sulkee laskut, kun taas taloustiimi työskentelee erillisen laskentataulukon perusteella, eivätkä nämä tiedot yleensä täsmää.
Käytä tätä taulukkoa maksunkäsittely- ja kirjanpitotyökalujen yhdistämiseen ilman, että ensimmäisestä päivästä lähtien syntyy täsmäytysaukkoja:
| Tee | Älä tee |
|---|---|
| Sovita maksuyhdyskäytäväsi PMS-järjestelmääsi: Varmista natiivien integraatioiden saatavuus ennen sitoutumista – Cloudbeds yhdistyy suoraan Stripeen ja PayPaliin, kun taas Oracle OPERA Cloud tukee laajempaa valikoimaa yritystason maksupalveluntarjoajia. | Älä oleta minkä tahansa maksuyhdyskäytävän toimivan: Yhteensopimattomien maksupalveluntarjoajien kiertoratkaisut luovat manuaalisia täsmäytysvaiheita, jotka kumoavat integraation tarkoituksen. |
| Yhdistä laskun veloitukset ensin kirjanpidon kategorioihin: Määritä, miten huonetuotot, F&B-veloitukset ja maksut kohdistetaan tilikarttaasi, ennen kuin aktivoit QuickBooks- tai Xero-yhteyden. | Älä yhdistä kirjanpito-ohjelmistoa ilman tuottokategorioiden kohdistuksia: Kohdistamattomat veloitustyypit kirjautuvat yleiselle tilille ja vaativat manuaalisen uudelleenluokittelun jokaisen tilikauden päätöksen yhteydessä. |
| Ota automaattinen päivän päätöskirjaus käyttöön: Määritä yökohtaiset tuotot kirjautumaan automaattisesti huonekategorian mukaan, jotta taloustiimisi näkee tarkat luvut joka aamu ilman manuaalisia vientitiedostoja. | Älä luota manuaalisiin CSV-vienteihin: Laskujen manuaalinen vienti aiheuttaa ajoitusaukkoja ja versioeroja vastaanoton sulkemien laskujen ja kirjanpidon vastaanottamien tietojen välille. |
| Testaa koko maksusykli testiympäristössä: Tee testivaraus sisäänkirjautumisesta uloskirjautumiseen, mukaan lukien hyvitys, ennen käyttöönottoa ja varmista, että tapahtuma näkyy oikein kirjanpitoalustallasi. | Älä jätä hyvitysten testaamista väliin: Hyvitykset ovat yleisin täsmäytysvirheiden lähde, ja ongelman havaitseminen käyttöönoton jälkeen tarkoittaa todellisten vierastapahtumien purkamista. |
| Perusta erilliset kauppiastilit tuottokeskuksittain: Jos majoituspaikassasi on kylpylä, ravintola tai pysäköintipalvelu, erilliset kauppiastunnukset pitävät tulovirrat erillään ja helpottavat kauden lopun raportointia. | Älä ohjaa kaikkea tuottoa yhdelle kauppiastilille: Yhdistetyt tilitykset hämärtävät eri tuottokeskusten suoriutumista ja vaikeuttavat katemarginaaliongelmien tunnistamista osastoittain. |
| Varmista PCI-vaatimustenmukaisuusasetukset ennen reaaliaikaisten maksujen vastaanottamista: Useimmat PMS-alustat käsittelevät tunnisteistamisen, mutta varmista suoraan maksupalveluntarjoajaltasi, että maksuyhdyskäytäväsi määritys täyttää nykyiset PCI DSS -vaatimukset. | Älä oleta vaatimustenmukaisuuden olevan automaattista: PCI-vaatimusten soveltamisala riippuu siitä, miten majoituspaikkasi käsittelee korttitietoja – jotkin määritykset edellyttävät edelleen omaa vaatimustenmukaisuuden dokumentaatiota, vaikka maksuyhdyskäytävä olisi vaatimustenmukainen. |
Hotellien kiinteistönhallintaohjelmistojen käytön yleiset haasteet (ja niiden ratkaiseminen)
Hyvin määritetytkin PMS-alustat aiheuttavat kitkaa käyttöönoton jälkeen – kun tiedät, missä ongelmia yleensä ilmenee, voit korjata ne ennen kuin ne vaikuttavat vieraisiin tai liikevaihtoon:
| Ongelma | Ratkaisu |
|---|---|
| OTA-hintapariteetin puutteet | Rakenna koko hintasuunnitelmahierarkia PMS-järjestelmääsi ennen kanavanhallintayhteyksien aktivointia, jotta jokainen OTA hakee hinnat samasta BAR-hinnoitteluun perustuvasta rakenteesta. |
| Tietojen korruptoituminen siirron jälkeen | Käytä toimittajasi jäsenneltyä tuontimallia ja poista päällekkäiset vierasprofiilit ennen tuontia – älä koskaan siirrä käsittelemätöntä vientitiedostoa suoraan uuteen järjestelmään. |
| Yöraportoinnin virheet siirtyvät eteenpäin | Kouluta yövuoron tarkastajat erikseen päivän päätöksen raportoinnissa, saapumatta jättäneiden varausten käsittelyssä ja hintojen täsmäytyksessä sen sijaan, että sisällyttäisit koulutuksen yleiseen vastaanottokoulutukseen. |
| Folio-veloitukset eivät vastaa kirjanpidon kategorioita | Yhdistä kaikki tulotyypit – huoneveloitukset, F&B ja maksut – tilikarttaasi ennen QuickBooks- tai Xero-yhteyden aktivointia, jotta mikään ei kirjautuisi yleiselle koontitilille. |
| Henkilökunta palaa manuaalisiin kiertoratkaisuihin | Kiinnitä jokaiselle työpisteelle laminoidut, roolikohtaiset pikaohjeet ja tallenna lyhyitä näyttöopastuksia, jotta henkilökunnalla on kiireisten vuorojen aikana nopea lähde käytettävissään improvisoinnin sijaan. |
| Käyttöönoton jälkeiset hyvitysten täsmäytysvirheet | Suorita täydellinen testivaraussykli – hyvitys mukaan lukien – testiympäristössä ja varmista ennen käyttöönottoa, että tapahtuma näkyy oikein kirjanpitoalustallasi. |
| Dokumentoimaton hintalogiikka rikkoutuu luovutuksen yhteydessä | Pidä jaettu viitetiedosto, jossa kuvataan jokaisen hintasuunnitelman nimi, sen suhde BAR-hintaan, soveltuvat huonetyypit ja rajoitussäännöt, jotta uudet esihenkilöt saavat käyttöönsä toimivan järjestelmän eivätkä joudu arvailemaan. |
Hotellien kiinteistönhallintaohjelmistojen edistyneet käyttötavat ja ROI:n maksimointi
Kun PMS-järjestelmäsi on määritetty ja tiimisi on päässyt oppimiskäyrän yli, todellinen hyöty syntyy järjestelmän syvempien ominaisuuksien hyödyntämisestä liikevaihdon kasvattamiseen ja toiminnan tehostamiseen – ei vain sisäänkirjautumisten nopeuttamisesta:
Dynaaminen hintojen automaatio: Siirry staattista BAR-hinnoittelua pidemmälle yhdistämällä PMS-järjestelmäsi tuottohallintamoottoriin. Cloudbedsin ja Mewsin kaltaiset järjestelmät integroituvat työkaluihin, jotka säätävät huonehintoja automaattisesti käyttöastetietojen, kilpailijoiden hinnoittelun ja paikallisten kysyntäsignaalien perusteella – näin hinnat reagoivat markkinoihin reaaliajassa ilman manuaalisia toimenpiteitä.
Vieraan profiilitietojen hyödyntäminen: PMS-järjestelmäsi kerää jokaisella vierailulla tietoja majoitushistoriasta, mieltymyksistä ja kulutustottumuksista. Olen nähnyt majoitusliikkeiden hyödyntävän näitä tietoja Oracle OPERA Cloudissa palaavien vieraiden automaattiseen tunnistamiseen sisäänkirjautumisen yhteydessä, mikä mahdollistaa huonepäivitysten tai henkilökohtaisten lisäpalvelujen tarjoamisen. Ne maksavat lähes mitään, mutta parantavat uskollisuutta merkittävästi.
Segmentoitu liikevaihtoraportointi: Sen sijaan, että tarkastelisit kokonaisliikevaihtoa yhtenä lukuna, yhdistä folio-kategoriat erillisiin tulokeskuksiin – huoneet, F&B, kylpylä ja pysäköinti – ja hae segmenttikohtaiset raportit viikoittain. Näin näet, mitkä tulovirrat suoriutuvat heikosti ja missä hinnoittelu- tai lisämyyntistrategiaa on mukautettava.
Automaattiset lisämyyntityönkulut: Määritä PMS-järjestelmäsi lähettämään ennen saapumista sähköposteja, joissa tarjotaan huonepäivityksiä, myöhäistä uloskirjautumista tai lisäpalvelupaketteja ennalta määritettyyn hintaan. Näin vahvistusviestisarjasta tulee tulokanava ilman vastaanoton työmäärän lisäämistä.
Siivouksen optimointi käyttöastetietojen avulla: Yhdistä huonemoduulisi saapumis- ja lähtöennusteisiin, jotta siivouksen esihenkilöt voivat kohdentaa henkilöstöä osastoittain todellisen vaihtuvuustarpeen perusteella – kiinteän päivittäisen henkilöstömäärän käyttämisen sijaan käyttöasteesta riippumatta.
Usean majoitusliikkeen yhdistetty raportointi: Jos hallinnoit useampaa kuin yhtä majoitusliikettä, Mewsin ja Oracle OPERA Cloudin kaltaisten alustojen avulla voit tarkastella kaikkien kohteiden suorituskykymittareita yhdestä kirjautumisesta. Tämä tarjoaa omistajatasoisen näkyvyyden kohdekokonaisuuden RevPAR-lukuun, käyttöasteeseen ja ADR:ään ilman, että raportteja tarvitsee koota manuaalisesti jokaisesta kohteesta.
Oletko valmis ottamaan PMS-järjestelmäsi käyttöön?
Kun PMS-järjestelmäsi on määritetty ja tiimisi tuntee päivittäiset työnkulut, seuraava vaihe on varmistaa, että järjestelmä vastaa majoitusliikkeesi kokoa ja toiminnallisia tarpeita. Vertaile vaihtoehtoja parhaat hotellienhallintaohjelmistot pienille hotelleille -oppaassamme löytääksesi alustat, jotka on suunniteltu pienille hotellitiimeille ja itsenäisille majoitusliikkeille.
