Arbeitskräfteplanung im Gastgewerbe: Der ultimative Leitfaden

Was ist Personalplanung in der Hotellerie?

Personalplanung in der Hotellerie ist der Prozess, den Personalbedarf vorherzusehen und die richtigen Mitarbeiter den richtigen Aufgaben zuzuweisen, bevor die Servicenachfrage einsetzt. Sie geht über die Einsatzplanung hinaus – sie verknüpft Ihre Personalentscheidungen mit Ihrer Belegungsprognose, Ihren Umsatzzielen und Ihren Standards für das Gästeerlebnis.

Die meisten Objekte, die ich gesehen habe, behandeln Personalplanung und Einsatzplanung als dasselbe. Das sind sie nicht. Die Einsatzplanung ist operativ: Wer arbeitet am Dienstag in der Frühstücksschicht? Personalplanung ist strategisch: Wie viele Zimmermädchen benötigen Sie während der sommerlichen Spitzenwochen, und woher werden sie kommen?

Ein vollständiger Personalplan umfasst:

• Bedarfsprognose: Prognose des Gästeaufkommens und der Servicebelastung nach Tag, Schicht und Abteilung
• Zusammensetzung der Belegschaft: Festlegung des richtigen Verhältnisses von Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräften
• Einsatzplanung und Dienstplanerstellung: Übersetzung des Bedarfs in eine tatsächliche Schichtabdeckung
• Kompetenzentwicklung: Bereichsübergreifende Schulung und Aufbau von Karrierewegen, um die Abhängigkeit von Neueinstellungen zu verringern
• Technologische Unterstützung: Einsatz von Personalmanagement-Software zur Automatisierung und Optimierung von Entscheidungen
• Notfallplanung: Vorbereitung auf Nichterscheinen, plötzliche Nachfragespitzen und Störungen

Der Grund, warum Personalplanung in der Hotellerie wichtiger ist als in den meisten anderen Branchen, liegt darin, dass Ihre Arbeitskräfte nicht beliebig austauschbar sind. Ein Mitarbeiter an der Rezeption kann nicht ohne Weiteres in der Zimmerreinigung aushelfen. Ein Koch an der Linie ist kein Barkeeper. Und anders als im Einzelhandel können Sie Mitarbeiter nicht einfach nach Hause schicken und die Arbeit aufschieben – Gäste kommen planmäßig an, und Lücken im Service sind sofort sichtbar.

Warum Personalplanung wichtig ist: Geschäftliche Auswirkungen und ROI

Personalkosten machen bis zu 40 % der Betriebskosten eines Hotels aus. Damit ist Ihre Belegschaft Ihr größter kontrollierbarer Kostenfaktor – und derjenige mit dem größten Verbesserungspotenzial.

Die Kosten falscher Entscheidungen

Die durchschnittliche jährliche Fluktuationsrate in der Hotellerie liegt 2025 bei etwa 65,5 %, mit einem langfristigen Durchschnitt von 75,6 % zwischen 2001 und 2025 – ungefähr das Fünffache der Gesamtwirtschaft. Jeder Abgang kostet Sie Geld. Untersuchungen der Cornell University beziffern die durchschnittlichen Gesamtkosten der Fluktuation auf etwa $7,612 für unabhängige Hotels und $6,957 für Kettenhotels – und dabei ist der Produktivitätsverlust während der Einarbeitungsphase noch nicht berücksichtigt.

Das Muster, das ich immer wieder beobachte: Objekte investieren zu wenig in die Planung und geben anschließend zu viel für reaktive Maßnahmen aus – für Überstunden, Agenturgebühren und dringende Einstellungen, die weitaus mehr kosten als ein strukturierter Plan.

Die Vorteile einer guten Planung

Wenn Sie vorausschauend planen, zeigt sich der ROI in mehreren Bereichen:

• Senkung der Personalkosten: Automatisierte Einsatzplanung kann die Personalkosten durchschnittlich um 5–10 % senken, indem sie die Personalstärke an die Nachfrage anpasst.
• Zeit der Führungskräfte: Diese Tools können den Zeitaufwand für die Erstellung von Dienstplänen um bis zu 70 % reduzieren und Führungskräften mehr Zeit geben, sich auf den Betrieb oder den Gästeservice zu konzentrieren.
• Verringerung der Fluktuation: Ein strukturierter Einarbeitungsprozess erhöht die Verbleibsquote nach drei Jahren um 69 % und steigert die Produktivität neuer Mitarbeiter um etwa 50 %.
• Gästezufriedenheit: Eine strategische Personalplanung, die eine gleichbleibende Servicequalität sicherstellt, verbessert nachweislich die Bewertungen der Gästezufriedenheit auf über 85 %.

Die für die Messung des Personal-ROI nützlichste Kennzahl ist für mich der Umsatz pro Arbeitsstunde (RevPLH). Sie setzt Ihre Personalinvestitionen direkt mit der Serviceleistung in Beziehung – und anders als eine reine Kostenbetrachtung motiviert sie zur Optimierung statt lediglich zur Kürzung.

Nachfrageprognose im Hotelgewerbe

Die Nachfrageprognose ist die Grundlage für jede weitere Personalentscheidung. Wenn Ihre Prognose falsch ist, wird auch Ihre Personalbesetzung falsch sein – entweder dauerhaft zu hoch oder zu niedrig.

Was prognostiziert werden sollte

Eine gute Prognose der Nachfrage im Gastgewerbe bezieht sich nicht nur auf belegte Zimmer. Sie müssen nach Abteilung und Tageszeit prognostizieren, denn ein vollständig ausgebuchtes Haus an einem Konferenzwochenende erzeugt einen ganz anderen Personalbedarf als dieselbe Auslastung an einem Freizeitwochenende.

Erstellen Sie Ihre Prognose anhand dieser Eingaben:

• Historische Daten: Vergleiche desselben Wochentags und derselben Kalenderwoche, angepasst an das Wachstum
• Vorausschauende Buchungen: Ihre Reservierungsdaten aus dem PMS, einschließlich Stornierungsraten und Buchungseingang
• Lokale Veranstaltungen: Konferenzen, Festivals, Sportveranstaltungen und Schulferien, die Nachfragespitzen auslösen
• Saisonalitätskurven: Wöchentliche, monatliche und jährliche Muster, die für Ihren Markt und Ihr Segment spezifisch sind
• Schwankungen nach Tageszeit: Spitzen beim Frühstück, Mittagessen, Abendessen sowie beim Check-in und Check-out innerhalb eines Tages

So verwenden Sie die Prognose

Sobald Sie eine Mengenschätzung haben, wandeln Sie diese mithilfe von Produktivitätsrichtwerten auf Abteilungsebene in den Personalbedarf um. Verwenden Sie diese Referenz als Ausgangspunkt für Ihren eigenen Betrieb:

Abteilung	Produktivitätsrichtwert
Rezeption (Standard)	1 Mitarbeiter pro 50–75 Zimmer
Zimmerreinigung (Luxus)	10–12 Zimmer pro Mitarbeiter und 8-Stunden-Schicht
Zimmerreinigung (mittleres Segment)	15–18 Zimmer pro Mitarbeiter und 8-Stunden-Schicht
F&B-Servicekraft (mit Bedienung)	1 Servicekraft pro 4–6 Tische
Bankett (Tellerservice)	1 Servicekraft pro 10–12 Gäste
F&B-Küche (Spitzenzeit)	1 Koch pro 40–60 Gedecke

Diese Richtwerte sind Ausgangswerte. Ihre tatsächlichen Verhältnisse hängen von Ihrem Markenstandard, Ihrem Grundriss und Ihrem Servicemodell ab – verfolgen Sie sie im Laufe der Zeit und verfeinern Sie sie anhand Ihrer eigenen Daten.

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Die richtige Belegschaftsmischung und Personalstärke aufbauen

Keine einzelne Vertragsart eignet sich für jede Schicht im Gastgewerbe. Entscheidend ist, verschiedene Belegschaftsebenen miteinander zu kombinieren, damit Sie über einen stabilen Kern sowie genügend Flexibilität verfügen, um Nachfrageschwankungen abzufangen, ohne standardmäßig auf Überstunden zurückzugreifen.

Als Ausgangspunkt würde ich folgendes Personalmodell empfehlen:

• Vollzeitbeschäftigte (60–70 %): Das Rückgrat Ihres Betriebs. Sie verfügen über institutionelles Wissen, erbringen gleichbleibende Leistungen und bilden die Grundlage für Ihre Führungskräfteentwicklung.
• Teilzeitbeschäftigte (20–30 %): Zuverlässig für planbare Stoßzeiten – Frühstücksschichten am Wochenende, F&B am Freitagabend und Spitzenzeiten beim Check-in.
• Bedarfsbeschäftigte (10–20 %): Temporäre, saisonale und auf Abruf arbeitende Beschäftigte, die Nachfragespitzen und kurzfristige Ausfälle abdecken, ohne Ihre fixen Personalkosten zu erhöhen.

Die Mischung an die Abteilung anpassen

Die richtige Aufteilung variiert je nach Abteilung. Die Rezeption profitiert von einem höheren Anteil an Vollzeitbeschäftigten, da Beständigkeit bei der Wiedererkennung von Gästen und beim Umgang mit komplexen Anliegen wichtig ist. F&B kann mit einem größeren Anteil an Teilzeit- und Aushilfskräften arbeiten, da Schichtmuster vorhersehbarer sind und eine abteilungsübergreifende Einarbeitung zwischen Servicekräften, Barkeepern und Bankettmitarbeitern leichter möglich ist.

Die Zimmerreinigung liegt irgendwo dazwischen. Die körperlichen Anforderungen und die zeitliche Sensibilität der Tätigkeit erschweren eine Einarbeitung in andere Abteilungen. Daher würde ich hier die Mitarbeiterbindung gegenüber dem Aufbau eines Aushilfskräftepools priorisieren. Die Zimmerreinigung spürt die Auswirkungen der Fluktuation zuerst und am stärksten – die Ersetzung von Zimmermädchen und Zimmerjungen ist teuer und langwierig, und die Position ist in allen Märkten dauerhaft unterbesetzt.

Personalstärken festlegen

Nutzen Sie Ihre Produktivitätsrichtwerte aus der Prognosephase und planen Sie einen kleinen Puffer – typischerweise 10–15 % –, um ungeplante Abwesenheiten, Schulungsschichten und Spielraum für die Servicequalität zu berücksichtigen. Legen Sie für jede Abteilung Mindestbesetzungsgrenzen fest, die Sie unabhängig von der Nachfrage nicht unterschreiten, und bauen Sie die Besetzung darauf auf.

Dienstplanung, Schichtplanung und Anpassungen in Echtzeit

Ein guter Dienstplan ist die Verbindung zwischen Ihrer Personalplanung und der tatsächlichen Leistungserbringung. Ihn richtig zu erstellen bedeutet, die betrieblichen Anforderungen mit dem abzugleichen, was Ihre Mitarbeiter realistisch leisten können.

Den Dienstplan erstellen

Bei der Dienstplanung werden Mitarbeiter Schichten zugewiesen, wobei harte Rahmenbedingungen – etwa Arbeitsgesetze und Verfügbarkeit – sowie weiche Rahmenbedingungen wie die bevorzugten Schichten der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Harte Rahmenbedingungen sind nicht verhandelbar: gesetzliche Mindestanforderungen, Höchstarbeitszeiten, vorgeschriebene Ruhezeiten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Weiche Rahmenbedingungen sind Präferenzen, die Sie nach Möglichkeit berücksichtigen – jedoch nicht auf Kosten einer ausreichenden Besetzung.

Ich empfehle, Dienstpläne mindestens zwei Wochen im Voraus zu veröffentlichen. So haben die Mitarbeitenden genügend Zeit, ihr Leben zu planen, kurzfristige Tauschanfragen werden reduziert, und in vielen Rechtsordnungen wird dies zunehmend durch Gesetze zur vorausschauenden Dienstplanung vorgeschrieben.

Drei Dienstplanmodelle funktionieren im Gastgewerbe:

Modell	Am besten geeignet für	Darauf achten
Feste Schichten	Angestellte Positionen, Verwaltung, gewerkschaftlich organisierte Mitarbeitende	Unflexibel bei Nachfragespitzen
Wechselschichten	Rezeption, Sicherheit, 24/7-Betrieb	Kann Schlaf und Wohlbefinden beeinträchtigen
Flexible/offene Schichten	F&B, Bankette, hoher Anteil an Teilzeitkräften	Erfordert Technologie für eine faire Verwaltung

Den Betriebstag managen

Ein Dienstplan ist ein Plan – keine Garantie. Im Echtzeitmanagement trifft dieser Plan auf die Realität.

Halten Sie für Anpassungen am jeweiligen Arbeitstag diese Maßnahmen aufrecht:

• Bereitschaftsliste: Führen Sie eine kurze Liste von vielseitig geschulten oder in Teilzeit beschäftigten Mitarbeitenden, die kurzfristig einbestellt werden können. Nehmen Sie zu Beginn ihres freien Tages Kontakt mit ihnen auf, nicht erst, wenn eine Lücke entsteht.
• Ablauf für Schichttausch: Nutzen Sie eine mobile App oder Plattform, damit Mitarbeitende Tausche direkt initiieren können und die Genehmigung durch eine Führungskraft integriert ist. Das verringert den Verwaltungsaufwand für Führungskräfte und schließt Lücken schneller.
• Richtlinie zu Nichterscheinen ohne Absage: Legen Sie ein klares, dokumentiertes Eskalationsverfahren fest. Eine konsequente Durchsetzung reduziert wiederholtes Fehlverhalten und schützt das übrige Team.
• Nachfragesignale im Tagesverlauf: Vergleichen Sie das tatsächliche Gästeaufkommen im Verlauf der Schicht mit Ihrer Prognose. Wenn eine Konferenz länger dauert oder die Check-ins schneller zunehmen, haben Sie noch Zeit, Verstärkung zu rufen, bevor die Servicequalität nachlässt.

Bereichsübergreifende Schulungen, Kompetenzaufbau und Karrierewege

Bereichsübergreifende Schulungen sind eine der renditestärksten Investitionen, die Sie in Ihre Belegschaft tätigen können. Sie verschaffen Ihnen Flexibilität bei der Dienstplanung, verringern Ihre Anfälligkeit für kurzfristige Ausfälle und sind – richtig umgesetzt – ein Instrument zur Mitarbeiterbindung.

Warum bereichsübergreifende Schulungen funktionieren

Wenn ein Servicemitarbeiter auch an der Bar arbeiten kann oder eine Reinigungskraft die Wäschereiarbeiten unterstützt, lockern sich Ihre Einschränkungen bei der Dienstplanung. Sie sind nicht auf eine Eins-zu-eins-Besetzung einzelner Rollen festgelegt. In der Praxis bedeutet das, dass Sie in ruhigen Zeiten mit einer schlankeren Besetzung arbeiten und gleichzeitig Servicestandards einhalten können. Außerdem können Sie unerwartete Abwesenheiten auffangen, ohne automatisch auf Zeitarbeitskräfte oder Überstunden zurückzugreifen.

Ich habe außerdem erlebt, dass bereichsübergreifende Schulungen einen spürbaren Einfluss auf das Engagement haben. Mitarbeitende, die neue Fähigkeiten entwickeln, fühlen sich stärker mit dem Betrieb verbunden, und das zeigt sich in ihrem Service.

Eine Kompetenzmatrix erstellen

Beginnen Sie damit, die Fähigkeiten zu erfassen, die Ihr Betrieb abteilungsübergreifend benötigt – Servicekompetenzen, Systemkenntnisse (PMS, POS), körperliche Fähigkeiten und Sprachkenntnisse. Bewerten Sie anschließend, wo jedes Teammitglied derzeit steht. Die ermittelten Lücken werden zu Ihren Schulungsschwerpunkten.

Nutzen Sie die Matrix, um:

• Überschneidungen bei der Dienstplanung zu erkennen: Wer kann tatsächlich welche Aufgaben übernehmen und mit welchem Maß an Betreuung?
• Paare für bereichsübergreifende Schulungen zu bilden: Kombinieren Sie leistungsstarke Mitarbeitende aus einer Abteilung mit angrenzenden Rollen, die sie kennenlernen möchten.
• Fortschritte zu verfolgen: Aktualisieren Sie die Matrix vierteljährlich, damit sie nützlich bleibt und nicht zu einem statischen Dokument wird.

Karrierewege schaffen

Eine hochwertige Anerkennungskultur und sichtbare Aufstiegsmöglichkeiten von Positionen wie Zimmerkraft zu Trainer oder Vorgesetztem senken die Fluktuation um 45 %. Menschen wollen nicht nur einen Job – sie möchten wissen, wohin dieser Job führen kann.

Schaffen Sie in jeder Abteilung klare und erreichbare Entwicklungspfade:

• Rezeption: Rezeptionsmitarbeiter → Senior-Rezeptionsmitarbeiter → Rezeptionssupervisor → Rezeptionsleitung
• Reinigung: Zimmerkraft → Etagenleitung → Reinigungsleitung
• F&B: Servicemitarbeiter → Stationsleitung → Restaurantleitung → F&B-Leitung

Dokumentieren Sie diese Entwicklungspfade. Stellen Sie sie während der Einarbeitung vor. Verknüpfen Sie sie mit Ihrem Leistungsbeurteilungsprozess. Wenn Menschen die Aufstiegsmöglichkeiten sehen können, bleiben sie eher und entwickeln sich weiter.

Nachfolgeplanung

Erstellen Sie für leitende Positionen – GM, Küchenchef, Leiter der Zimmerabteilung – eine engere Nachfolgeliste. Identifizieren Sie, wer noch zwei bis drei Jahre von der Einsatzbereitschaft entfernt ist, und investieren Sie gezielt in die Entwicklung dieser Personen. Wenn Sie erst über Nachfolgeplanung nachdenken, nachdem eine Führungskraft gekündigt hat, befördern Sie am Ende möglicherweise die falsche Person oder müssen für eine externe Einstellung einen Aufschlag zahlen.

Technologie und Software für das Personalmanagement

Software für das Workforce-Management (WFM) ist der Ort, an dem Ihre Planung, Einsatzplanung und Abläufe in Echtzeit zusammenlaufen. Die richtige Plattform ersetzt kein gutes Urteilsvermögen – sie beseitigt den manuellen Aufwand, der Führungskräfte daran hindert, es einzusetzen.

Aufgaben von WFM-Software

Moderne WFM-Plattformen für die Hotellerie decken typischerweise Folgendes ab:

• KI-gestützte Bedarfsprognosen: Abrufen von Daten aus Ihren PMS-, POS- und Reservierungssystemen, um Empfehlungen zur Personalbesetzung nach Abteilung und Schicht zu erstellen
• Automatisierte Einsatzplanung: Erstellen von Entwürfen für Dienstpläne auf Grundlage Ihrer Arbeitsstandards, der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden und der Regeln zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – anschließend können Führungskräfte diese verfeinern
• Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Ein- und Ausstempeln, Pausenverwaltung und Echtzeitübersicht darüber, wer vor Ort tätig ist
• Mobiler Zugang für Mitarbeitende: Schichttausch, Anzeige des Dienstplans, Aktualisierung der Verfügbarkeit und Kommunikation mit Führungskräften über die Mobiltelefone der Mitarbeitenden
• Integration in die Lohnabrechnung: Direkte Übermittlung der genehmigten Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung, um manuelle Eingaben und Fehler zu reduzieren
• Schutzvorkehrungen zur Einhaltung von Vorschriften: Kennzeichnung möglicher Verstöße, bevor sie auftreten – etwa Überschreitungen von Überstundenlimits, Verstöße gegen Ruhezeiten und Anforderungen an die vorausschauende Einsatzplanung

Die richtige Plattform auswählen

Der WFM-Markt für die Hotellerie umfasst Tools wie Deputy, HotSchedules (Fourth), Unifocus und Legion. Die richtige Wahl hängt von der Art und Größe Ihres Betriebs sowie von Ihrer bestehenden technischen Infrastruktur ab.

Bevor Sie Anbieter bewerten, sollten Sie meiner Ansicht nach diese Kriterien klären:

• Ist eine direkte Integration in Ihr PMS und POS möglich?
• Kann die Plattform die Einsatzplanung für mehrere Abteilungen in einer einzigen Ansicht verwalten?
• Ist die mobile Nutzung so gut, dass die Mitarbeitenden sie tatsächlich verwenden werden?
• Unterstützt die Plattform die Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Ihrer Betriebsregion?
• Wie sehen die Einführung und die laufende Unterstützung tatsächlich aus?

Kaufen Sie eine Plattform nicht allein aufgrund einer Produktvorführung. Sprechen Sie mit Betrieben ähnlicher Größe und Komplexität, die sie derzeit einsetzen, und fragen Sie, was bei der Einführung schiefgelaufen ist.

Personalplanung für Notfälle und Krisen

Die Hotellerie ist stärker als fast jede andere Branche von Nachfrageschocks betroffen. Eine Gruppenbuchung, die 48 Stunden vorher storniert wird, ein schweres Unwetter, eine große Zahl kurzfristiger Krankmeldungen oder eine globale Störung können Ihre Personalplanung über Nacht zunichtemachen. Notfallplanung ist der Weg, wie Sie in solchen Situationen betriebsfähig bleiben.

Arten von Störungen, auf die Sie sich vorbereiten sollten

Auf diese Szenarien sollten Sie sich ausdrücklich vorbereiten:

• Viele kurzfristige Krankmeldungen oder Nichterscheinen: Ein Ausbruch einer Magen-Darm-Erkrankung in Ihrem Team, eine lokale Verkehrsstörung oder ein Schneesturm kann einen erheblichen Teil Ihrer eingeplanten Mitarbeitenden mit minimaler Vorwarnung ausfallen lassen.
• Plötzliche Nachfragespitzen: Eine Konferenz, die mehr Hotelzimmer bucht als verfügbar sind, eine kurzfristige Gruppenbuchung oder die Absage einer Veranstaltung, durch die Gäste zu Ihnen umgeleitet werden.
• Plötzlicher Nachfrageeinbruch: Die Absage einer wichtigen lokalen Veranstaltung, ein Streik bei einer Fluggesellschaft oder ein geopolitisches Ereignis, durch das Ihre künftigen Buchungen ausbleiben.
• Ausfall wichtiger Personen: Ihr Küchenchef oder Ihre Abteilungsleitung fällt aufgrund einer Verletzung oder Krankheit aus.

Aufbau Ihres Notfall-Personalbestands

Die Bewältigung kurzfristiger Personalengpässe in Hotels hängt davon ab, Ersatzressourcen zu aktivieren – Bereitschaftspools, nahegelegene Betriebe mit verfügbaren Mitarbeitenden und Partnerschaften mit Personaldienstleistern.

Zu einer praxistauglichen Notfallstruktur gehören:

• Bereitschaftsliste: Eine dokumentierte Liste von vielseitig geschulten Mitarbeitenden und ehemaligen Beschäftigten, die zugestimmt haben, für kurzfristige Schichten kontaktiert zu werden. Halten Sie sie aktuell und testen Sie sie – gehen Sie nicht davon aus, dass jemand noch bereit ist, einzuspringen, wenn Sie die Person tatsächlich brauchen.
• Beziehungen zu Personaldienstleistern: Bauen Sie Beziehungen zu einer oder zwei geprüften Personaldienstleistungsagenturen für die Hotellerie auf, bevor Sie sie benötigen. Die Zusammenarbeit mit Agenturen funktioniert besser, wenn diese Ihre Markenstandards und die Aufteilung Ihres Betriebs bereits kennen.
• Interne Personalverteilung: Für Betreiber mehrerer Betriebe ermöglicht ein gemeinsamer Personalpool, Mitarbeitende dorthin zu versetzen, wo die Nachfrage steigt, statt externe Unterstützung anzufordern.

Reaktion auf einen Nachfrageeinbruch

Notfallplanung funktioniert in beide Richtungen. Wenn die Nachfrage plötzlich sinkt, muss Ihr Plan abdecken, wie Sie Mitarbeitende fair und rechtssicher aus dem Dienst nehmen – einschließlich der Kommunikation, der Priorisierung, wer weiterbeschäftigt wird, und der Nutzung staatlicher Unterstützungsprogramme, die in Ihrer Rechtsordnung verfügbar sind. Wenn dies im Voraus dokumentiert ist, verhindert das überstürzte Entscheidungen, die Vertrauen beschädigen und rechtliche Risiken schaffen.

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Arbeitskräfteplanung über mehrere Objekte hinweg skalieren

Wenn Sie von der Verwaltung eines einzelnen Objekts zur Verwaltung eines Portfolios übergehen, wird die Arbeitskräfteplanung strukturell komplexer. Entscheidungen, die an einem einzelnen Standort funktioniert haben – die Einsatzplanung in einem Tool, die Schulung der eigenen Vorgesetzten oder individuelle Verhandlungen mit Agenturen –, lassen sich nicht ohne Weiteres skalieren.

Zentralisierte oder dezentrale Entscheidungen

Die zentrale Herausforderung beim standortübergreifenden Arbeitskräfte-Management besteht darin, zu entscheiden, was zentral festgelegt wird und was auf Objektebene verbleibt. Meiner Ansicht nach ist ein Modell mit zentralisierten Standards und lokaler Umsetzung am effektivsten.

Zentralisieren:

• Arbeitsstandards und Produktivitäts-Benchmarks (Zimmermädchen pro Zimmer, Gedecke pro Servicekraft)
• KPI- und Berichtsstrukturen (damit Sie die Leistung der verschiedenen Standorte vergleichen können)
• WFM-Plattform und Integrationen (ein System, eine zentrale Datenquelle)
• Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften (insbesondere dort, wo sich das Arbeitsrecht je nach Region unterscheidet)
• Pipeline für Führungskräfte und Nachfolgeplanung

Lokal belassen:

• Tägliche und wöchentliche Entscheidungen zur Einsatzplanung (Standortleiter kennen ihre Teams)
• Echtzeitanpassungen auf Schichtebene
• Beziehungen zu lokalen Agenturen und Auftragnehmern

Bündelung von Talenten auf Portfolioebene

Einer der deutlichsten Vorteile mehrerer Objekte ist die Möglichkeit, Arbeitskräfte gemeinsam einzusetzen. Ein standortübergreifender flexibler Personalpool – Mitarbeiter, die vertraglich dafür vorgesehen sind, an zwei oder mehr Standorten innerhalb einer angemessenen Entfernung zu arbeiten – verringert Ihre Abhängigkeit von Agenturen bei Nachfragespitzen und bietet leistungsstarken Mitarbeitern die Möglichkeit, mehr Stunden zu übernehmen und mehr zu verdienen, ohne den Arbeitgeber zu wechseln.

Hotels können Mitarbeiter über mehrere Objekte hinweg einplanen, indem sie eine zentralisierte Software für die Einsatzplanung mit standortübergreifender Übersicht einführen und Rollenbeschreibungen sowie Arbeitsregeln im gesamten Portfolio vereinheitlichen.

KPI-Standardisierung im gesamten Portfolio

Bei mehreren Objekten machen uneinheitliche Kennzahlen es unmöglich, zu erkennen, wo Maßnahmen erforderlich sind. Richten Sie alle Standorte an denselben zentralen KPIs für die Belegschaft aus:

• Arbeitskostenquote (gesamte Arbeitskosten ÷ Umsatz × 100)
• Umsatz pro Arbeitsstunde nach Abteilung
• Fluktuationsrate nach Rollenkategorie
• Quote der Einhaltung der Einsatzplanung
• Überstunden als Prozentsatz der Gesamtstunden

Überprüfen Sie diese Kennzahlen monatlich auf Portfolioebene. Ausreißer – in beide Richtungen – zeigen Ihnen, wo Sie genauer hinschauen sollten. Ein Objekt mit ungewöhnlich niedrigen Arbeitskosten könnte unterbesetzt sein und auf ein Problem mit der Gästezufriedenheit zusteuern. Ein Objekt mit vielen Überstunden könnte ein Problem im Prozess der Einsatzplanung oder eine leicht zu behebende Lücke bei der Nachfrageprognose haben.

Ihr Arbeitskräfteplan ist das Fundament – auch das, was Sie darauf aufbauen, ist wichtig

Ein starker Arbeitskräfteplan stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter bereitstehen, wenn die Nachfrage eintrifft. Diese Nachfrage beginnt jedoch mit Buchungen – ein Verständnis der Vorteile von Hotelreservierungssystemen zeigt Ihnen, wie die richtige Buchungssoftware die Belegungsdaten liefert, auf die Ihre Personalprognosen angewiesen sind.