Wyobraź sobie, że planujesz duże rodzinne spotkanie w mieście, którego nigdy wcześniej nie odwiedzałeś. Chcesz, aby wszyscy świetnie się bawili, zatrzymali się w przyjemnych miejscach i skorzystali z tego, co miasto ma do zaoferowania, ale pojawia się jeden problem — nie wiesz, od czego zacząć. Właśnie tutaj przydaje się CVB, czyli Biuro Konwencji i Odwiedzających. Pomyśl o CVB jak o komitecie powitalnym miasta i organizatorze wydarzeń w jednym.

Podobnie jak ten jeden krewny, który zna wszystkie najlepsze miejsca i potrafi zorganizować świetną wycieczkę, CVB specjalizuje się w pomaganiu odwiedzającym w planowaniu wydarzeń i łączeniu ich z lokalnymi firmami, dzięki którym wydarzenie może zakończyć się sukcesem. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w pomaganiu osobom takim jak Ty są niezastąpionym źródłem informacji, które sprawia, że każda podróż lub spotkanie w nowym mieście przebiega tak sprawnie i przyjemnie, jak to tylko możliwe.

W tym artykule dokładnie wyjaśnię, czym jest CVB, jak działa i dlaczego jest tak cennym wsparciem podczas planowania wydarzeń i wizyt.

Czym jest Biuro Konwencji i Odwiedzających (CVB)?

Biuro Konwencji i Odwiedzających, czyli CVB, to organizacja promująca miasto lub miejsce jako lokalizację wartą odwiedzenia, organizowania wydarzeń lub udziału w konwencjach. CVB współpracuje z lokalnymi firmami, hotelami i innymi atrakcjami, aby zachęcać do turystyki i podróży służbowych. Sprowadzając ludzi do danego regionu, CVB pomaga pobudzać lokalną gospodarkę i wspiera różne firmy — od hoteli po restauracje i lokalne sklepy.

Jak działa Biuro Konwencji i Odwiedzających?

CVB jest finansowane głównie z połączenia lokalnych podatków, składek członkowskich płaconych przez firmy, a czasami także dotacji. Nie pobiera bezpośrednich opłat od odwiedzających; zamiast tego wykorzystuje te środki do promowania miejsca, wydarzeń oraz świadczenia usług podróżnym i organizatorom wydarzeń. Zespół CVB zazwyczaj obejmuje ekspertów w dziedzinie marketingu, wydarzeń i turystyki, którzy koncentrują się na podkreślaniu tego, co wyróżnia ich miejsce. Oferują oni takie materiały jak przewodniki, mapy i lokalne informacje, aby ułatwić planowanie oraz zwiedzanie turystom i organizatorom wydarzeń.

Różnica między CVB, DMO i DMC

Choć CVB, DMO (organizacje marketingu destynacji) i DMC (firmy zarządzające destynacją) mogą wydawać się podobne, pełnią różne funkcje:

• CVB (Biuro Konwencji i Odwiedzających): koncentruje się przede wszystkim na promowaniu miasta lub regionu jako miejsca turystycznego i lokalizacji wydarzeń. Jego zadaniem jest przyciąganie odwiedzających i wspieranie lokalnej gospodarki.
• DMO (organizacja marketingu destynacji): DMO jest bardzo podobna do CVB, ale koncentruje się szerzej na promowaniu miejsca wśród większej grupy odbiorców, czasami również odwiedzających z zagranicy. DMO często nadzorują cały marketing turystyczny, w tym działania CVB.
• DMC (firma zarządzająca destynacją): DMC to prywatna firma, która pomaga organizatorom wydarzeń w zakresie lokalnych usług, takich jak zakwaterowanie, transport i atrakcje. Współpracuje bezpośrednio z organizatorami, aby wydarzenia przebiegały sprawnie.

Podsumowując, CVB i DMO zajmują się przede wszystkim promowaniem regionu, natomiast DMC koncentrują się na logistyce poszczególnych wydarzeń i wycieczek.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego CVB są ważne dla hoteli

CVB odgrywają kluczową rolę w pomaganiu hotelom w przyciąganiu gości. Promując całą destynację, pośrednio pomagają hotelom zwiększać liczbę rezerwacji, szczególnie podczas wydarzeń, konwencji i intensywnych sezonów turystycznych.

CVB ciężko pracują nad zwiększaniem atrakcyjności lokalizacji, co prowadzi do wyższego obłożenia pobliskich hoteli. Dostarczają hotelom niezbędnych danych, informacji o trendach i prognozach dotyczących turystyki w regionie, pomagając menedżerom hoteli podejmować lepsze decyzje dotyczące cen, usług i promocji.

Korzyści ze współpracy z CVB

Z mojego doświadczenia wynika, że oto najważniejsze korzyści ze współpracy z lokalnymi CVB:

1. Lokalna wiedza: CVB mają dogłębną znajomość danego obszaru — od ukrytych perełek po popularne miejsca — dzięki czemu pomagają w pełni wykorzystać potencjał miejsca docelowego.
2. Wsparcie w planowaniu wydarzeń: Oferują bezpłatną pomoc w planowaniu wydarzeń — od rekomendacji miejsc po kontakty do dostawców — upraszczając kwestie logistyczne.
3. Dostęp do lokalnych sieci kontaktów: CVB łączą z lokalnymi dostawcami, miejscami i usługodawcami, oszczędzając czas potrzebny na znalezienie wiarygodnych partnerów.
4. Wsparcie promocyjne: Wiele CVB zapewnia materiały marketingowe, przewodniki dla odwiedzających i promocję online, aby zwiększyć frekwencję na wydarzeniach i ich widoczność.
5. Oszczędności: CVB często oferują bezpłatne lub objęte rabatem usługi, co może pomóc zmniejszyć koszty planowania i działalności operacyjnej.
6. Marketing miejsca docelowego: CVB aktywnie promują swoje miasta, przyciągając większą liczbę turystów i uczestników, co pośrednio przynosi korzyści wydarzeniu lub firmie.
7. Dostosowane rekomendacje: Zapewniają spersonalizowane sugestie na podstawie preferencji grupy, gwarantując bardziej angażujące doświadczenia.
8. Rabaty grupowe: Dzięki partnerstwom CVB mogą uzyskać stawki grupowe i specjalne oferty, obniżając koszty zakwaterowania i atrakcji.
9. Wsparcie na miejscu: Wiele CVB oferuje pomoc na miejscu podczas wydarzeń, dbając o ich sprawny przebieg i reagując na potrzeby pojawiające się w ostatniej chwili.
10. Usługi dla odwiedzających: CVB dostarczają materiały takie jak mapy, broszury i lokalne informacje, pomagając uczestnikom cieszyć się bezproblemowym doświadczeniem.

Współpraca z CVB przypomina korzystanie z pomocy osobistego przewodnika i asystenta wydarzenia, dzięki czemu cały proces od początku do końca przebiega sprawniej i przynosi lepsze rezultaty.

Jak hotele mogą współpracować z CVB

Hotele mogą czerpać korzyści z bliskiej współpracy z CVB, udostępniając informacje i współpracując przy promocjach. CVB często organizują wydarzenia i inicjatywy, w których hotele mogą uczestniczyć, takie jak konwencje obejmujące całe miasto lub wydarzenia świąteczne.

Uczestnictwo pozwala hotelom zwiększyć widoczność wśród potencjalnych odwiedzających i zdobyć więcej rezerwacji. Hotele mogą również udostępniać CVB informacje o swoich obiektach, nadchodzących promocjach i ofertach specjalnych, aby pomóc im promować te możliwości wśród przyjeżdżających podróżnych.

Ten rodzaj partnerstwa gwarantuje, że zarówno hotel, jak i CVB wspólnie dążą do przyciągnięcia gości. CVB może:

1. Promować hotel wśród potencjalnych odwiedzających, uwzględniając go w materiałach marketingowych dotyczących miejsca docelowego.
2. Udostępniać dane dotyczące turystyki i trendów wśród odwiedzających, pomagając hotelom dostosowywać ofertę.
3. Ułatwiać partnerstwa z lokalnymi firmami, co może prowadzić do tworzenia pakietów lub promocji atrakcyjnych dla turystów.
4. Pomagać podczas wydarzeń i konwencji, udostępniając informacje o hotelu jako opcji zakwaterowania dla dużych grup.
5. Oferować szkolenia i wsparcie pracownikom hoteli w zakresie obsługi klienta i znajomości miejsca docelowego, zapewniając gościom pozytywne doświadczenia.

CVB to cenne wsparcie dla hoteli, które chcą przyciągnąć więcej odwiedzających i poprawić jakość obsługi gości.

10 wskazówek dotyczących współpracy z biurem ds. konwencji i odwiedzających

1. Przedstaw wyjątkowe cechy hotelu: Upewnij się, że CVB wie, co wyróżnia Twój hotel — od udogodnień po zalety lokalizacji.
2. Uczestnicz w promocji miejsca docelowego: Bierz udział we wszystkich działaniach promocyjnych oferowanych przez CVB, takich jak kampanie sezonowe lub przewodniki dla odwiedzających.
3. Udostępniaj dane i spostrzeżenia dotyczące odwiedzających: Jeśli to możliwe, udostępniaj dane CVB, aby pomóc mu lepiej zrozumieć typ gości, których przyciągasz, oraz ich oczekiwania.
4. Uczestnicz w spotkaniach i wydarzeniach CVB: Aktywna współpraca z CVB pomaga być na bieżąco z trendami i nawiązywać wartościowe kontakty.
5. Współpracuj przy tworzeniu pakietów i ofert: Współpracuj z CVB i lokalnymi firmami, aby tworzyć pakiety przyciągające większą liczbę odwiedzających.
6. Informuj CVB o remontach lub zmianach w hotelu: Jeśli modernizujesz obiekty lub dodajesz nowe udogodnienia, poinformuj o tym CVB, aby mogło promować te zmiany.
7. Udostępniaj treści do marketingu CVB: Przekazuj CVB zdjęcia, filmy lub szczegółowe informacje, aby mogło prezentować Twój hotel w swoich materiałach.
8. Organizuj wydarzenia sponsorowane przez CVB: Jeśli CVB potrzebuje miejsca na wydarzenie, udostępnij swoją przestrzeń, aby zwiększyć rozpoznawalność i aktywniej zaangażować się w życie lokalnej społeczności.
9. Oferuj wsparcie w zakresie obsługi gości: Zadbaj o to, aby pracownicy znali okolicę i zasoby CVB, dzięki czemu będą mogli pomagać gościom, udzielając im informacji.
10. Utrzymuj otwartą komunikację: Regularnie kontaktuj się z CVB, aby omawiać sposoby usprawnienia współpracy i przyciągnięcia większej liczby gości.

Skuteczna współpraca z CVB może zapewnić Twojemu hotelowi przewagę konkurencyjną poprzez zwiększenie widoczności i przyciągnięcie większej liczby gości przez cały rok. Współpracując z CVB, możesz w pełni wykorzystać możliwości, jakie oferuje Twoja destynacja.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące CVB i hotelarstwa

Oto dodatkowe pytania i odpowiedzi związane z omawianym tematem. 

Co sprawia, że destynacja jest atrakcyjna dla turystów podróżujących w celach wypoczynkowych?

Destynacje oferujące wyjątkowe lokalne atrakcje, tętniące życiem społeczności i dobrze wspieraną branżę turystyczną często przyciągają turystów podróżujących w celach wypoczynkowych. Biuro turystyki często odgrywa kluczową rolę w promowaniu tych atrakcji oraz dostarczaniu informacji o wydarzeniach kulturalnych, zabytkach, restauracjach i innych doświadczeniach atrakcyjnych dla odwiedzających. Silne więzi z lokalną społecznością pomagają również tworzyć autentyczne doświadczenia, które zwiększają atrakcyjność destynacji dla turystów poszukujących niezapomnianych wakacji.

Jak organizatorzy spotkań mogą znaleźć najlepszą przestrzeń i usługi na grupowe wydarzenia biznesowe?

Organizatorzy spotkań mogą oceniać odpowiednie przestrzenie na podstawie skali wydarzenia i jego wyjątkowych potrzeb, takich jak możliwość organizacji targów, dostępność pomieszczeń na sesje tematyczne oraz wymagania techniczne. Udział w wizytach zapoznawczych (fam) w obiektach pomaga organizatorom osobiście zapoznać się z dostępnymi opcjami. Wysłanie zapytania ofertowego (RFP) umożliwia zebranie szczegółowych informacji na temat cen, udogodnień i logistyki, ułatwiając ocenę najlepszego rozwiązania. Skuteczna współpraca między organizatorami a menedżerami obiektów ma kluczowe znaczenie, a wyznaczenie osoby kontaktowej w obiekcie zapewnia sprawną komunikację i wsparcie na każdym etapie planowania.

Jak kampanie marketingowe mogą zwiększyć widoczność i zaangażowanie firm z branży turystycznej i hotelarskiej?

Kampanie marketingowe w branży turystycznej i hotelarskiej powinny być opracowane tak, aby podkreślać najważniejsze atuty, takie jak atrakcje i udogodnienia, a jednocześnie odpowiadać na preferencje grupy docelowej. Inwestowanie w skoordynowane działania marketingowe wykorzystujące kanały cyfrowe, media społecznościowe i tradycyjne formy reklamy zwiększa zasięg. Oferowanie zachęt, takich jak specjalne rabaty lub korzyści dla lojalnych klientów, może dodatkowo zachęcać do dokonywania rezerwacji i zwiększać zaangażowanie, dzięki czemu kampanie stają się skuteczniejsze. Takie działania nie tylko zwiększają widoczność, lecz także budują silniejsze relacje z potencjalnymi klientami.

Jaką rolę odgrywają organizacje non-profit we wspieraniu lokalnych inicjatyw turystycznych?

Organizacje non-profit i organizacje działające na zasadzie non-profit odgrywają istotną rolę we wzmacnianiu turystyki poprzez promowanie zrównoważonych praktyk, ochronę dziedzictwa kulturowego i rozwijanie partnerstw w lokalnej społeczności. Często współpracując blisko z usługodawcami i władzami lokalnymi, organizacje te mogą pomagać w koordynowaniu zasobów i wiedzy specjalistycznej w celu wspierania rozwoju turystyki. Mogą również organizować i finansować projekty przyciągające odwiedzających, wspierające przedsiębiorstwa i pobudzające lokalną gospodarkę, wzmacniając ogólną strukturę wspierającą turystykę w danym obszarze.

Co dalej?

Nie zapomnij przejrzeć pozostałych treści na stronie, aby znaleźć więcej przydatnych wskazówek, szablonów i narzędzi dotyczących zarządzania hotelem. Ponadto zapisz się do newslettera The Hotel GM, aby otrzymywać eksperckie porady prosto na swoją skrzynkę odbiorczą!