Hotellien tarjouspyynnöt: voita enemmän kilpailutuksia vuonna 2026 [+ ilmainen mallipohja]

Jos hotellien RFP-pyyntöjen määrä on joskus tuntunut ylivoimaiselta tai olet turhautunut alhaisiin konversioasteisiin tiimisi parhaista ponnisteluista huolimatta, et ole yksin. Olen ollut samassa tilanteessa ja tiedän, kuinka paljon aikaa ja energiaa jokaiseen tarjoukseen kuluu – vain nähdäkseen monien niistä epäonnistuvan. 

Vuosien hotellikaupan ja ryhmävarausten kokemuksen myötä olen oppinut tarkalleen, missä prosessi katkeaa ja, mikä vielä tärkeämpää, kuinka se korjataan. Tässä oppaassa käyn läpi, kuinka voit virtaviivaistaa RFP-prosessiasi, parantaa vastaustesi laatua ja lopulta hankkia enemmän liiketoimintaa (sekä napata ilmaisen vastauspohjan ajan säästämiseksi).

Mikä on hotellin RFP-pyyntö (Request for Proposal eli tarjouspyyntö)?

Hotellin RFP-pyyntö (Request for Proposal eli tarjouspyyntö) on asiakirja, jonka yritykset tai suunnittelijat lähettävät tarvitessaan ryhmähintoja, kokoustiloja tai tapahtumajärjestelyjä. Siinä esitetään keskeiset tiedot, kuten huoneiden määrä, päivämäärät ja budjetti, jotta hotellit voivat vastata räätälöidyllä tarjouksella.

Vieraanvaraisuusalalla työskentelevänä johtajana pidän sitä lähtökohtana arvioidessani, sovimmeko yhteen ja miten voimme tuoda vahvuutemme esiin. Hyvä RFP-pyyntö auttaa minua vastaamaan nopeasti ja täsmällisesti, mikä parantaa mahdollisuuksiamme saada liiketoiminta.

RFP-pyynnöt ovat yleisiä yritysmatkoissa ja tapahtumissa, koska ne sujuvoittavat viestintää. Kun kaikki on kirjattu, molemmat osapuolet pysyvät alusta alkaen samalla linjalla.

Miksi hotellin RFP-prosessi on tärkeä

Hotellin RFP-prosessi on tärkeä, koska se tuo rakennetta ja selkeyttä siihen, miten ryhmä- tai yritysvarauksia käsitellään.

• Se varmistaa, että hotelli ja asiakas ovat alusta alkaen samalla sivulla.
• Se säästää aikaa kokoamalla kaikki vaatimukset yhteen paikkaan hajallaan olevien sähköpostien sijaan.
• Se auttaa minua arvioimaan saatavuuden, hinnoittelun ja palvelukyvyn täsmällisesti.
• Se tarjoaa asiakkaille yhtenäisen tavan vertailla useiden hotellien tarjouksia.
• Se vähentää väärinkäsityksiä dokumentoimalla odotukset selkeästi.
• Se parantaa mahdollisuuksiamme saada laadukasta liiketoimintaa antamalla meille mahdollisuuden korostaa arvoamme.
• Se tukee parempaa ennustamista ja suunnittelua omalta osaltani, erityisesti ryhmäliiketoiminnassa.

Hotellin RFP-prosessi: virtaviivaista ja optimoi saadaksesi enemmän tarjouksia

Hotellin RFP-prosessi antaa meille selkeän tien saada enemmän ryhmä- ja yritysliiketoimintaa. Oikein toteutettuna se säästää kaikkien aikaa ja luo pohjan sujuvalle yhteistyölle. Näin lähestyn sitä hotellin näkökulmasta:

1. Määritä hotellin vaatimukset

Aloitamme tarkastelemalla ryhmän keskeisiä tarpeita: huoneiden määrää, kokoustiloja, tapahtuman aikataulua ja erityistoiveita, kuten läheisyyttä lentokenttiin tai nähtävyyksiin. Näiden perustietojen avulla ymmärrämme, sopiiko tapahtuma hotellillemme ja pystymmekö vastaamaan odotuksiin. Mitä selkeämpi alkuperäinen pyyntö on, sitä nopeammin voimme laatia voittavan tarjouksen.

Vieraanvaraisuusalan johtajat voivat: Kannustaa myyntitiimiä selventämään vaatimukset varhaisessa vaiheessa ja esittämään oikeat tarkentavat kysymykset. Varmista, että käytössäsi on mallipohjainen tietojenkeruulomake tai tarkistuslista suunnittelijoilta saatavien keskeisten tietojen kokoamiseen. Järjestelmällisyys tässä vaiheessa antaa suunnittelijoille luottamuksen siihen, että hoidat heidän tapahtumansa huolellisesti.

2. Etsi hotellivaihtoehtoja

Suunnittelijat etsivät yleensä RFP-alustojen, toimistoverkostojen tai suosimiensa toimittajien kautta. Siksi on erittäin tärkeää, että hotellimme on helppo löytää ja että se on hyvin edustettuna hankintatyökaluissa ja kolmansien osapuolten kanavissa. Varmistan, että sisältömme on ajan tasalla, profiilimme on optimoitu ja myyntitiimimme valmis vastaamaan nopeasti.

Vieraanvaraisuusalan johtajat voivat: Tarkastaa verkkonäkyvyytesi säännöllisesti, erityisesti hankintatyökaluissa ja brändiportaaleissa. Pidä kuvat tuoreina, kokoustilojen tiedot paikkansapitävinä ja asiakaspalautteet näkyvillä. Vastaa RFP-pyyntöihin nopeasti ja kerro suunnittelijoille, että olet valmis yhteistyöhön etkä vain myymään.

3. Lähetä RFP-pyynnöt

Kun vastaanotamme RFP-pyynnön, tarkistamme ensimmäiseksi sen täydellisyyden. Keskeiset tiedot, kuten tapahtuman päivämäärät, vierashuoneiden määrä, kokoushuoneiden järjestelyt, F&B-tarpeet ja budjettiraamit, auttavat meitä arvioimaan toteutettavuutta. Hyvä RFP-pyyntö tarkoittaa vähemmän edestakaista viestintää, nopeampaa käsittelyä ja parempia mahdollisuuksia saada liiketoiminta.

Vieraanvaraisuusalan johtajat voivat: Kouluttaa myyntitiimin käsittelemään ja kvalifioimaan liidejä tehokkaasti. Käytä vakiotoimintamenettelyä (SOP) RFP-pyyntöjen arviointiin ja niiden osoittamiseen sopivuuden ja tärkeysjärjestyksen perusteella. Nopea ja harkittu vastaus osoittaa, että kunnioitat suunnittelijan aikataulua, ja sillä on suuri merkitys.

4. Tarkastele tarjouksia ja neuvottele

Tiedämme, että asiakkaat tarkastelevat useita tarjouksia, joten keskitymme selkeyteen ja arvoon. Varmistan aina, että vastauksemme on henkilökohtainen, hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja tuo esiin sen, mikä tekee hotellistamme parhaiten sopivan. Neuvotteluissa etsin tapoja lisätä arvoa alentamatta hintaa suoraan.

Vieraanvaraisuusalan johtajat voivat: Antaa tiimillesi tilaa kehittää luovia tarjouksia – ajattele muutakin kuin hinnanalennuksia. Tervetuliaispalvelut, VIP-sisäänkirjautuminen tai maksujen poistaminen voivat saada tarjouksesi erottumaan. Kannusta tiimin jäseniä viestimään näistä eduista selkeästi tarjouksissa.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Hinnoittelu- ja sopimusneuvottelujen strategiat

Suosin neuvotteluissa pitkän aikavälin näkökulmaa. Joustavien sopimusehtojen tarjoaminen, lisäarvoa tuovat edut, kuten maksuttomat huoneet tai päivitetty Wi-Fi, sekä selkeä viestintä rakentavat luottamusta asiakkaan kanssa. Näiden toimien avulla saamme sopimuksen ja samalla suojaamme liikevaihtotavoitteitamme sekä toiminnallisia rajoitteitamme.

Majoitusalan esihenkilöt voivat: Tukea myyntitiimiänne etukäteen hyväksytyillä neuvottelukeinoilla, jotta heidän ei tarvitse odottaa sisäisiä hyväksyntöjä. Kun he tietävät, mitä voivat tarjota, he voivat vastata luottavaisesti ja saada kaupat päätökseen nopeammin.

6. Allekirjoita sopimukset

Kun kaikesta on sovittu, vahvistamme varauksen yksityiskohtaisella sopimuksella. Se sisältää hinnan, huoneiden määrän, ruoka- ja juomapalvelujen vähimmäisostot sekä peruutuksia tai varausten vähentämistä koskevat ehdot. Varmistan, että molemmilla osapuolilla on selkeä käsitys asioista, jotta myöhemmin ei tule yllätyksiä.

Majoitusalan esihenkilöt voivat: Tehdä yhteistyötä lakiasiain- ja talousosaston kanssa sopimusprosessin sujuvoittamiseksi. Vakioidut ehdot, sähköisen allekirjoituksen työkalut ja selkeät eskalointikanavat auttavat siirtymään suullisesta hyväksynnästä allekirjoitettuun sopimukseen viivyttelemättä.

7. Seuraa tilannetta ja viimeistele tapahtuman yksityiskohdat

Sopimuksen allekirjoittaminen on vasta kumppanuuden alku. Tiimini ja minä pidämme viestintäyhteyden avoimena ja varmistamme, että tapahtuman jokainen yksityiskohta on huomioitu huonelistoista audiovisuaalisiin tarpeisiin. Ennakoiva toiminta rakentaa luottamusta ja auttaa varmistamaan moitteettoman vieraskokemuksen.

Majoitusalan esihenkilöt voivat: Nimetä sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen vastuuhenkilön huolehtimaan toteutuksesta. Pidä tapahtumasuunnittelijat ajan tasalla säännöllisillä yhteydenotoilla ja varmista, että hotellin eri osastot on perehdytetty. Sujuva siirtyminen myynnistä operatiiviseen toimintaan pitää asiakkaat palaamassa.

Hotellien RFP-pyyntöjen arvioinnin yleiset haasteet

Hotellien RFP-pyyntöjen arviointi ei ole aina suoraviivaista, etenkin kun asiakkaan tarpeet on sovitettava hotellin toimintaan ja liikevaihtotavoitteisiin. Kokemukseni perusteella seuraavat ovat yleisimpiä hotellin puolella kohtaamiamme haasteita:

Haaste: Puutteelliset tai epämääräiset RFP-pyynnöt

Kun keskeisiä tietoja, kuten budjetti, tarkat päivämäärät tai tilavaatimukset, puuttuu, prosessi hidastuu. Joudumme usein selvittämään tietoja vain nähdäksemme, voimmeko edes tarjota kyseistä liiketoimintaa. Tämä aiheuttaa viivästyksiä ja lisää virheiden riskiä.

Haaste: Epärealistiset odotukset

Joskus pyydetyt hinnat, myönnytykset tai takuut eivät vastaa markkinaolosuhteita. Jos asiakas vertaa meitä hotelleihin, jotka kuuluvat täysin eri tasoluokkiin tai sijaitsevat eri paikoissa, on vaikea kilpailla tasapuolisesti. Yritän aina valistaa asiakasta siitä, mikä on realistista, hinnoittelematta meitä kuitenkaan ulos kilpailusta.

Haaste: Suuri määrä pyyntöjä, vähän toteutuneita varauksia

Saamme paljon RFP-pyyntöjä, jotka eivät koskaan muutu varauksiksi. Jokaisen pyynnön tarkistaminen ja siihen vastaaminen vaatii aikaa ja vaivaa, joten on turhauttavaa, kun palautetta tai jatkotoimia on vähän. Siksi keskityn päteviin liideihin ja rakennan suhteita suunnittelijoihin, jotka ovat tosissaan.

Haaste: Tiukat vastausajat

Lyhyet määräajat ovat jatkuva haaste etenkin silloin, kun käsittelemme useita RFP-pyyntöjä samanaikaisesti. Nopeat vastaukset ovat tärkeitä, mutta en koskaan halua uhrata tarkkuutta tai jättää tärkeitä sopimusehtoja huomiotta vain määräajan saavuttamiseksi. Selkeä ja sujuva prosessi auttaa meitä pysymään kilpailukykyisinä ilman kiirehtimistä.

Haaste: Keskenään yhteensopimattomien asioiden vertailu

Jokainen RFP-pyyntö on rakenteeltaan hieman erilainen, eivätkä kaikki asiakkaat käytä vakioituja muotoja. Ehdotuksia voi olla vaikea verrata tai hinnoittelupäätöksiä tehdä oikeudenmukaisesti ilman yhdenmukaisia tietoja. Tässä hyvä viestintä ja toimivat tarjouspohjat todella vaikuttavat.

Hotellin RFP-vastauspohja [Ilmainen lataus]

Tässä on yksinkertainen ja tehokas hotellin RFP-vastauspohja, jota käytän vastatessani suunnittelijoille tai yritysten matkavastaaville. Se sisältää kaikki keskeiset kohdat ja pitää keskustelun selkeänä ja ammattimaisena.

—

Aihe: Tarjous tapahtumalle/ryhmälle [Tapahtuman/ryhmän nimi] hotellissa [Hotellin nimi]

Hei [Suunnittelijan nimi],

Kiitos, että harkitsette [Hotellin nimi] -hotellia tulevaa [tapahtuman nimi tai ryhmämajoitus] -tapahtumaanne varten, joka järjestetään [saapumispäivä]–[lähtöpäivä]. RFP-pyynnössänne toimittamienne tietojen perusteella olen laatinut tarjouksemme alle:

Hotellin tiedot
[Hotellin nimi]
[Osoite]
[Puhelinnumero]
[Verkkosivuston linkki]

Saatavuus
Vahvistamme mielellämme saatavuuden pyytämillenne päivämäärille.
Saapuminen: [Päivämäärä] | Lähtö: [Päivämäärä]
Huonekiintiö: [Huoneiden lukumäärä/yö]
Kokous-/tapahtumatila: [Luettele tilat ja kapasiteetit tarvittaessa]

Huonehinnat
Standard King -huone / kahden hengen huone: $[Hinta] yöltä + vero
Hinta sisältää: [Wi-Fi, aamiainen, pysäköinti jne.]

Kokoustila & F&B (tarvittaessa)
[Tiedot kokoushuoneiden saatavuudesta, järjestelystä, sisältyvistä AV-laitteista, catering-vaihtoehdoista ja vähimmäisvaatimuksista]

Edut

• [1 jokaista 40 ilmaista huonetta kohden]
  
• [Alennettu pysäköinti]
  
• [Maksuton Wi-Fi hotellihuoneissa ja kokoustiloissa]
  
• [Aikainen sisäänkirjautuminen / myöhäinen uloskirjautuminen saatavuuden mukaan]
  

Ehdot
Huonekiintiön varausten päättymispäivä: [Päivämäärä]
Varausten vähentämisvara: [X] %
Peruutusehdot: [Lyhyt yhteenveto]
Maksuehdot: [Vaadittu ennakkomaksu, loppumaksun eräpäivä jne.]

Seuraavat vaiheet
Ilmoitathan, jos haluatte edetä tai jos tarvitsette muutoksia, jotta tarjous vastaisi paremmin ryhmänne tarpeita. Voin mielelläni järjestää puhelun tai esitellä tilat.

Kiitos vielä tästä mahdollisuudesta. Otamme mielellämme ryhmänne vieraaksemme ja odotamme innolla yhteistyötä kanssanne.

Ystävällisin terveisin,
[Koko nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Hotellin nimi]
[Sähköposti] | [Puhelin]

—

Voit ladata tämän hotellin RFP-vastausmallin työpöydällesi tai Google Driveen. Käytä vaihtoehtoja Tiedosto > Tee kopio tai Tiedosto > Lataa. 

Näin voitat enemmän RFP-tarjouskilpailuja: 10 vinkkiä hotelleille 

Useampien RFP-tarjouskilpailujen voittaminen perustuu nopeuteen, osuvuuteen ja suhteiden rakentamiseen. Vuosien varrella olen oppinut, että parhaiten menestyvät hotellit kohtelevat jokaista RFP:tä mahdollisuutena osoittaa arvonsa eivätkä vain kilpaile hinnalla. Tässä ovat strategiat, joihin luotan parantaakseni konversiota:

1. Aseta saapuvat RFP:t etusijalle nopeampien vastausten saavuttamiseksi

Aika ratkaisee kaupat. Lajittelen RFP:t nopeasti, jotta voimme vastata silloin, kun olemme vielä asiakkaan mielessä päällimmäisenä. Usein saman päivän vastaus auttaa meitä pääsemään kilpailijoiden edelle.

2. Personoi tarjouksesi

Kaavamaiset vastaukset eivät tuo kauppoja. Mukautan jokaisen tarjouksen asiakkaan toimialaan, tapahtumatyyppiin ja prioriteetteihin. Muutamat yksilölliset yksityiskohdat auttavat rakentamaan luottamusta merkittävästi.

3. Luo mielikuva 

Sisällytän mukaan pohjapiirroksia, kuvia tapahtumista ja jopa aiempia ryhmätapausten kuvauksia, jotta asiakkaat voivat kuvitella tapahtumansa meillä. Ihmiset tekevät ostopäätöksiä tunteella, eivät vain järkisyillä. Mitä elävämpi tarjous on, sitä todennäköisemmin voitamme.

4. Seuraa asiakkaiden käyttöä reaaliajassa & reagoi nopeasti

Jos tiedän, milloin asiakas avaa tarjouksemme tai napsauttaa linkkejä, otan yhteyttä juuri oikeaan aikaan. Kiinnostuksen ikkuna on lyhyt, ja aktiivinen yhteydenpito vaikuttaa. Reaaliaikaisen toiminnan osoittavat työkalut antavat meille kilpailuetua.

5. Seuraa kaikkia liidejä & kehitä tulevaa prospektointia

Pidämme yksityiskohtaista kirjaa jokaisesta voittamastamme tai häviämästämme RFP:stä, jotta voimme havaita trendejä. Tämä auttaa hienosäätämään hinnoitteluamme, tunnistamaan vahvimman alueemme ja välttämään ajan tuhlaamista epätodennäköisiin liideihin.

6. Kouluta myyntitiimisi

Jokaisen myyntitiimin jäsenen on tiedettävä, mikä tekee tarjouksesta vahvan. Panostan koulutukseen ja malleihin, jotta vastaukset pysyvät yhdenmukaisina, täsmällisinä ja brändin mukaisina. Tämä myös lyhentää vastausaikoja ja vähentää virheitä.

7. Pidä liiketoiminta portfoliossasi: jaa RFP:t sisarhotelleille

Jos hotellimme ei ole sopivin vaihtoehto, välitän liidin sisarhotellille. Näin pidämme liiketoiminnan saman brändiperheen sisällä ja säilytämme asiakassuhteen. Asiakkaat arvostavat avoimuutta ja vaihtoehtoja.

8. Luo verkkosivustollesi ryhmille ja tapahtumille oma sivu

Tapahtumasuunnittelijat tekevät taustatyötä ennen RFP:n lähettämistä. Varmistan, että verkkosivustollamme on ajantasaiset ryhmätiedot, kuvia, pohjapiirroksia ja asiakaskokemuksia – ne lisäävät luottamusta ja parantavat liidien laatua.

9. Sisällytä asiaankuuluvia tapaustutkimuksia & asiakaskokemuksia

Sosiaalinen todiste on tärkeä. Jaan mielelläni lyhyitä tapaustutkimuksia tai tyytyväisten suunnittelijoiden lainauksia tarjouksemme tueksi. Se auttaa asiakasta tuntemaan olevansa hyvissä käsissä.

10. Investoi hotellien RFP-teknologiaan ja -ohjelmistoihin

Tarjousten automatisointialustojen kaltaiset työkalut nopeuttavat ja tehostavat koko prosessia. Ne vähentävät manuaalista työtä ja auttavat meitä vastaamaan älykkäämmin. Nykyisillä markkinoilla teknologia ei ole valinnainen lisä, vaan kilpailuetu.

Hotellien RFP-teknologia & -ohjelmistot

Hotellien RFP-ohjelmisto auttaa tehostamaan ryhmä- ja tapahtumakyselyiden vastaanottoa, hallintaa ja niihin vastaamista. Sähköpostien ja laskentataulukoiden kanssa tasapainoilun sijaan se tarjoaa keskitetyn alustan liidien seurantaan, tarjousten automatisointiin ja järjestyksen ylläpitämiseen. Tavoite on yksinkertainen – voittaa enemmän liiketoimintaa lyhyemmässä ajassa ja vähentää virheitä.

Keskeiset toiminnot: RFP-pyyntöjen hallinta ja vastausten automatisointi

Hotellien RFP-alustat kokoavat saapuvat RFP-pyynnöt ja mahdollistavat nopean vastaamisen yhdenmukaisilla ja tarkoilla tarjouksilla. Ne poistavat manuaalisia tehtäviä, kuten muotoilua, seurantaa ja muistutuksia. Minulle tämä tarkoittaa, että voin keskittyä enemmän asiakkaaseen ja vähemmän paperitöihin.

Hotellien RFP-ohjelmiston keskeiset ominaisuudet, jotka auttavat voittamaan enemmän tarjouskilpailuja:

1. Nopea vastausten priorisointi: Ohjelmisto lajittelee ja merkitsee kiireelliset RFP-pyynnöt, jotta emme menetä aikakriittisiä liidejä. Nopea vastaaminen auttaa meitä usein pääsemään kilpailijoiden edelle.
2. Personoidut tarjousmallit: Voimme luoda malleja, jotka sisältävät brändäyksen, huonetiedot, pohjapiirrokset ja lisäarvoa tuovat edut. Sen jälkeen muokkaamme niitä kullekin asiakkaalle osoittaaksemme, että olemme perehtyneet hänen tarpeisiinsa.
3. Reaaliaikaiset RFP-hallintanäkymät: Näistä näkymistä saan reaaliaikaisen kuvan myyntiputkessa olevista asioista, siitä kuka työskentelee minkäkin parissa ja missä vaiheessa kukin tarjous on. Tämä auttaa meitä pysymään järjestyksessä ja välttämään määräaikojen ohittamisen.
4. Liidien seuranta ja suorituskykyanalytiikka: Voin seurata, mitkä RFP-pyynnöt muuttuvat kaupoiksi ja miksi, mikä auttaa meitä hiomaan toimintatapojamme. Nämä tiedot auttavat myös ennustamisessa ja tulevien tarjousten parantamisessa.
5. Usean kiinteistön välinen jakaminen brändisalkkuja varten: Jos jokin hotelleistamme ei ole saatavilla, voimme jakaa RFP-pyynnön välittömästi sisarhotelleille. Näin liidi pysyy brändin piirissä ja asiakkaalle voidaan tarjota enemmän vaihtoehtoja.

Hotellien RFP-ohjelmiston integraatio-ominaisuudet

Etsi seuraavia integraatioita:

PMS-integraatio

RFP-alustan yhdistäminen hotellin hallintajärjestelmään auttaa saatavuuden, hinnoittelun ja ryhmäkiintiöiden hallinnassa. Kaikki pysyy synkronoituna, joten emme ilmoita hintoja, joita emme pysty toteuttamaan.

CRM-integraatio

Kun RFP-ohjelmisto yhdistetään CRM-järjestelmäämme, se auttaa meitä seuraamaan asiakkaan historiaa, mieltymyksiä ja aiempia varauksia. Näin saamme tarvittavan taustan vastauksemme personointiin ja pitkäaikaisten asiakassuhteiden vahvistamiseen.

Tapahtumanhallinnan integraatio

Jotkin RFP-työkalut integroituvat hotellien tapahtumanhallinta-alustoihin, jolloin saamme kokonaiskuvan tarjouksesta tapahtuman jälkeiseen palautteeseen asti. Näin voimme koordinoida huonekiintiöt, kokoustilat, pitopalvelun ja AV-palvelut yhdessä paikassa. Tapahtumanhallintaohjelmiston hyötyihin kuuluu se, että se auttaa vähentämään virheitä, parantamaan viestintää ja tarjoamaan sujuvamman vieraskokemuksen.

Tapaustutkimus: Mieti hotellisi RFP-prosessia uudelleen

Suuri hotelliryhmä huomasi, että sen RFP-voittoprosentit kokous- ja tapahtumasegmentillä olivat erittäin alhaiset – hotellialalla yleisesti 5‑7 %, vaikka kaikkien toimialojen keskimääräiset RFP-voittoprosentit ovat paljon korkeammat (≈ 44 %). 

Hotellitiimit kertoivat vastaavansa lähes jokaiseen RFP-pyyntöön ilman merkittävää priorisointia, mikä tarkoitti, että paljon aikaa kului liideihin, jotka eivät todennäköisesti muuttuisi kaupoiksi. Viivästykset vastauksissa, heikko vastaavuus suunnittelijan tarpeisiin ja yleisluontoiset tarjoukset vaikeuttivat erottumista.

Toteutettu strategia/toimenpiteet:

Ota käyttöön dataohjautuvampi RFP-strategia:

• He alkoivat priorisoida saapuvia RFP-pyyntöjä ja arvioida ensin, mitkä niistä sopivat parhaiten heidän kiinteistönsä vahvuuksiin, kausiluonteisuuteen ja saatavuuteen.
• He rakensivat työkaluja / prosesseja, joiden avulla kukin RFP-pyyntö voitiin arvioida tai pisteyttää varhaisessa vaiheessa – voittamisen todennäköisyyden, tulopotentiaalin, kiinteistön palveluihin sopivuuden, päivämäärien jne. perusteella.
• Tarjouksia räätälöitiin huolellisemmin: niihin sisällytettiin visuaalista materiaalia, tapaustutkimuksia ja erottuvia arvolupauksia pelkkien hintatarjousten sijaan. He myös lyhensivät käsittelyaikaa.
  

Tulokset: 

Vaikka hotellialan voittoprosentit pysyvät alhaisina (5‑7 %), kohdennetumpia ja priorisoituja RFP-vastauksia käyttäneet hotellit saavuttivat mitattavia parannuksia voitettujen tarjouskilpailujen määrässä, erityisesti silloin, kun ne vastasivat ensimmäisinä.

Ne säästivät myös sisäisiä resursseja, mikä vähensi matalan todennäköisyyden liidien tavoitteluun hukattua aikaa. Lisäksi ne paransivat kykyään ennustaa huonekiintiöiden käyttöä, ruoka- ja juomamyynnin tuottoja jne., koska ne vastasivat vain silloin, kun RFP-pyyntö vastasi niiden kapasiteettia ja vahvuuksia.

Asiantuntijavinkki: Nopealla vastaamisella on merkitystä: yksi strategian osa oli arvokkaiden RFP-pyyntöjen nopea käsittely, mikä korreloi usein suuremman voittamisen todennäköisyyden kanssa.

6 hotellien RFP-asiantuntijavinkkiä tapaustutkimuksen ja toimialatietojen perusteella

1. Arvioi saapuvat tarjouspyynnöt: Luo yksinkertainen pisteytysmalli: kuinka hyvin päivämäärät sopivat yhteen (tarpeesi ja hiljaiset ajanjaksot), ryhmän koko, budjetti ja se, kuinka hyvin hotellisi ominaisuudet vastaavat tarjouspyynnön vaatimuksia. Hylkää tai aseta matalalle prioriteetille ne, jotka saavat vähän pisteitä, jotta voit keskittää ponnistelusi hyviin mahdollisuuksiin.
2. Vastaa nopeasti, erityisesti korkean prioriteetin pyyntöihin: Nopeat vastaukset voittavat usein tiukasti kilpailluilla markkinoilla. Vaikka et voittaisi, annat vahvan vaikutelman tulevia tapahtumia varten. Nopeuta vastaamista mallipohjien ja työkalujen avulla laadusta tinkimättä.
3. Muokkaa ehdotukset tilanteeseen sopiviksi: Käytä tapaustutkimuksia, aiheeseen liittyviä kuvia ja viittauksia aiempiin samankaltaisiin tapahtumiin. Osoita, mikä tekee hotellistasi ainutlaatuisen juuri heidän tapahtumaansa varten. Tämä erottaa sinut hotelleista, jotka lähettävät yleisluontoisia ehdotuksia.
4. Pidä kirjaa hävityistä tarjouspyynnöistä: Kirjaa, miksi hävisit tietyt tarjouspyynnöt: Oliko syynä hinta, sijainti vai palvelut? Nämä häviämisen syyt ovat tulevien ehdotusten kehittämisen kannalta yhtä hyödyllisiä kuin voitot.
5. Hyödynnä teknologiaa ja automaatiota: Tarjouspyyntöjen hallintatyökalujen, joiden avulla voit lajitella ja priorisoida pyyntöjä sekä seurata sitoutumista (esimerkiksi tietää, milloin tapahtumasuunnittelija avaa ehdotuksesi tai on vuorovaikutuksessa sen kanssa), on osoitettu parantavan voittomahdollisuuksia.
6. Kouluta tiimisi:  Varmista, että myynti, tuottojen hallinta ja operatiivinen toiminta ovat linjassa keskenään. Kaikkien tulee ymmärtää hotellisi vahvuudet, kohdesegmenttisi ja neuvotteluvarat, joita voit tarjota heikentämättä katteita.

Miten tarjouspyyntöstrategiaan investoiminen tuottaa tulosta? Tässä muutamia esimerkkejä, joita olen nähnyt: 

• Paremmat katteet: Kun vältät alhaisen sijoitetun pääoman tuoton sopimuksia ja kohdistat työpanoksesi tilanteisiin, joissa voit voittaa suotuisilla ehdoilla, kannattavuutesi paranee.
• Vähemmän hukkaan heitettyä työtä: Myyntiin ja catering-toimintaan käytetty aika hyödynnetään tehokkaammin. Ehdotusten laatimiseen, joka ei johda mihinkään, käytetään vähemmän tunteja.
• Vahvemmat suhteet ostajiin: Henkilökohtaiset, nopeat ja hyvin jäsennellyt ehdotukset rakentavat luottamusta. Tämä voi johtaa uusinta-asiakkuuksiin ja suosituksiin.
• Luotettavampi liikevaihtoennuste: Kun ymmärrät paremmin, mitkä tarjouspyynnöt todennäköisesti johtavat kauppaan, ja kun konversio on tasaisempaa, voit suunnitella henkilöstön, varaston ja operatiivisen toiminnan älykkäämmin.

Mitä seuraavaksi? 

Muista tutustua sivustolla myös muihin hyödyllisiin hotellijohtamisen vinkkeihin, mallipohjiin ja työkaluihin. Lisäksi voit liittyä The Hotel GM -uutiskirjeen tilaajaksi ja saada asiantuntijoiden vinkkejä suoraan sähköpostiisi!