Forestil dig, at du planlægger en stor familiesammenkomst i en by, du aldrig har besøgt. Du vil gerne have, at alle får en fantastisk oplevelse, bor gode steder og nyder det, byen har at byde på, men der er ét problem – du ved ikke, hvor du skal begynde. Det er her, et CVB, eller konventions- og besøgsbureau, kommer ind i billedet. Tænk på et CVB som byens velkomstkomité og eventplanlægger i én og samme organisation.

Ligesom det familiemedlem, der kender alle de bedste steder og kan arrangere en fantastisk udflugt, er CVB'er eksperter i at guide besøgende, planlægge arrangementer og sætte dig i forbindelse med alle de lokale virksomheder, der får et arrangement til at lykkes. Med mange års erfaring i at hjælpe mennesker som dig er de den oplagte ressource, når enhver rejse eller sammenkomst i en ny by skal gøres så problemfri og fornøjelig som muligt.

I denne artikel gennemgår jeg præcis, hvad et CVB er, hvordan det fungerer, og hvorfor det er en så stærk allieret, når man planlægger arrangementer og besøg.

Hvad er et konventions- og besøgsbureau (CVB)?

Et konventions- og besøgsbureau, eller CVB, er en organisation, der promoverer en by eller destination som et sted, man kan besøge, afholde arrangementer eller deltage i kongresser. CVB'er samarbejder med lokale virksomheder, hoteller og andre attraktioner for at fremme turisme og forretningsrejser. Ved at tiltrække mennesker til området bidrager CVB'er til at styrke den lokale økonomi og støtte forskellige virksomheder, lige fra hoteller til restauranter og lokale butikker.

Hvordan fungerer et konventions- og besøgsbureau?

Et CVB finansieres hovedsageligt gennem en kombination af lokale skatter, medlemskontingenter fra virksomheder og i nogle tilfælde tilskud. De opkræver ikke direkte betaling fra besøgende; i stedet bruger de disse midler på at markedsføre destinationen, promovere arrangementer og tilbyde tjenester til rejsende og eventplanlæggere. CVB-teamet består typisk af eksperter inden for markedsføring, arrangementer og turisme, som fokuserer på at fremhæve det, der gør deres destination unik. De tilbyder ressourcer som guider, kort og lokal information for at gøre planlægning og besøg lettere for turister og arrangører af arrangementer.

Forskellen mellem et CVB, en DMO og en DMC

Selvom CVB'er, DMO'er (destinationsmarkedsføringsorganisationer) og DMC'er (destinationsadministrationsselskaber) kan virke ens, har de forskellige roller:

• CVB (konventions- og besøgsbureau): Fokuserer primært på at promovere en by eller et område som turist- og eventdestination. Deres opgave er at tiltrække besøgende og styrke den lokale økonomi.
• DMO (destinationsmarkedsføringsorganisation): En DMO minder meget om et CVB, men har et bredere fokus på at markedsføre destinationen over for en større målgruppe, som nogle gange også omfatter internationale besøgende. DMO'er fører ofte tilsyn med al turismemarkedsføring, herunder CVB'ers markedsføring.
• DMC (destinationsadministrationsselskab): En DMC er en privat virksomhed, der hjælper eventplanlæggere med lokale tjenester som indkvartering, transport og aktiviteter. De arbejder direkte sammen med arrangørerne for at sikre, at arrangementerne forløber problemfrit.

Sammenfattende arbejder CVB'er og DMO'er primært med at promovere området, mens DMC'er fokuserer på logistikken i forbindelse med individuelle arrangementer og ture.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvorfor CVB'er er vigtige for hoteller

CVB'er spiller en afgørende rolle i at hjælpe hoteller med at tiltrække gæster. Ved at markedsføre destinationen som helhed hjælper de indirekte hoteller med at øge antallet af bookinger, især under arrangementer, kongresser og travle rejsesæsoner.

CVB'er arbejder hårdt på at gøre stedet mere attraktivt, hvilket fører til højere belægningsprocenter på de nærliggende hoteller. De giver hoteller vigtige data, tendenser og prognoser for turismen i området, så hotelledere kan træffe bedre beslutninger om priser, tjenester og kampagner.

Fordele ved at arbejde med et CVB

Efter min erfaring er her de mest værdifulde fordele ved at arbejde sammen med lokale CVB'er:

1. Lokal ekspertise: CVB'er har indgående kendskab til området, fra skjulte perler til populære steder, og hjælper dig med at få mest muligt ud af destinationen.
2. Hjælp til eventplanlægning: De tilbyder gratis hjælp til planlægning af events, fra anbefalinger af steder til kontakter til leverandører, hvilket forenkler logistikken.
3. Adgang til lokale netværk: CVB'er forbinder dig med lokale leverandører, steder og tjenester, så du sparer tid på at finde pålidelige samarbejdspartnere.
4. Promoveringshjælp: Mange CVB'er tilbyder markedsføringsmaterialer, besøgsvejledninger og onlinepromovering for at øge deltagelsen i og synligheden af events.
5. Omkostningsbesparelser: CVB'er tilbyder ofte gratis eller rabatterede tjenester, som kan hjælpe med at reducere planlægnings- og driftsudgifter.
6. Destinationsmarkedsføring: CVB'er markedsfører aktivt deres by, hvilket tiltrækker flere turister og deltagere og dermed indirekte gavner dit event eller din virksomhed.
7. Skræddersyede anbefalinger: De giver tilpassede forslag baseret på din gruppes præferencer og sikrer dermed en mere engagerende oplevelse.
8. Grupperabatter: Gennem deres partnerskaber kan CVB'er sikre grupperater og særlige tilbud, der reducerer omkostningerne til indkvartering og aktiviteter.
9. Support på stedet: Mange CVB'er tilbyder hjælp på stedet under events, så alt forløber problemfrit, og behov i sidste øjeblik bliver håndteret.
10. Besøgsservice: CVB'er leverer ressourcer som kort, brochurer og lokal indsigt, der hjælper deltagerne med at få en problemfri og behagelig oplevelse.

At samarbejde med en CVB er som at have en personlig guide og eventassistent, der gør processen mere smidig og succesfuld fra start til slut.

Sådan kan hoteller samarbejde med CVB'er

Hoteller kan drage fordel af tætte partnerskaber med CVB'er ved at dele oplysninger og samarbejde om promovering. CVB'er afholder ofte events og initiativer, som hoteller kan deltage i, såsom byomfattende kongresser eller højtidsarrangementer.

Ved at deltage kan hoteller opnå synlighed blandt potentielle besøgende og få flere bookinger. Hoteller kan også dele oplysninger om deres faciliteter, kommende kampagner og særlige tilbud med CVB'er, så de kan hjælpe med at promovere disse muligheder over for rejsende, der ankommer.

Denne form for partnerskab sikrer, at både hotellet og CVB'en arbejder mod samme mål om at tiltrække gæster. En CVB kan:

1. Promovere dit hotel over for potentielle besøgende ved at inkludere det i materialer om destinationsmarkedsføring.
2. Levere turismedata om besøgendes tendenser, så hoteller kan tilpasse deres tilbud.
3. Facilitere partnerskaber med lokale virksomheder, hvilket kan føre til pakker eller kampagner, der appellerer til turister.
4. Hjælpe under events og kongresser ved at dele oplysninger om dit hotel som indkvarteringsmulighed for store grupper.
5. Tilbyde oplæring og support til hotelpersonale i kundeservice og destinationskendskab, så gæsterne får en positiv oplevelse.

CVB'er er en værdifuld ressource for hoteller, der ønsker at tiltrække flere besøgende og forbedre gæsteoplevelsen.

10 tips til at samarbejde med et kongres- og turistbureau

1. Præsenter dit hotels unikke kvaliteter: Sørg for, at CVB'en ved, hvad der adskiller dit hotel fra andre, lige fra faciliteter til fordelene ved beliggenheden.
2. Deltag i destinationspromovering: Deltag i alle de promoveringsaktiviteter, som CVB'en tilbyder, såsom sæsonkampagner eller besøgsvejledninger.
3. Del data og indsigt om besøgende: Hvis det er muligt, bør du dele data med CVB'en, så den bedre kan forstå, hvilke typer gæster du tiltrækker, og hvad de leder efter.
4. Deltag i CVB-møder og -events: Ved at være aktiv sammen med CVB'en holder du dig orienteret om tendenser og skaber værdifulde forbindelser.
5. Samarbejd om pakker og tilbud: Arbejd sammen med CVB'en og lokale virksomheder om at skabe pakker, der tiltrækker flere besøgende.
6. Orienter CVB'en om renoveringer eller ændringer på hotellet: Hvis du opgraderer faciliteter eller tilføjer nye tilbud, skal du informere CVB'en, så de kan promovere disse opdateringer.
7. Lever indhold til CVB'ens markedsføring: Tilbyd fotos, videoer eller særlige oplysninger til CVB'en, så de kan fremhæve dit hotel i deres materialer.
8. Vær vært for CVB-sponsorerede events: Hvis CVB'en har brug for et sted til et event, kan du tilbyde dine lokaler for at øge eksponeringen og blive mere involveret i lokalsamfundet.
9. Tilbyd support til gæsteservice: Sørg for, at dit personale kender lokalområdet og CVB'ens ressourcer, så de kan hjælpe gæsterne med oplysninger.
10. Hold kommunikationen åben: Følg regelmæssigt op med CVB'en for at drøfte, hvordan I kan forbedre jeres partnerskab og tiltrække flere gæster.

Et effektivt samarbejde med et CVB kan give dit hotel en konkurrencemæssig fordel ved at øge synligheden og tiltrække flere gæster året rundt. Ved at samarbejde med et CVB kan du få mest muligt ud af de muligheder, din destination har at tilbyde.

Ofte stillede spørgsmål om CVB'er og hotelbranchen

Her er nogle yderligere spørgsmål og svar, der er relevante for emnet. 

Hvad gør en destination attraktiv for ferierejsende?

Destinationer, der tilbyder unikke lokale seværdigheder, levende lokalsamfund og en velfungerende turistbranche, tiltrækker ofte ferierejsende. Et turistkontor spiller ofte en central rolle i at promovere disse seværdigheder og give oplysninger om kulturelle begivenheder, vartegn, restauranter og andre oplevelser, der appellerer til besøgende. Stærke forbindelser til lokalsamfundet bidrager også til at skabe autentiske oplevelser, som øger tiltrækningskraften for ferierejsende, der søger mindeværdige ferier.

Hvordan kan mødeplanlæggere finde de bedste lokaler og tjenester til erhvervsarrangementer for grupper?

Mødeplanlæggere kan vurdere egnede mødelokaler ud fra arrangementets størrelse og særlige behov, såsom kapacitet til messer, områder til gruppesessioner og tekniske krav. Ved at deltage i besigtigelsesture (fam-ture) på mødesteder kan planlæggerne få et førstehåndsindtryk af mulighederne. Ved at sende en anmodning om tilbud (RFP) kan planlæggerne indhente specifikke oplysninger om priser, faciliteter og logistik, hvilket gør det lettere at vurdere, hvilken løsning der passer bedst. Et effektivt samarbejde mellem planlæggere og ledere af mødesteder er afgørende, og en fast kontaktperson på mødestedet sikrer en smidig kommunikation og støtte gennem hele planlægningsprocessen.

Hvordan kan markedsføringskampagner øge synligheden og involveringen for virksomheder inden for turisme og hotelbranchen?

Markedsføringskampagner inden for turisme og hotelbranchen bør udformes, så de fremhæver vigtige salgsargumenter såsom seværdigheder og faciliteter, samtidig med at de tager højde for målgruppens præferencer. Investering i koordinerede markedsføringsindsatser, der benytter digitale kanaler, sociale medier og traditionel annoncering, øger rækkevidden. Tilbud om incitamenter som særlige rabatter eller loyalitetsfordele kan yderligere tilskynde til bookinger og øge involveringen, så kampagnerne bliver mere effektive. Sådanne indsatser øger ikke kun synligheden, men skaber også stærkere forbindelser til potentielle kunder.

Hvilken rolle spiller nonprofitorganisationer i at støtte lokale turismeinitiativer?

Nonprofitorganisationer og organisationer uden gevinst for øje spiller en vigtig rolle i at styrke turismen ved at fremme bæredygtig praksis, bevare kulturarven og skabe partnerskaber i lokalsamfundet. Disse organisationer arbejder ofte tæt sammen med udbydere og lokale myndigheder og kan bidrage til at koordinere ressourcer og ekspertise til støtte for udviklingen af turismen. De kan også organisere og finansiere projekter, der tiltrækker besøgende, støtter virksomheder og sætter gang i lokale økonomier, hvilket styrker den overordnede struktur, der understøtter turismen i området.

Hvad nu?

Glem ikke at gå på opdagelse på siden efter flere gode tips, skabeloner og værktøjer til hotelledelse. Du kan også tilmelde dig The Hotel GM-nyhedsbrevet og få ekspertviden direkte i din indbakke!