Otel Teklif Talepleri: 2026’da Daha Fazla İhaleyi Kazanın [+ ücretsiz şablon]

Otel RFP'lerinin hacmi karşısında kendinizi hiç bunalmış hissettiyseniz veya ekibinizin tüm çabalarına rağmen düşük dönüşüm oranları karşısında hayal kırıklığına uğradıysanız, yalnız değilsiniz. Ben de bunu yaşadım ve her teklife ne kadar zaman ve enerji harcandığını, ancak birçoğunun sonuç vermediğini biliyorum. 

Yıllar süren otel satışları ve grup rezervasyonu deneyimim sayesinde sürecin tam olarak nerede aksadığını ve daha da önemlisi, bunu nasıl düzeltebileceğimizi öğrendim. Bu rehberde, RFP sürecinizi nasıl kolaylaştıracağınızı, yanıt kalitenizi nasıl artıracağınızı ve nihayetinde nasıl daha fazla iş kazanacağınızı anlatacağım (ayrıca zamandan tasarruf etmek için ücretsiz bir yanıt şablonu da edinebilirsiniz).

Otel RFP'si (Teklif Talebi) Nedir?

Otel RFP'si (Teklif Talebi), işletmelerin veya organizatörlerin grup fiyatlarına, toplantı alanına ya da etkinlik konaklamasına ihtiyaç duyduklarında gönderdikleri bir belgedir. Otellerin ihtiyaçlara özel bir teklif sunabilmesi için oda sayısı, tarihler ve bütçe gibi temel ayrıntıları içerir.

Bir konaklama yöneticisi olarak benim için bu, uygun bir eşleşme olup olmadığımızı değerlendirme ve güçlü yönlerimizi nasıl göstereceğimizi belirleme sürecinin başlangıç noktasıdır. Güçlü bir RFP, hızlı ve doğru yanıt vermeme yardımcı olur; bu da işi kazanma şansımızı artırır.

RFP'ler, iletişimi kolaylaştırdıkları için kurumsal seyahatlerde ve etkinliklerde yaygındır. Her şey yazılı olduğunda, her iki taraf da en başından itibaren aynı doğrultuda ilerler.

Otel RFP Süreci Neden Önemlidir?

Otel RFP süreci önemlidir çünkü grup veya kurumsal rezervasyonların nasıl ele alındığına yapı ve netlik kazandırır.

• Otelin ve müşterinin en başından itibaren aynı anlayışta olmasını sağlar.
• Tüm gereksinimleri dağınık e-postalar yerine tek bir yerde toplayarak zaman kazandırır.
• Müsaitlik, fiyatlandırma ve hizmet sunma kapasitesini doğru şekilde değerlendirmeme yardımcı olur.
• Müşterilere birden fazla otelin tekliflerini karşılaştırmaları için tutarlı bir yöntem sunar.
• Beklentileri açıkça belgeleyerek yanlış anlaşılmaları en aza indirir.
• Değerimizi öne çıkarmamıza olanak tanıyarak nitelikli iş kazanma şansımızı artırır.
• Özellikle grup işleri için daha iyi tahmin ve planlama yapmamı destekler.

Otel RFP Süreci: Daha Fazla Teklif Kazanmak için Kolaylaştırın ve Optimize Edin

Otel RFP süreci, daha fazla grup ve kurumsal iş kazanmak için bize net bir yol sunar. Doğru şekilde yürütüldüğünde herkesin zamanından tasarruf sağlar ve sorunsuz bir iş ortaklığı için zemin hazırlar. Otel tarafından sürece şu şekilde yaklaşıyorum:

1. Otel gereksinimlerini belirleyin

İşe grubun temel ihtiyaçlarını gözden geçirerek başlarız: oda sayısı, toplantı alanı, etkinlik programı ve havaalanlarına ya da turistik yerlere yakınlık gibi özel tercihler. Bu temel bilgiler, etkinliğin tesisimiz için uygun olup olmadığını ve beklentileri karşılayıp karşılayamayacağımızı anlamamıza yardımcı olur. İlk talep ne kadar net olursa, kazandıracak bir teklif hazırlamaya o kadar hızlı geçebiliriz.

Konaklama yöneticileri şunları yapabilir: Satış ekibinizi gereksinimleri erkenden netleştirmeye ve doğru takip sorularını sormaya teşvik edin. Planlayıcılardan temel bilgileri toplamak için şablonlu bir bilgi alma formunuz veya kontrol listeniz olduğundan emin olun. Bu adımda düzenli olmak, planlayıcılara etkinliklerini özenle yöneteceğiniz konusunda güven verir.

2. Otel seçeneklerini bulun

Planlayıcılar genellikle RFP platformları, acente ağları veya tercih ettikleri tedarikçiler aracılığıyla arama yapar. Bu nedenle otelimizin kolay bulunabilmesi ve tedarik araçlarında ve üçüncü taraf kanallarda iyi temsil edilmesi kritik önem taşır. İçeriğimizin güncel, profillerimizin optimize edilmiş ve satış ekibimizin hızlı yanıt vermeye hazır olduğundan emin olurum.

Konaklama yöneticileri şunları yapabilir: Özellikle tedarik araçları ve marka portallarındaki çevrimiçi varlığınızı düzenli olarak denetleyin. Fotoğrafları güncel, toplantı alanı özelliklerini doğru ve referansları görünür tutun. RFP'lere hızlı yanıt verin ve planlayıcılara yalnızca teklif sunmak için değil, iş ortaklığı kurmak için hazır olduğunuzu gösterin.

3. RFP'leri gönderin

Bir RFP aldığımızda yaptığımız ilk şey, eksiksiz olup olmadığını kontrol etmektir. Etkinlik tarihleri, misafir odası sayısı, toplantı odası düzenleri, yiyecek ve içecek ihtiyaçları ile bütçe sınırları gibi temel ayrıntılar, uygulanabilirliği değerlendirmemizi sağlar. Güçlü bir RFP, daha az yazışma, daha hızlı geri dönüş ve işi kazanmak için daha yüksek şans anlamına gelir.

Konaklama yöneticileri şunları yapabilir: Satış ekibinizi potansiyel müşterileri verimli bir şekilde önceliklendirme ve nitelendirme konusunda eğitin. RFP'leri uygunluk ve önceliğe göre değerlendirmek ve atamak için standart bir işletim prosedürü (SOP) kullanın. Hızlı ve özenli bir yanıt, planlayıcının zaman çizelgesine saygı duyduğunuzu gösterir ve bu, büyük fark yaratır.

4. Teklifleri inceleyin ve müzakere edin

Müşterilerin birden fazla teklifi değerlendirdiğini biliyoruz; bu nedenle netliğe ve değere odaklanıyoruz. Yanıtımızın kişiselleştirilmiş ve uygun fiyatlı olduğundan, ayrıca otelimizi en iyi seçenek haline getiren özellikleri öne çıkardığından her zaman emin olurum. Müzakereler sırasında fiyatı yalnızca indirmek yerine değer katmanın yollarını ararım.

Konaklama yöneticileri şunları yapabilir: Ekibinize teklifler konusunda yaratıcı olma alanı bırakın; yalnızca fiyat indirimlerini düşünmeyin. Karşılama olanakları, VIP giriş veya ücretlerden feragat edilmesi gibi unsurlar teklifinizin öne çıkmasını sağlayabilir. Ekip üyelerini bu avantajları tekliflerde açıkça iletmeye teşvik edin.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Ücret ve sözleşme görüşmeleri için stratejiler

Uzun vadeli bir bakış açısıyla görüşme yapmayı tercih ederim. Esnek sözleşme koşulları, ücretsiz odalar veya geliştirilmiş Wi-Fi gibi ek değerler ve açık iletişim, müşteriyle güven oluşturmaya yardımcı olur. Bu adımlar, gelir hedeflerimizi ve operasyonel sınırlarımızı korurken sözleşmeyi kazanmamıza yardımcı olur.

Otelcilik yöneticileri şunları yapabilir: Satış ekibinizi önceden onaylanmış görüşme seçenekleriyle destekleyin; böylece ekibin iç onayları beklemesi gerekmez. Neler sunabileceklerini bildiklerinde güvenle yanıt verebilir ve anlaşmaları daha hızlı sonuçlandırabilirler.

6. Sözleşmeleri imzalayın

Her konuda anlaşmaya varıldığında, rezervasyonu ayrıntılı bir sözleşmeyle resmileştiririz. Bu sözleşme; ücreti, oda sayısını, yiyecek ve içecek asgari harcamalarını ve iptal ya da kontenjan düşüşüyle ilgili koşulları içerir. İleride sürprizlerle karşılaşmamak için her iki tarafın da konuyu net biçimde anladığından emin olurum.

Otelcilik yöneticileri şunları yapabilir: Sözleşme sürecinizi kolaylaştırmak için hukuk ve finans ekipleriyle birlikte çalışın. Standartlaştırılmış koşullar, dijital imza araçları ve net üst makama iletme yolları, sözlü onaydan imzalı sözleşmeye gecikmeden geçmenize yardımcı olur.

7. Takip edin ve etkinlik ayrıntılarını kesinleştirin

Sözleşmeyi imzalamak, ortaklığın yalnızca başlangıcıdır. Ekibimle birlikte iletişimi açık tutuyor ve oda listelerinden görsel-işitsel ihtiyaçlara kadar etkinliğin her ayrıntısının ele alındığından emin oluyoruz. Proaktif kalmak güven oluşturur ve kusursuz bir konuk deneyiminin sağlanmasına yardımcı olur.

Otelcilik yöneticileri şunları yapabilir: Uygulamayı yürütmek üzere sözleşme sonrasında görev alacak özel bir irtibat kişisi belirleyin. Etkinlik planlayıcılarını düzenli kontrollerle süreç hakkında bilgilendirin ve otel genelindeki departmanların konudan haberdar edildiğinden emin olun. Satıştan operasyonlara sorunsuz bir devir, müşterilerin geri gelmesini sağlayan unsurdur.

Otel RFP'lerini değerlendirirken karşılaşılan yaygın zorluklar

Otel RFP'lerini değerlendirmek, özellikle müşteri ihtiyaçlarını otel operasyonları ve gelir hedefleriyle dengelemeye çalışırken her zaman kolay değildir. Deneyimlerime göre, otel tarafında karşılaştığımız en yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:

Zorluk: Eksik veya belirsiz RFP'ler

Bütçe, kesin tarihler veya alan gereksinimleri gibi kritik ayrıntılar eksik olduğunda süreç yavaşlar. İş için teklif verip veremeyeceğimizi anlamak için bile çoğu zaman eksik bilgilerin peşine düşmemiz gerekir. Bu durum gecikmelere yol açar ve hata olasılığını artırır.

Zorluk: Gerçekçi olmayan beklentiler

Bazen talep edilen ücretler, ayrıcalıklar veya garantiler piyasa koşullarıyla örtüşmez. Müşteri bizi tamamen farklı sınıflardaki veya konumlardaki otellerle karşılaştırıyorsa adil biçimde rekabet etmek zorlaşır. Bizi yarışın dışında bırakmadan, gerçekçi olanı müşteriye anlatmaya her zaman çalışırım.

Zorluk: Yüksek hacim, düşük dönüşüm

Rezervasyona dönüşmeyen çok sayıda RFP alıyoruz. Her birini incelemek ve yanıtlamak zaman ve emek gerektiriyor; bu nedenle geri bildirim veya devam eden bir süreç olmadığında hayal kırıklığı yaşıyoruz. Bu yüzden nitelikli potansiyel müşterilere öncelik veriyor ve ciddi olan planlayıcılarla ilişkiler kuruyorum.

Zorluk: Kısa yanıt süreleri

Kısa teslim tarihleri, özellikle aynı anda birden fazla RFP ile ilgilenirken sık karşılaştığımız bir zorluktur. Hızlı yanıtlar önemlidir; ancak yalnızca bir teslim tarihine yetişmek için doğruluktan ödün vermek veya önemli sözleşme koşullarını gözden kaçırmak istemem. Net ve kolaylaştırılmış bir sürece sahip olmak, acele etmeden rekabet gücümüzü korumamıza yardımcı olur.

Zorluk: Elmalarla portakalları karşılaştırmak

Her RFP biraz farklı yapılandırılır ve tüm müşteriler standartlaştırılmış biçimleri kullanmaz. Tutarlı bilgiler olmadan teklifleri karşılaştırmak veya adil fiyatlandırma kararları vermek zor olabilir. İşte bu noktada iyi iletişim ve güçlü teklif şablonları gerçekten fark yaratır.

Otel RFP Yanıt Şablonu [Ücretsiz İndirme]

Planlayıcılara veya kurumsal seyahat yöneticilerine yanıt verirken kullandığım basit ve etkili bir otel RFP yanıt şablonunu burada bulabilirsiniz. Şablon, tüm önemli noktaları ele alır ve iletişimi açık ve profesyonel tutar.

—

Konu: [Otel Adı] tesisinde [Etkinlik/Grup Adı] için teklif

Merhaba [Planlayıcı Adı],

[Varış tarihi] ile [ayrılış tarihi] tarihleri arasında gerçekleşecek yaklaşan [etkinlik adı veya grup konaklaması] etkinliğiniz için [Otel Adı] tesisini değerlendirdiğiniz için teşekkür ederiz. RFP'nizde sağlanan ayrıntılara dayanarak teklifimizi aşağıda sundum:

Otel Bilgileri
[Otel Adı]
[Adres]
[Telefon numarası]
[Web sitesi bağlantısı]

Uygunluk
Talep ettiğiniz tarihler için uygunluğumuzu memnuniyetle teyit ederiz.
Giriş: [Tarih] | Çıkış: [Tarih]
Oda kontenjanı: [Gecelik oda sayısı]
Toplantı/Etkinlik alanı: [Uygunsa odaları ve kapasiteleri listeleyin]

Oda Ücretleri
Standart büyük yataklı/Çift kişilik: Gecelik $[Ücret] + vergi
Ücrete dahil olanlar: [Wi-Fi, kahvaltı, otopark vb.]

Toplantı Alanı & F&B (varsa)
[Toplantı odasının uygunluğu, düzeni, dâhil olan görsel-işitsel ekipmanlar, ikram seçenekleri ve minimumlar hakkında ayrıntılar]

İmtiyazlar

• [Her 40 ücretsiz oda için 1]
  
• [İndirimli otopark]
  
• [Konuk odalarında ve toplantı alanında ücretsiz Wi-Fi]
  
• [Müsaitlik durumuna bağlı olarak erken giriş/geç çıkış]
  

Hüküm ve Koşullar
Oda blokajı için son tarih: [Tarih]
Eksilme toleransı: [%X]
İptal politikası: [Kısa özet]
Ödeme koşulları: [Gerekli depozito, son ödeme tarihi vb.]

Sonraki Adımlar
İlerlemek isteyip istemediğinizi veya grubunuzun ihtiyaçlarına daha iyi uyum sağlaması için herhangi bir düzenlemeye ihtiyaç duyup duymadığınızı lütfen bildirin. Bir görüşme planlamaktan veya tesis turu düzenlemekten memnuniyet duyarım.

Bu fırsat için tekrar teşekkür ederim. Grubunuzu ağırlamaktan mutluluk duyar ve sizinle çalışmayı dört gözle bekleriz.

Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Otel Adı]
[E-posta] | [Telefon]

—

Bu otel RFP yanıt şablonunun bir kopyasını masaüstünüze veya Google Drive'ınıza indirebilirsiniz. Dosya > Bir Kopyasını Oluştur veya Dosya > İndir seçeneklerini kullanın. 

Daha Fazla RFP Teklifi Kazanma: Oteller İçin 10 İpucu 

Daha fazla RFP teklifi kazanmak; hız, uygunluk ve ilişki kurmaya bağlıdır. Yıllar içinde, en iyi performans gösteren otellerin her RFP'yi yalnızca fiyat üzerinden rekabet etmek için değil, değerlerini kanıtlama fırsatı olarak görenler olduğunu öğrendim. Dönüşüm oranını artırmak için başvurduğum stratejiler şunlar:

1. Daha hızlı yanıt vermek için gelen RFP'lere öncelik verin

Zaman, anlaşmaları bozar. RFP'leri hızlı bir şekilde önceliklendirmeyi alışkanlık hâline getiriyorum; böylece hâlâ akıllardaki ilk seçenekken yanıt verebiliyoruz. Aynı gün verilen bir yanıt çoğu zaman bizi rakiplerin önüne geçiriyor.

2. Tekliflerinizi kişiselleştirin

Kalıp yanıtlar iş getirmez. Her teklifi müşterinin sektörüne, etkinlik türüne ve önceliklerine göre uyarlıyorum. Birkaç özel dokunuş, güven oluşturmada büyük fark yaratıyor.

3. Bir tablo çizin 

Müşterilerin etkinliklerini bizimle birlikte hayal etmelerine yardımcı olmak için kat planları, etkinlik fotoğrafları ve hatta geçmiş grup etkinliklerine ait vaka çalışmalarını kullanıyorum. İnsanlar yalnızca mantıkla değil, duygularıyla satın alır. Teklif ne kadar canlıysa kazanma ihtimalimiz de o kadar yüksek olur.

4. Müşteri erişimini gerçek zamanlı olarak takip edin ve hızlıca iletişime geçin

Bir müşterinin teklifimizi ne zaman açtığını veya bağlantılara tıkladığını biliyorsam, tam doğru zamanda takip iletişimi kuruyorum. İlginin sürdüğü bu pencere kısadır ve etkileşim fark yaratır. Gerçek zamanlı etkinliği gösteren araçlar bize rekabet avantajı sağlıyor.

5. Tüm potansiyel müşterileri takip edin ve gelecekteki müşteri arama çalışmalarını geliştirin

Kazandığımız veya kaybettiğimiz her RFP'nin ayrıntılı kayıtlarını tutuyoruz; böylece eğilimleri belirleyebiliyoruz. Bu, fiyatlandırmamızı hassaslaştırmamıza, en uygun alanımızı belirlememize ve başarı ihtimali düşük potansiyel müşterilerle boşuna uğraşmaktan kaçınmamıza yardımcı oluyor.

6. Satış ekiplerinizi eğitin

Satış ekibindeki herkesin güçlü bir teklifi oluşturan unsurları bilmesi gerekir. Yanıtların tutarlı, doğru ve markaya uygun kalması için eğitime ve şablonlara zaman ayırıyorum. Bu aynı zamanda yanıt sürelerini kısaltıyor ve hataları azaltıyor.

7. İşi portföyünüzde tutun: RFP'leri kardeş tesislerle paylaşın

Tesisimiz uygun değilse potansiyel müşteriyi kardeş bir otele yönlendiriyorum. Böylece işi marka ailesi içinde tutuyor ve ilişkiyi sürdürüyoruz. Müşteriler şeffaflığı ve seçenekleri takdir ediyor.

8. Web sitenizde gruplar ve etkinlikler sayfası bulundurun

Organizatörler RFP göndermeden önce araştırma yapar. Web sitemizde güncel grup bilgileri, fotoğraflar, kat planları ve referanslar bulunduğundan emin oluyorum; bunlar güven oluşturuyor ve potansiyel müşteri kalitesini artırıyor.

9. İlgili vaka çalışmalarını ve referansları ekleyin

Sosyal kanıt önemlidir. Teklifimizi desteklemek için memnun organizatörlerin kısa vaka çalışmalarını veya alıntılarını paylaşmayı seviyorum. Bu, müşterinin emin ellerde olduğunu hissetmesine yardımcı oluyor.

10. Otel RFP teknolojisine ve yazılımlarına yatırım yapın

Teklif otomasyonu platformları gibi araçlar tüm süreci daha hızlı ve verimli hâle getiriyor. Manuel çalışmayı azaltıyor ve daha akıllı yanıt vermemize yardımcı oluyor. Günümüz pazarında teknoloji isteğe bağlı değil, rekabet avantajıdır.

Otel RFP Teknolojisi ve Yazılımları

Otel RFP yazılımı, grup ve etkinlik taleplerini alma, yönetme ve yanıtlama süreçlerimizi kolaylaştırmaya yardımcı olur. E-postalar ve elektronik tablolar arasında gidip gelmek yerine, potansiyel müşterileri takip etmek, teklifleri otomatikleştirmek ve düzenli kalmak için merkezi bir platform sunar. Amaç basit: daha az hatayla, daha kısa sürede daha fazla iş kazanmak.

Temel İşlevler: RFP Gönderimlerini Yönetme ve Yanıtları Otomatikleştirme

Otel RFP platformları, gelen RFP'leri toplar ve tutarlı, doğru tekliflerle hızlı bir şekilde yanıt vermemize olanak tanır. Biçimlendirme, takip ve hatırlatıcılar gibi manuel görevleri ortadan kaldırırlar. Benim için bu, evrak işleriyle daha az, müşteriyle daha fazla ilgilenebileceğim anlamına gelir.

Daha Fazla Teklif Kazanmaya Yardımcı Olan Temel Otel RFP Özellikleri:

1. Hızlı yanıt önceliklendirme: Yazılım, yüksek öncelikli RFP'leri sıralar ve işaretler; böylece zamana duyarlı potansiyel müşterileri kaçırmayız. Hızlı yanıt vermek çoğu zaman bizi rakiplerin önüne geçirir.
2. Kişiselleştirilmiş teklif şablonları: Marka kimliğini, oda ayrıntılarını, kat planlarını ve ek değerleri içeren şablonlar oluşturabiliriz. Ardından, ödevimizi yaptığımızı göstermek için bunları her müşteriye göre düzenleyebiliriz.
3. Gerçek zamanlı RFP yönetim panoları: Bu panolar, satış sürecinde neler olduğunu, kimin hangi iş üzerinde çalıştığını ve her teklifin hangi aşamada bulunduğunu canlı olarak görmemi sağlar. Düzenli kalmamıza ve son tarihleri kaçırmamamıza yardımcı olur.
4. Potansiyel müşteri takibi ve performans analizleri: Hangi RFP'lerin ve neden kazanca dönüştüğünü takip edebilirim; bu da yaklaşımımızı hassas şekilde geliştirmemize yardımcı olur. Bu veriler ayrıca öngörüde bulunmaya ve gelecekteki teklifleri iyileştirmeye yardımcı olur.
5. Marka portföyleri için birden fazla tesis arasında paylaşım: Otellerimizden biri müsait değilse RFP'yi kardeş tesislerle anında paylaşabiliriz. Bu, potansiyel müşteriyi marka bünyesinde tutar ve müşteriye daha fazla seçenek sunar.

Otel RFP Yazılımı Entegrasyon Yetenekleri

Şunları arayın:

PMS Entegrasyonu

RFP platformunu tesis yönetim sistemimize bağlamak; müsaitlik, fiyatlandırma ve grup envanteri kontrolü konularında yardımcı olur. Her şeyi senkronize tutarak sunamayacağımız fiyatları teklif etmememizi sağlar.

CRM Entegrasyonu

RFP yazılımı CRM sistemimize bağlandığında müşteri geçmişini, tercihlerini ve önceki rezervasyonlarını takip etmemize yardımcı olur. Bu, yanıtımızı kişiselleştirmek ve uzun vadeli ilişkileri güçlendirmek için ihtiyaç duyduğumuz bağlamı sağlar.

Etkinlik Yönetimi Entegrasyonu

Bazı RFP araçları otel etkinlik yönetimi platformlarıyla entegre olarak tekliften etkinlik sonrası geri bildirimlere kadar eksiksiz bir görünüm sunar. Bu, oda bloklarını, toplantı alanını, ikram hizmetlerini ve görsel-işitsel hizmetleri tek bir yerde koordine edebileceğimiz anlamına gelir. etkinlik yönetimi yazılımının faydaları arasında hataları azaltmaya, iletişimi geliştirmeye ve daha sorunsuz bir konuk deneyimi sunmaya yardımcı olması yer alır.

Örnek Olay: Otel RFP Sürecinizi Yeniden Düşünün

Büyük bir otel grubu, toplantı ve etkinlik segmentindeki RFP kazanma oranlarının çok düşük olduğunu fark etti; bu oranlar genellikle konaklama sektöründe %5‑7  düzeyindeydi; oysa sektörler genelinde ortalama RFP kazanma oranları çok daha yüksekti (≈ %44). 

Otel ekipleri, neredeyse her RFP'ye fazla önceliklendirme yapmadan yanıt verdiklerini bildirdi; bu da dönüşme olasılığı düşük potansiyel müşteriler için çok fazla zaman harcandığı anlamına geliyordu. Yanıt gecikmeleri, etkinlik planlayıcısının ihtiyaçlarıyla zayıf uyum ve genel nitelikteki teklifler öne çıkmayı zorlaştırıyordu.

Uygulanan Strateji/Eylemler:

Verilere daha fazla dayanan bir RFP stratejisi benimsemek:

• Gelen RFP'lere öncelik vermeye başladılar; öncelikle tesislerinin güçlü yönleriyle, mevsimsellikle ve müsaitlikle örtüşenleri değerlendirdiler.
• Her RFP'yi erkenden derecelendirmek veya puanlamak için araçlar / süreçler geliştirdiler: kazanma olasılığı, gelir potansiyeli, tesis olanaklarıyla uyum, tarihler vb.
• Teklifler daha özenli şekilde kişiselleştirildi: yalnızca fiyat teklifleri sunmak yerine görseller, örnek olaylar ve farklılaştırılmış değer önerileri eklendi. Ayrıca geri dönüş süresini kısalttılar.
  

Sonuçlar: 

Konaklama sektöründe kazanma oranları düşük kalmaya devam etse de (%5‑7), daha hedefli ve önceliklendirilmiş RFP yanıtları kullanan oteller özellikle ilk yanıt verenler olduklarında kazanımlarda ölçülebilir iyileşmeler gördü.

Ayrıca kurum içi kaynaklardan tasarruf ettiler; bu da olasılığı düşük potansiyel müşterilerin peşinden koşarken daha az zaman kaybedilmesini sağladı. Bunun yanı sıra, yalnızca RFP kapasite ve güçlü yönleriyle örtüştüğünde yanıt verdikleri için oda bloğu kullanımını, yiyecek ve içecek gelirini vb. öngörme becerilerini geliştirdiler.

Uzman İpucu: Hızlı yanıt vermek önemlidir: Stratejinin bir parçası, yüksek değerli RFP'leri hızla değerlendirmekti; bu da çoğu zaman kazanma olasılığının daha yüksek olmasıyla ilişkilidir.

Örnek Olay ve Sektör Verilerine Dayalı 6 Otel RFP Uzman İpucu

1. Gelen RFP'leri puanlayın: Basit bir puanlama ölçütü oluşturun: tarihlerin (ihtiyacınız ile sakin dönemlerin) ne kadar uyumlu olduğu, grup büyüklüğü, bütçe ve otelinizin özelliklerinin RFP'de belirtilen taleplerle ne kadar örtüştüğü. Düşük puan alanları reddedin veya düşük önceliğe alın; böylece çabalarınızı iyi fırsatlara odaklayabilirsiniz.
2. Özellikle yüksek öncelikli olanlara hızlı yanıt verin: Rekabetin yoğun olduğu bir pazarda hızlı yanıtlar çoğu zaman kazandırır. Kazanamasanız bile gelecekteki etkinlikler için güçlü bir izlenim bırakırsınız. Kaliteden ödün vermeden yanıt sürecini hızlandırmak için şablonlardan ve araçlardan yararlanın.
3. Teklifleri özelleştirin: Vaka çalışmalarından, ilgili görsellerden ve geçmişteki benzer etkinliklere yapılan referanslardan yararlanın. Tesisinizi onların etkinliği için benzersiz kılan özellikleri gösterin. Bu, sizi genel teklif gönderen otellerden farklılaştırır.
4. Kazanılamayan teklifler hakkında veri tutun: Belirli RFP'leri neden kaybettiğinizi kaydedin: Fiyat mı? Konum mu? Olanaklar mı? Bu kayıp nedenleri, gelecekteki teklifleri geliştirmek açısından kazanımlar kadar faydalıdır.
5. Teknolojiyi ve otomasyonu kullanın: RFP yönetim araçlarının teklifleri sıralamanıza, önceliklendirmenize ve etkileşimi takip etmenize (örneğin bir etkinlik planlayıcısının teklifinizi ne zaman açtığını veya teklifinizle ne zaman etkileşime geçtiğini bilmenize) yardımcı olduğu ve kazanma olasılığını artırdığı görülmüştür.
6. Ekibinizi eğitin:  Satış, gelir yönetimi ve operasyon ekiplerinin uyum içinde çalıştığından emin olun. Herkes otelinizin güçlü yönlerini, hedef segmentlerinizi ve kâr marjlarına zarar vermeden sunabileceğiniz pazarlık unsurlarını anlamalıdır.

RFP stratejisine yapılan yatırım nasıl karşılık verir? Gördüğüm bazı örnekler şunlar: 

• Daha iyi kâr marjları: Yatırım getirisinin düşük olduğu anlaşmalardan kaçınarak ve uygun koşullarla kazanabileceğiniz fırsatlara odaklanarak kârlılığınızı artırırsınız.
• Daha az boşa harcanan çaba: Satış ve catering zamanının daha verimli kullanılması. Sonuç vermeyecek teklifleri hazırlamak için daha az saat harcanır.
• Daha güçlü alıcı ilişkileri: Kişiselleştirilmiş, hızlı ve iyi yapılandırılmış teklifler güven oluşturur. Bu da tekrarlanan işlere ve referanslara yol açabilir.
• Daha güvenilir gelir tahmini: Hangi RFP'lerin sonuçlanma olasılığının yüksek olduğunu ve dönüşüm oranlarının daha istikrarlı olduğunu daha iyi anladığınızda personel planlamasını, envanteri ve operasyonları daha akıllıca planlayabilirsiniz.

Sırada Ne Var? 

Daha fazla harika otel yönetimi ipucu, şablon ve araç için siteye göz atmayı unutmayın. Ayrıca, uzman görüşlerinin doğrudan gelen kutunuza gönderilmesi için The Hotel GM bültenine katılın!