Provavelmente já ouviu muitas vezes o termo PBX, mas talvez não saiba exatamente o que significa. Um PBX, ou central telefónica privada, é um sistema telefónico utilizado pelas empresas para gerir e encaminhar chamadas.
Neste guia, explicaremos tudo o que precisa de saber sobre os sistemas PBX, incluindo o que são, o que fazem e como funcionam. Abordaremos também os diferentes tipos de PBX disponíveis e explicaremos por que motivo poderá querer utilizar um na sua empresa.
O que é um sistema PBX?
Um PBX, ou central telefónica privada, é um sistema telefónico empresarial que permite aos funcionários fazer chamadas internas e externas.
Os sistemas PBX fazem várias coisas, dependendo do tipo de sistema que possui. No entanto, de um modo geral, encaminham chamadas, disponibilizam funcionalidades como colocar chamadas em espera e transferi-las, e permitem aos funcionários utilizar o número do escritório nos seus telemóveis.
Como funciona um PBX? Depende do tipo de sistema que possui. No entanto, de um modo geral, o sistema PBX estará ligado às suas linhas telefónicas e os telefones dos seus funcionários estarão ligados ao PBX. Quando alguém faz uma chamada, o PBX encaminha-a através dos canais adequados e liga o autor da chamada à pessoa com quem pretende falar.
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O que faz um sistema PBX?
Um sistema PBX liga todas as linhas telefónicas de um escritório e disponibiliza funcionalidades como correio de voz, atendedores automáticos e chamadas em conferência.
O que um PBX faz é centralizar todas as necessidades de telecomunicações do escritório. Desta forma, os funcionários podem ligar uns aos outros sem terem de memorizar números de telefone longos e podem aceder facilmente às mensagens de correio de voz a partir de qualquer telefone do escritório.
Além disso, um PBX pode disponibilizar várias funcionalidades, como atendedores automáticos e chamadas em conferência. Com um atendedor automático, as chamadas podem ser encaminhadas para a pessoa ou departamento certo sem que o autor da chamada tenha de falar com uma pessoa. E, com as chamadas em conferência, os funcionários podem organizar facilmente conferências de vídeo ou áudio com pessoas de todo o mundo.
Como funcionam?
Já falámos sobre o que é um PBX, o que faz e por que motivo poderá precisar de um. Mas como funciona efetivamente?
Bem, um PBX é essencialmente uma central telefónica que permite utilizar números de extensão para fazer chamadas. Quando alguém liga para o número do seu escritório, o sistema reconhece a extensão e encaminha a chamada em conformidade. Isto também permite ter várias extensões para diferentes departamentos ou funcionários, sem ter de adquirir várias linhas telefónicas.
Outra excelente funcionalidade dos sistemas PBX é a capacidade de se ligarem à Internet. Isto significa que pode utilizar o seu sistema telefónico em qualquer parte do mundo, desde que tenha uma ligação à Internet. Esta é uma excelente opção para empresas com funcionários remotos ou para quem viaja frequentemente.
Porquê utilizar um PBX?
Existem alguns motivos importantes pelos quais poderá querer considerar a utilização de um PBX na sua empresa.
Em primeiro lugar, estes sistemas podem ajudá-lo a poupar dinheiro nos custos telefónicos. Com um PBX, pode fazer chamadas internas entre extensões gratuitamente, o que lhe pode permitir poupar bastante dinheiro em chamadas de longa distância e internacionais.
Os sistemas PBX também podem melhorar a comunicação e a colaboração dentro da sua equipa. Com funcionalidades como correio de voz para e-mail, gravação de chamadas e chamadas em conferência, pode facilmente manter-se em contacto com a sua equipa, independentemente do local onde se encontrem.
Por fim, um PBX oferece muitas opções de flexibilidade e personalização. Pode escolher o tipo de PBX adequado à sua empresa, seja um sistema instalado localmente ou um sistema baseado na nuvem. Também pode adaptar as funcionalidades e capacidades às suas necessidades específicas.
Tipos de PBX
Existem dois tipos principais de sistemas PBX: instalados localmente e na nuvem. Os sistemas PBX instalados localmente são instalados nas instalações da sua empresa, enquanto os sistemas PBX na nuvem são alojados por um fornecedor externo.
Os sistemas instalados localmente têm muitas vantagens em relação aos sistemas na nuvem. Em primeiro lugar, são normalmente mais acessíveis, uma vez que não paga os custos adicionais de alojamento e manutenção. Também são mais personalizáveis, pois pode adaptá-los às suas necessidades específicas. No entanto, os sistemas PBX instalados localmente requerem manutenção e atualizações regulares, o que pode ser inconveniente para algumas empresas.
Os sistemas PBX na nuvem são muito mais simples de configurar e gerir, uma vez que toda a manutenção e as atualizações são asseguradas pelo fornecedor. No entanto, podem ser mais caros do que os sistemas instalados localmente e são menos personalizáveis.
Então, qual é o tipo certo para si? Depende realmente das suas necessidades e do seu orçamento.
Como os hotéis utilizam os sistemas PBX
Agora que já sabe tudo sobre os sistemas PBX, vejamos como são utilizados no setor hoteleiro.
A maioria dos hotéis utiliza sistemas PBX para gerir e encaminhar chamadas. As chamadas podem ser encaminhadas para diferentes departamentos ou extensões dentro do hotel, permitindo aos hóspedes falar com a pessoa certa de forma rápida e fácil.
Os sistemas PBX dos hotéis também podem ser utilizados para gravar chamadas, o que é benéfico tanto para o hotel como para o hóspede. Para o hotel, permite acompanhar e monitorizar as interações com o serviço de apoio ao cliente. Para o hóspede, proporciona uma forma de registar conversas importantes caso surja uma disputa ou um problema durante a estadia.
Por fim, um PBX pode ser utilizado para proporcionar aos hóspedes acesso a ofertas especiais e descontos. Esta é uma excelente forma de incentivar os hóspedes a fazer reservas diretamente com o hotel, em vez de utilizarem um sítio Web de terceiros.
O que procurar num sistema PBX
Quando se trata de escolher um PBX, há alguns fatores importantes a ter em conta. Eis alguns dos aspetos mais importantes a procurar:
1. Facilidade de utilização: O sistema deve ser fácil de configurar e utilizar, com uma interface simples e fácil de navegar.
2. Flexibilidade: O sistema deve ser capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa e acomodar novos utilizadores e complementos à medida que a sua empresa se expande.
3. Compatibilidade: O sistema deve ser compatível com os seus dispositivos e software atuais, bem como com quaisquer dispositivos ou software futuros de que possa necessitar.
4. Escalabilidade: O sistema deve ser capaz de gerir volumes de chamadas e requisitos de largura de banda crescentes à medida que a sua empresa cresce.
5. Segurança: O sistema deve incluir funcionalidades como proteção por palavra-passe e encriptação para manter os seus dados protegidos e seguros.
Conclusão
Um PBX pode ser um investimento extremamente valioso para a sua empresa. Ao compreender o que é, o que faz e como funciona, poderá tomar uma decisão informada sobre se um sistema PBX é ou não adequado para a sua empresa.